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- Gère et pilote l'asbl (finances, ressources humaines, recrutement, concordance avec les valeurs...)
- Met en œuvre et suit la stratégie de l'asbl conformément aux orientations des instances dirigeantes (AG, CA et Comité de Gestion)
- Assure l'expertise stratégique auprès des instances dirigeantes au sujet de l'asbl et de ses activités, dans le but de leur permettre de prendre les meilleures décisions en connaissance de cause
- Représente l'asbl vis-à-vis de l'extérieur et garantit sa pérennité
- Est en charge de la gestion journalière (avec la Direction adjointe) :
- Assure la gestion quotidienne selon le cadre de délégation du CA
- Supervise, organise et coordonne l'action des différents départements
- Gère le personnel, contrôle la bonne exécution des tâches et aplanit les difficultés
- Garantit in fine de l'affectation des ressources humaines, matérielles et financières
- Conçoit et élabore le projet global de l'association (vision, stratégie et objectifs)
- Assure l'interface avec le CA et les instances dirigeantes (AG, CA et Comité de Gestion)
- Assure la bonne organisation de la représentation de l'asbl et les relations externes stratégiques
- Favorise la visibilité de l'association (participation à des colloques, à d'autres CA...)
- Participe activement au développement de l'asbl en initiant des projets, en valorisant les activités et en consolidant la collaboration avec les partenaires
- Développe une culture d'entreprise axée sur les valeurs et les missions de l'asbl
- Supervise l'exécution du travail
- Veille au respect des principes démocratiques et de déontologie professionnelle
- Veille à la qualité des projets et au respect de l'objet social dans leur réalisation
- Élabore le budget de l'association
- Supervise l'exécution des dépenses dans le cadre du budget
- Supervise la justification des subventions et des activités
- Veille à la mise en place et au bon fonctionnement d'un service administratif rigoureux, efficace et fiable
- S'assure de la qualité et de la fiabilité du processus administratif et gestionnaire de l'association
- Impulse une politique des ressources humaines cohérente
- Organise l'évaluation annuelle de l'équipe
- Répond à l'évolution de l'environnement politique et institutionnel
- Établit et préserve une bonne ambiance de travail et une bonne qualité de vie au sein de l'association
- Veille à la bonne circulation de l'information
Compétences managériales et organisationnelles
- Leadership affirmé, capacité à motiver, accompagner et fédérer les équipes
- Aptitude à piloter le changement, à déléguer efficacement et à gérer les priorités
- Excellentes compétences d'anticipation, de planification et d'organisation
- Sens de la décision, autonomie et capacité à travailler sous pression
- Bonne connaissance et compréhension des réalités opérationnelles du terrain
Compétences stratégiques
- Capacité d'analyse stratégique et de positionnement par rapport aux enjeux politiques et institutionnels liés aux secteurs d'activité de l'asbl
- Maîtrise du secteur événementiel et de l'espace public
- Maîtrise du fonctionnement des structures institutionnelles et des pouvoirs publics concernés
- Aptitude à concevoir, coordonner et évaluer un programme global d'actions
Compétences analytiques et financières
- Compétences en analyse financière et en gestion budgétaire
- Esprit d'analyse et de synthèse, rigueur et méthode
Compétences relationnelles
- Excellentes qualités relationnelles : écoute, assertivité, diplomatie, communication
- Capacité de négociation et de représentation auprès de multiples acteurs (publics, privés, population)
- Ouverture aux réalités et besoins spécifiques du public et des partenaires
Compétences personnelles
- Polyvalence, ouverture d'esprit et adaptabilité
- Résistance au stress, pragmatisme et sens des responsabilités
- Créativité, capacité d'innovation et respect des principes déontologiques
- Approche humaine alliant exigence, bienveillance et cohérence
- Faire preuve de discrétion, de confidentialité et d'impartialité
Formation - Niveau d'expérience
- Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement des pouvoirs publics
- Bonne connaissance du secteur de l'événementiel (événements bruxellois, fournisseurs, prestataires, etc.)
- Connaissances en gestion de la sécurité sur les événements
. Contrat à durée indéterminée, à temps plein
. Commission paritaire 304
Rémunération fixée par référence au barème A7 (brut non indexé : minimum 32.190,23€ et maximum 51.761,45€) appliqué à la Ville de Bruxelles + package BME (Ordinateur portable, GSM et abonnement GSM ; chèques repas ; assurance ; etc.)
. Prise de fonction souhaitée à partir de mars 2026
ABOUT THE ROLE
This role serves as the vital link between sales, production, and delivery, ensuring that Axiles Bionics' innovative solutions reach our customers seamlessly. By maintaining the integrity of our Odoo ERP system, managing complex logistics, and overseeing daily office operations, you provide the structural backbone of the company.
We are seeking a detail-oriented and highly organized person to serve as the backbone of our daily business activities. This role is critical in ensuring seamless operational flow by managing the end-to-end processing of orders, invoices, and logistics, while maintaining the integrity of our records and facilitating coordination between departments. You will be the central link that ensures our innovative bionic solutions move efficiently from our headquarters to the people who need them.
The ideal candidate is proactive, adaptable, and thrives in a fast-paced startup environment where no two days are the same. This is an excellent opportunity to play a vital role in a rapidly growing company that is revolutionizing prosthetic technology through operational precision.
Beyond organizational skills, we are looking for a "digital native" who is highly agile with computers. You should have advanced experience with the Google Suite (Docs, Sheets, Gmail) and ERP software (specifically Odoo). A high level of comfort managing complex spreadsheets and digital workflows is essential to further grow within this role.
Your mission is to transform sales promises into operational reality, optimizing internal workflows and maintaining a professional environment that empowers our team to focus on revolutionizing prosthetic technology.
WHAT YOU WILL DO
Back-Office & Sales Support Ownership:
¿ Sales Team "Anchor": Serve as the internal point of contact for the field sales team, providing them with the administrative data and logistical support they need to focus on clinicians and patients.
¿ Order-to-Cash Management: Process and verify sales orders with a "zero-error" mindset, ensuring accurate invoicing and adherence to payment terms in Odoo.
¿ Complex Problem Solving: Handle "Level 2" customer support¿resolving technical discrepancies in billing, documentation, or shipping that the field team identifies.
¿ CRM Integrity: Maintain the sales pipeline and customer records as the "source of truth," ensuring all field activities are accurately reflected in our digital systems.
Logistics & Operational Flow:
¿ Shipment Coordination: Work closely with production and external carriers to expedite orders, manage tracking, and ensure timely global delivery.
¿ Operational Reporting: Extract and analyze data from Odoo to provide management and sales with clear visibility on performance, lead times, and stock availability.
¿ Workflow Optimization: Continuously refine back-office processes to ensure the bridge between a "sales promise" and "physical delivery" is seamless.
Administrative & Office Foundation:
¿ Office & Facility Management: Oversee daily headquarters operations, from managing supplies and vendor contracts to coordinating facility maintenance.
¿ Internal Coordination: Manage administrative documentation (such as timesheets) and assist in organizing team meetings or internal company events.
¿ Event Logistics: Support the marketing and sales teams with the physical logistics of trade fairs, including hotel bookings and material transport.
WHAT YOU BRING
¿ Educational Foundation: You hold a Bachelor's degree in Business Administration, Office Management, Logistics, or a related field, providing you with a structured understanding of business workflows.
¿ Operational Experience: You bring 2-4 years of experience in sales administration, back-office operations, or logistics, ideally within a fast-paced, technology-driven environment.
¿ ERP Proficiency (Odoo): You are highly comfortable navigating ERP systems¿specifically Odoo¿with a proven ability to manage the "Order-to-Cash" cycle and maintain database integrity.
¿ Digital Agility: You are a "digital native" and a Google Workspace power user, capable of building complex spreadsheets and optimizing digital workflows to improve team efficiency.
¿ "Internal Anchor" Mindset: You pride yourself on being the reliable backbone for a field-based team, ensuring they have the data and logistical support needed to succeed while they are on the road.
¿ Precision & Detail: You possess a "zero-error" mindset, especially when handling sensitive financial documents, shipping labels, and customer records.
¿ Logistical Problem-Solver: You are proactive and resourceful, able to navigate the complexities of international shipping and resolve back-office bottlenecks before they impact the customer.
¿ Professional Communicator: You are a clear and empathetic communicator, able to coordinate effectively with internal production teams, external suppliers, and customers.
¿ Multilingual Skills: You are fluent in English and possess professional proficiency in French or Dutch, allowing you to navigate both our international headquarters and local operational needs.
WHAT WE OFFER
¿ Make a Real Impact: Contribute to a mission-driven deep-tech company where your work directly improves the lives of amputees through cutting-edge robotics and AI.
¿ Purpose-Driven Culture: Join a team guided by excellence, benevolence, and a shared commitment to building technology that truly matters.
¿ Professional Growth: Develop your skills in a fast-growing, international environment where learning, initiative, and ownership are encouraged.
¿ Collaborate with Experts: Work at the intersection of robotics, biomechanics, and human empowerment alongside a world-class team of engineers and innovators.
¿ Modern Work Environment: Enjoy a dynamic startup spirit with an open culture and flexible working conditions that support a healthy work-life balance.
¿ Competitive Package: We offer a competitive salary, mobility support (including car allowance/options), and a comprehensive benefits package tailored to your role.
OUR CULTURE
Join a mission-driven, innovative, and collaborative team at Axiles Bionics. We are shaping the future of bionic technology and human mobility guided by our values of innovation, excellence, and benevolence. What makes us unique is our shared purpose: restoring peace of mind and body to amputees through technology that truly matters.
If you are passionate about driving impact, bringing clarity to complex projects, and enabling teams to perform at their best, this is the role where you can directly contribute to innovation that changes lives.
INTERVIEW PROCESS
¿ 45-minute on-line interview with recruiter
¿ 60-minute on-line business case presentation with the Hiring Manager
¿ 60-minute in person meeting with the Hiring Manager and the CEO
HOW TO APPLY
Submit your CV and a motivation letter to: SalesAdmin@axilesbionics.com.
We look forward to hearing from you!