Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins (hér eftir nefnd „framkvæmdastjórnin“) hefur skuldbundið sig til að vernda persónuupplýsingar þínar og virða friðhelgi þína. Framkvæmdastjórnin safnar og vinnur með persónuupplýsingar samkvæmt Reglugerð Evrópuþingsins og -ráðsins (ESB) 2018/1725 frá 23. október 2018 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga hjá stofnunum, aðilum, skrifstofum og sérstofnunum ESB og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga (niðurfelling reglugerðar (ESB) nr. 45/2001).

Í þessari yfirlýsingu um persónuvernd ástæðan fyrir vinnslu persónuupplýsinganna þinna útskýrð, hvernig framkvæmdastjórnin safnar, meðhöndlar og tryggir vernd allra persónuupplýsinga sem þú veitir. Í henni er einnig útskýrt hvernig þessar upplýsingar eru notaðar og hvaða réttindi þú hefur í tengslum við persónuupplýsingar þínar. Yfirlýsingin tilgreinir tengiliðaupplýsingar fyrir ábyrgðaraðila gagna sem þú getur haft samband við til að neyta réttinda þinna, gagnaverndarfulltrúa og Evrópsku persónuverndarstofnunina.

Upplýsingarnar í tengslum við vinnsluaðgerðina „Europass gátt“ sem Stjórnarsvið atvinnu- og félagsmála og samfélagslegrar þátttöku hjá framkvæmdastjórninni (DG EMPL) annast eru kynntar hér að neðan.

Persónuupplýsingar sem notendur Europass láta í té eða flytja inn á Europass gáttina skulu notaðar til að búa til á netinu persónulegan Europass reikning þeirra og Europass prófíl sem Europass notar til að:

1. Bjóða upp á sérsniðnar tillögur — notendagögn þín, þ.m.t. gögn um virkni þína í gáttinni, verða notuð til að skilja og miðla áreiðanlegu mati á kjörstillingum þínum og áhugamálum, til að bjóða tillögur um námskeið og störf sem passa færni þinni (t.d. færni sem þú kannt að hafa bætt við fyrri reynslu þína; atvinnutækifæri, námskeið eða hæfi sem kunna að vera áhugaverð m.t.t. færni þinnar og kjörstillingum eða vistuðum lausum störfum eða námskeiðum, o.s.frv.). Þú hefur val um að slökkva á þeim.
2. Meta frammistöðu Europass - Europass mun safna og samsteypa gögnum byggt á virkni þinni til að skilja frammistöðu gáttarinnar. Gögn um lykilframmistöðuvísa, svo sem fjölda niðurfluttra skjala evrópska Europass, fjölda heimsókna á gáttina og niðurhal verða birt reglulega á Europass gáttinni og notuð til að meta árangur gáttarinnar. Persónuupplýsingar þínar verða ekki notaðar í þessum tilgangi.
3. Framkvæma vinnumarkaðsgreiningu og greiningu á hreyfanleika í námi - Upplýsingum eins og aldur, þjóðerni, nám, starfsreynsla og færni verður safnað og þær notaðar í tölfræðilegum tilgangi. Gögn þín verða samsteypt og/eða gerð nafnlaus til að búa til tölfræðivísa á háu stigi sem innihalda ekki persónugreinanlegar upplýsingar. Slík vinnsla er í samræmi við (2)-(4) mgr. 24. gr. reglugerðar (ESB) 2018/1725 (GDPR reglugerðarinnar). Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins mun nota þessi gögn til að greina þróun á sviði menntunar og atvinnu, spá fyrir um þarfir á færni í framtíðinni og bæta þá þjónustu sem Europass býður upp á.
4. Samskipti við notendur Europass — Veita upplýsingar um allar breytingar (tæknilegar breytingar eða öryggisuppfærslur) sem geta haft áhrif á Europass reikninginn þinn (t.d. tölvupóstsendingar um nauðsynlegar aðgerðir til að breyta sannvottunaraðferðum, um uppfærslur notkunarskilmála eða mál sem tengjast eðli gagna sem þú hefur veitt á Europass).
5. Samskipti við notendur Europass - Veita upplýsingar um virkni Europass, upplýsingar sem skipta máli fyrir starfsframa og símenntun, upplýsingar um evrópsk rafræn skilríki til náms, eða óska eftir þátttöku í könnunum, mati eða öðrum svipuðum framtaksverkefnum. Þú getur alltaf afþakkað þessi samskipti og þegið þau á ný seinna.
6. Viðhald og reglufylgni Europass gáttarinnar - Gögn og upplýsingar sem innihalda ólöglegt eða óviðeigandi efni er hægt að leita með virkum hætti og fjarlægja af gáttinni, eins og krafist er samkvæmt lögum um rafræna þjónustu, reglugerð (ESB) 2022/2065.
7. Stuðningur við notendur Europass - Þú getur veitt gagnavinnsluaðilanum ótvírætt samþykki til að fara yfir reikning þinn og tengt rafrænt e-Portfolio eða tengdan reikning fyrir „Skilríkjasmíði á netinu“ (e. Online Credential Builder) til að styðja þig ef upp koma vandamál á gáttinni eða til að greina frumorsök vandamáls sem þú lést vita af.

Við vinnum persónuupplýsingar þínar vegna þess að:

• vinnslan er nauðsynleg fyrir framkvæmd verkefnis sem unnið er í þágu almannahagsmuna eða við beitingu opinbers valds sem stofnun eða aðili ESB fer með;
• skráði aðilinn hefur veitt samþykki fyrir vinnslu persónuupplýsinga sinna í einum eða fleiri sérstökum tilgangi,
• vinnslan er nauðsynleg til að vernda brýna hagsmuni hins skráða eða annars einstaklings.

Til að framkvæma þessa vinnsluaðgerð safnar DG EMPL eftirfarandi flokkum persónuupplýsinga:

• Eiginnafn(-nöfn)
• Eftirnafn(-nöfn)

Skylt er að veita þessar persónuupplýsingar til að búa til Europass prófíl. Ef þú veitir ekki þessar upplýsingar eru hugsanlegar afleiðingar þess að þú munt ekki geta búið til prófíl í Europass og þar af leiðandi getur þú ekki búið til Europass reikning.

Viðbótarupplýsingar sem eru valfrjálsar og Europass safnar til að búa til tilbúinn prófíl og gera notanda kleift að njóta góðs af þeirri þjónustu sem Europass býður upp á eru:

• ESB kennimerki innskráningar
• Sögulegar innskráningarupplýsingar og innskráningaraðferðir
• Söguleg virkni notenda á reikningi (Activity Feed)
• Nafn og eftirnafn
• Kyn
• Prófílmynd
• Fæðingardagur og aldur
• Fæðingarstaður
• Ríkisfang(föng)
• Tungumál
• Vegabréf
• Auðkennisskírteini  
• Dvalarleyfi
• Tengiliðaupplýsingar (þ.e. tölvupóstfang, vefsíða, símanúmer, spjallskilaboð á samfélagsmiðlum)
• Starfsreynsla
• Atvinnuleyfi
• Upplýsingar um ökuskírteini
• Menntun og þjálfun
• Evrópsk rafræn skilríki til náms, þ.e. stafrænt undirrituð persónuskilríki sem innihalda viðbótargögn umfram flokkana sem lýst er hér (t.d. aðild að hópi, persónuauðkenni, fæðingarnafn, föðurnafn) halað upp í Skjalasafnið mitt
• Ferilskrá
• Fylgibréf
• Umsóknir
• Gögn um starfsreynslu og ráðningu
• Gögn sem tengjast færni (t.d. Færni mín)
• Gögn sem tengjast starfs- og námsáhugamálum (t.d. Áhugamál mín, Uppáhalds)
• Gögn sem tengjast menntun og þjálfun
• Upphöluð skjöl (t.d. myndir, myndbönd, skjöl á samþykktum sniðum o.s.frv.)
• Niðurstöður prófa í stafrænni færni
• Gögn sem tengjast persónulegum og faglegum árangri (t.d. verkefnum, útgefið efni, tengslanet og aðild)
• Gögn um milliverkanir notenda (þ.e. skoðuð laus störf og námstækifæri eða hæfi, leitarfyrirspurnir og tengdar leitarniðurstöður, o.s.frv.)
• Síðasta samþykki fyrir persónuverndaryfirlýsingu
• Og viðbótarupplýsingar um færni, hæfi og nám sem notendur geta valið að færa inn.

DG EMPL geymir persónuupplýsingar þínar aðeins þann tíma sem þarf til að uppfylla tilgang söfnunar eða frekari vinnslu eins og lýst er í spurningunni „Hvers vegna og hvernig vinnum við persónuupplýsingar þínar?“, þ.e. í 5 ár eftir síðustu innskráningu á e-Portfolio efnið þitt. Á þessu tímabili færðu tilkynningar um allt sem tengist gögnunum þínum í Europass. Evrópsk rafræn skilríki til náms (EDC) eru geymd í fimm (5) ár í EDC veskinu. Við útgáfu EDC og í samræmi við eigin reglur um friðhelgi einkalífsins getur útgáfustofnunin ákveðið að hafna því að búa til tímabundið Europass veski til að geyma EDC í sex (6) mánuði. Notandinn er upplýstur í gegnum tölvupóst.

Já, sumir sérstakir gagnaflokkar eru bannaðir skv. 1. mgr. 10. gr., s.s.:

• Gögn sem sýna kynþátt eða þjóðerni
• Gögn sem sýna pólitískar skoðanir
• Gögn sem sýna trúarleg eða heimspekileg viðhorf
• Gögn sem sýna stéttarfélagsaðild
• Erfðafræðilegar upplýsingar, lífkennaupplýsingar í þeim tilgangi að auðkenna einstakling með einkvæmum hætti
• Heilsufarsupplýsingar
• Upplýsingar um kynlíf eða kynhneigð einstaklings

Það geta komið upp aðstæður þar sem slík gögn kunna að vera til staðar beint eða óbeint þegar þú halar upp skjölum. Gættu þess að bæta ekki ofangreindum gagnaflokkum við nein gögn sem þú bætir við eða skjöl sem þú halar upp á Europass.

Allar persónuupplýsingar á rafrænu formi (tölvupóstar, skjöl, gagnagrunnar, upphalaðar gagnalotur, o.s.frv.) eru geymdar á netþjónum framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins. Allar vinnsluaðgerðir fara fram samkvæmt ákvörðun framkvæmdastjórnarinnar (ESB, KBE) 2017/46 frá 10. janúar 2017 um öryggi fjarskipta- og upplýsingakerfa í framkvæmdastjórn Evrópusambandsins.

Til að vernda persónuupplýsingar þínar hefur framkvæmdastjórnin gert ýmsar tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir. Tæknilegar ráðstafanir fela í sér viðeigandi aðgerðir til að bregðast við netöryggi, hættu á að gögn glatist, breytingum á gögnum eða óheimilum aðgangi, að teknu tilliti til áhættunnar sem stafar af vinnslunni og eðli þeirra persónuupplýsinga sem verið er að vinna. Skipulagsráðstafanir fela í sér að takmarka aðgang að persónuupplýsingum eingöngu við heimilaðs einstaklinga sem hafa lögmæta þörf á að fá vitneskju vegna þessarar vinnsluaðgerðar.

Aðgangur að persónuupplýsingum þínum er veittur því starfsfólki framkvæmdastjórnarinnar sem ber ábyrgð á framkvæmd þessarar vinnsluaðgerðar og til heimilaðs starfsfólks á grundvelli meginreglunnar um þörf á vitneskju. Slíkt starfsfólk fer eftir lögbundnum og, þegar þörf krefur, frekari trúnaðarsamningum.

Upplýsingarnar sem við söfnum verða ekki gefnar þriðja aðila, nema að því marki og í þeim tilgangi sem við gætum þurft að gera það samkvæmt lögum.

Þú hefur sérstök réttindi sem „skráður aðili“ samkvæmt III. kafla (14.-25. gr.)  Reglugerðar (ESB) 2018/1725, einkum rétturinn til að fá aðgang að, leiðrétta eða eyða persónuupplýsingum þínum og rétturinn til að takmarka vinnslu persónuupplýsinga þinna. Þar sem við á hefur þú einnig rétt á að andmæla vinnslu gagna þinna eða að flytja gögn.

Þú átt rétt á að andmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna á löglegan hátt samkvæmt a lið 1. mgr. 5. gr.

Þú hefur samþykkt að veita DG EMPL eða núverandi vinnsluaðgerð persónuupplýsingar þínar. Þú getur dregið samþykki þitt til baka hvenær sem er með því að tilkynna ábyrgðaraðilanum um það. Afturköllunin mun ekki hafa áhrif á lögmæti vinnslunnar sem fram fer áður en þú afturkallaðir samþykkið.

Þú getur nýtt þér réttindi þín með því að hafa samband við ábyrgðaraðila gagna, eða ef um ágreining er að ræða gagnaverndarfulltrúa. Ef nauðsyn krefur getur þú líka beint erindi þínu til Evrópsku persónuverndarstofnunarinnar.

Ef þú vilt nýta þér réttindi þín í tengslum við eina eða fleiri tilteknar vinnsluaðgerðir skaltu láta í té lýsingu á þeim (þ.e. tilvísun í skrá(r) þeirra eins og tilgreint er undir „Hvar eru að finna nánari upplýsingar?“ hér að neðan) í beiðni þinni.

Ábyrgðaraðili gagna

Ef þú vilt neyta réttar þíns samkvæmt reglugerð (ESB) 2018/1725, eða ef þú hefur athugasemdir, spurningar eða áhyggjur eða ef þú vilt leggja fram kvörtun varðandi söfnun og notkun persónuupplýsinga þinna skaltu ekki hika við að hafa samband við ábyrgðaraðila gagna.

Gagnaverndarfulltrúi framkvæmdastjórnarinnar

Þú getur haft samband við gagnaverndarfulltrúa (DPO) varðandi málefni sem tengjast vinnslu persónuupplýsinga þinna samkvæmt reglugerð (ESB) 2018/1725.

Evrópska persónuverndarstofnunin (EDPS)

Þú hefur rétt til að leita til (þ.e. þú getur lagt fram kvörtun) Evrópsku persónuverndarstofnunarinnar ef þú telur að brotið hafi verið á réttindum þínum samkvæmt  Reglugerð (ESB) 2018/1725 vegna vinnslu ábyrgðaraðila á persónuupplýsingum þínum.

Hvar eru að finna nánari upplýsingar?

Gagnaverndarfulltrúi framkvæmdastjórnarinnar (DPO) birtir skrá yfir allar vinnsluaðgerðir framkvæmdarstjórnarinnar á persónuupplýsingum sem hafa verið skjalfestar og tilkynntar til hans.

Þessi sérstaka vinnsluaðgerð hefur verið færð í opinbera skrá gagnaverndarfulltrúa með eftirfarandi skráningartilvísun: DPR-EC-04686.3

Persónuverndarfulltrúi framkvæmdastjórnarinnar birtir skrá yfir alla vinnslu persónuupplýsinga á vegum framkvæmdastjórnarinnar, sem hefur verið skjalfest og honum tilkynnt um. 

Umrædd vinnslustarfsemi hefur verið færð inn í opinbera skrá persónuverndarfulltrúans og hlotið eftirfarandi skráningartilvísun: DPR-EC-04686.3