Euroopan komissio, jäljempänä ’komissio’, on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja noudattaen luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta) 23.10.2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi ja miten komissio kerää, käsittelee ja käyttää henkilötietoja ja varmistaa niiden suojan. Siinä kerrotaan myös, miten näitä tietoja käytetään ja mitä henkilötietoja koskevia oikeuksia alustan käyttäjällä on. Se sisältää myös oikeuksien käytöstä vastaavan rekisterinpitäjän, tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan komission työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosaston suorittamaa tietojenkäsittelytoimea ”Europass-alusta (Europassi)”.

Käyttäjän alustalle syöttämien tai tuomien henkilötietojen perusteella käyttäjälle luodaan henkilökohtainen tili ja profiili. Europassi käyttää profiilin tietoja moniin tarkoituksiin.

1. Räätälöidyt ehdotukset – Käyttäjän tietoja, myös alustan toimintaa koskevia tietoja, käytetään käyttäjän mieltymysten ja kiinnostuksen kohteiden tunnistamiseen ja arvioimiseen, jotta käyttäjälle voidaan ehdottaa niitä vastaavia työpaikkoja, taitoja ja kursseja (esim. taitoja, jotka on mainittu työkokemuksen yhteydessä, tai työmahdollisuuksia, kursseja ja tutkintoja, joista käyttäjä mahdollisesti voisi taitojensa ja suosikkiensa sekä tallentamiensa avointen työpaikkojen ja kurssien perusteella olla kiinnostunut). Ehdotukset voi kytkeä pois päältä.
2. Alustan toiminnan arviointi – Alustan suorituskykyä arvioidaan Europassin keräämän ja aggregoiman käyttäjien aktiivisuutta koskevan datan perusteella. Keskeisiin suorituskykyindikaattoreihin liittyvää dataa, kuten alustalle ladattujen asiakirjojen määrä ja alustalla käyntien määrä, julkaistaan alustalla säännöllisesti ja sitä käytetään alustan suorituskyvyn arviointiin. Käyttäjien henkilötietoja ei koskaan käytetä tässä yhteydessä.
3. Työmarkkinoiden analysointi – Esimerkiksi ikää, kansalaisuutta, opiskelu- ja työkokemusta ja taitoja koskevia tietoja kerätään tilastotarkoituksia varten. Käyttäjistä kerätty data aggregoidaan ja anonymisoidaan, ja siitä tuotetaan ainoastaan korkeatasoisia tilastollisia indikaattoreita, joista ei voi tunnistaa mitään henkilökohtaisia tietoja. Käsittely suoritetaan asetuksen (EU) 2018/1725 24 artiklan 2–4 kohdan mukaisesti. Euroopan komissio käyttää näitä tietoja kartoittaakseen koulutus- ja työllisyysalan trendejä, ennustaakseen tulevia osaamistarpeita ja parantaakseen Europassin tarjoamia palveluita.
4. Viestintä käyttäjille – Käyttäjille ilmoitetaan mahdollisista teknisistä muutoksista ja tietoturvapäivityksistä, jotka saattavat vaikuttaa Europassi-tiliin (käyttäjälle voidaan esimerkiksi lähettää sähköpostiviesti todentamismenetelmän muutosten edellyttämistä toimista, päivitetyistä käyttöehdoista tai käyttäjän Europassiin syöttämiin tietoihin liittyvistä ongelmista).
5. Viestintä käyttäjille – Käyttäjille tiedotetaan Europassin toiminnoista, heille annetaan tietoa uranäkymistä, elinikäisestä oppimisesta ja eurooppalaisista digitaalisista osaamistodistuksista sekä lähetetään kyselyjä, arviointipyyntöjä ja muita vastaavia. Näiden viestien vastaanottamisesta on mahdollista kieltäytyä koska tahansa.
6. Alustan ylläpito ja vaatimustenmukaisuudesta huolehtiminen – Laitonta tai sopimatonta sisältöä sisältävää dataa ja tietoja voidaan aktiivisesti hakea ja poistaa alustalta, kuten digipalvelusäädöksessä eli asetuksessa (EU) 2022/2065 edellytetään.
7. Alustan käyttäjien tuki – Käyttäjä voi antaa tietojen käsittelijälle nimenomaisen suostumuksensa tilin ja siihen liittyvän sähköisen portfolion tai Osaamistodistus-verkkotyökalun tilin tarkistamiseen, jotta tietojen käsittelijä voi analysoida käyttäjän alustalla kohtaamaa ongelmaa ja pyrkiä ratkaisemaan sen.

Henkilötietoja käsitellään, koska

• käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
• rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
• käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi.

Työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosasto kerää ja käsittelee tässä yhteydessä seuraavanlaisia henkilötietoja:

• Etunimi tai etunimet
• Sukunimi tai sukunimet

Käyttäjän on ilmoitettava nämä henkilötiedot, jotta hän voi luoda itselleen profiilin Europassiin. Jos käyttäjä ei ilmoita näitä tietoja eikä voi siksi luoda Europassiin profiilia, hän ei myöskään voi luoda Europassiin tiliä.

Europassin keräämiä muita kuin pakollisia lisätietoja ovat seuraavat tiedot, joita tarvitaan täyden profiilin luomiseen sekä Europassin tarjoamien palveluiden hyödyntämiseen:

• EU Login -tunnus
• Käyttäjien aiemmat kirjautumistiedot ja kirjautumismenetelmät
• Käyttöhistoria (toimintosyöte)
• Etunimi ja sukunimi
• Sukupuoli
• Profiilikuva
• Syntymäaika ja ikä
• Syntymäpaikka
• Kansalaisuus tai kansalaisuudet
• Kielet
• Passi
• Henkilötodistus  
• Oleskelulupa
• Yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, verkkosivusto, puhelinnumero, pikaviestipalvelut, sosiaalinen media)
• Työkokemus
• Työlupa
• Ajokorttitiedot
• Yleissivistävä ja ammatillinen koulutus
• Eurooppalaiset digitaaliset osaamistodistukset (digitaalisesti allekirjoitetut todistukset), jotka sisältävät tässä kuvattujen tietojen (esim. ryhmien jäsenyydet, henkilökohtaiset tunnukset, syntymänimi, isännimi) lisäksi Omaan kirjastoon ladatut lisätiedot
• Ansioluettelo
• Saatekirjeet
• Hakemukset
• Työhön ja työkokemukseen liittyvät tiedot
• Osaamiseen liittyvät tiedot (osiosta Omat taidot)
• Uraan ja oppimiseen liittyvät kiinnostuksen kohteet (esim. Omat kiinnostuksen kohteet ja Omat suosikit)
• Yleissivistävään ja ammatilliseen koulutukseen liittyvät tiedot
• Ladatut tiedostot (esim. kuvat, videot, erilaiset asiakirjat hyväksytyissä tiedostomuodoissa jne.)
• Digitaitotestin tulokset
• Henkilökohtaisiin ja ammatillisiin saavutuksiin liittyvät tiedot (esim. hankkeet, julkaisut, verkostot ja jäsenyydet)
• Käyttäjien toimintaa alustalla koskevat tiedot (esim. katsotut avoimet työpaikat, oppimismahdollisuudet ja tutkinnot, tehdyt haut ja niiden hakutulokset)
• Tieto siitä, koska tietosuojaseloste on viimeksi hyväksytty
• Muut lisätiedot opinnoista, tutkinnoista ja taidoista, jotka käyttäjä on halunnut lisätä.

Työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosasto säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen keräämisen tai jatkokäsittelyn tarkoituksiin siten kuin kysymyksen ”Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?” kohdalla on esitetty, eli 5 vuoden ajan siitä, kun sähköiseen portfolioon on kirjauduttu edellisen kerran. Näiden viiden vuoden ajan käyttäjä saa kaikkiin Europassissa oleviin tietoihinsa liittyviä ilmoituksia. Eurooppalaisia digitaalisia osaamistodistuksia säilytetään alustalla olevassa lompakossa 5 vuoden ajan. Myöntäessään eurooppalaisen digitaalisen osaamistodistuksen myöntävä laitos voi omien yksityisyyttä koskevien sääntöjensä mukaisesti päättää olla luomatta Europassiin tilapäistä lompakkoa, jossa todistusta voi säilyttää 6 kuukauden ajan. Käyttäjälle ilmoitetaan asiasta sähköpostitse.

Kyllä, 10 artiklan 1 kohdan nojalla on kielletty esimerkiksi seuraavanlaisten tietojen kerääminen:

• tiedot, joista ilmenee etninen alkuperä
• tiedot, joista ilmenee poliittisia mielipiteitä
• tiedot, joista ilmenee uskonnollinen tai filosofinen vakaumus
• tiedot, joista ilmenee ammattiliiton jäsenyys
• geneettisten tai biometristen tietojen käsittely luonnollisen henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten
• terveystiedot
• luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymistä ja seksuaalista suuntautumista koskevat tiedot.

Joissakin tilanteissa tällaiset tiedot voivat käydä suoraan tai epäsuorasti ilmi asiakirjoja ladattaessa. Edellä mainittuja tietoja ei tule sisällyttää Europassiin lisättyihin tietoihin tai ladattuihin asiakirjoihin.

Kaikki sähköisessä muodossa (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot tms.) olevat henkilötiedot tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46, joka koskee viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuutta Euroopan komissiossa.

Henkilötietojen suojaamiseksi komissio on ottanut käyttöön useita teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Organisatorisilla toimenpiteillä varmistetaan, että henkilötietoihin on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada ne tietoonsa käsittelyä varten.

Pääsy henkilötietoihin annetaan tietojenkäsittelystä vastuussa olevalle komission henkilöstölle ja tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetulle henkilöstölle. Näiden työntekijöiden on noudatettava lakisääteisiä ja tarpeen mukaan myös muita salassapitosopimuksia.

Kerättyjä tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi lain edellyttämässä tilanteessa ja laajuudessa.

Käyttäjällä on ’rekisteröidyn’ eritysoikeudet, joista säädetään asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla), muun muassa oikeus saada nähdä omat henkilötiedot, saada ne oikaistuiksi tai poistetuiksi sekä oikeus rajoittaa omien henkilötietojen käsittelyä. Lisäksi käyttäjällä on tietyin edellytyksin oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Käyttäjällä on myös oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.

Käyttäjä on antanut suostumuksensa siihen, ettätyöllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosasto voi käsitellä hänen henkilötietojaan tässä yhteydessä. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei vaikuta perumista edeltävän tietojenkäsittelyn laillisuuteen.

Oikeuksia koskevissa asioissa voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa komission tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voi ottaa yhteyttä myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun.

Oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössä on selostettava, mistä käsittelytoimista on kyse (eli mainittava rekisteriviite tai rekisteriviitteet, jotka on annettu kohdassa "Lisätietoja".

Rekisterinpitäjä

Asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksien käyttämiseksi, huomautusten, kysymysten tai huolenaiheiden esittämiseksi tai kantelun tekemiseksi henkilötietojen keräämisestä tai käytöstä voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse osoitteessa

Komission tietosuojavastaava

Jos asia koskee henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voi ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan.

Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Jos käyttäjä katsoo, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojen käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksien loukkaamiseen, hän voi tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle.

Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä komission kaikista henkilötietojen käsittelyistä, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu tietosuojavastaavalle.

Tämä nimenomainen käsittelytoimi on kirjattu tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin seuraavalla viitteellä: DPR-EC-04686.3