HAUTE ECOLE LUCIA DE BROUCKERE
Belgium, Anderlecht
Le personnel administratif est appelé à gérer, à faire fonctionner et à assurer la sécurité administrative et juridique d'une Haute Ecole composée de près de 1500 étudiants répartis en 3 départements, 16 sections, comptant quelque 160 enseignants et une trentaine de membres de personnel administratif.
Dans ce cadre, le candidat sera amené à :
- Développer son expertise dans les matières juridiques liées à l'enseignement supérieur et à la recherche ;
- Conseiller les équipes porteuses de projets et les autorités académiques afin de les soutenir dans les prises de décision et la réalisation des objectifs ;
- Garantir la sécurité administrative et juridique de l'Ecole ;
- Protéger et défendre les intérêts de la Haute Ecole dans les actions et projets qu'elle réalise ;
- Transmettre des informations, rédiger des avis, des conventions et des documents administratifs à usage interne ainsi que suivre des dossiers en relation avec des intervenants extérieurs ;
- Organiser et superviser le service des inscriptions et les dossiers des étudiants ;
- Assister les équipes administratives dans la gestion des dossiers des étudiants ;
- Orienter les équipes administratives sur tout aspect lié à la finançabilité et, en collaboration avec les conseillères académiques, au programme des étudiants et organiser la réponse aux recours d'étudiants non finançables demandant une inscription dérogatoire ou tardive ;
- Veiller à la gestion des délais de paiement des droits d'inscription et de soumission de programme ;
- Organiser et assister les équipes dans le cadre des opérations de contrôle et de vérification de la population étudiante ;
- En contact étroit avec le DPO des Pouvoirs organisateurs, veiller au respect de la législation sur la protection des données ;
- Suivre et gérer les secrétariats des instances (COPALOC, Conseils social, pédagogique et d'administration, ...).
En tant qu'analyste, collecter, analyser et évaluer des données dans les matières juridiques liées à l'enseignement et dans les domaines apparentés, afin de formuler des conclusions et de pouvoir décider d'actions nécessaires.
En tant que soutien au responsable fonctionnel ou hiérarchique, soutenir le responsable fonctionnel et/ou hiérarchique dans la gestion juridique et administrative quotidienne afin d'assurer une bonne gouvernance au sein de la Haute Ecole.
En tant que chargé de projet, gérer, coordonner la politique administrative et juridique afin de participer à la réflexion sur des évolutions internes et externes, les orientations futures ; assurer la protection de la position juridique de la Haute Ecole.
- Vous êtes en possession d'un diplôme l'Enseignement supérieur de type long, notamment, Master en droit, Master en sciences administratives, Master en gestion publique, ou tout Master à caractère juridique, ou disposez d'une expérience équivalente et probante dans une fonction similaire ;
- Vous êtes organisé et le travail administratif est votre point fort ;
- Vous aimez le travail collaboratif ;
- vous êtes diplomates et à l'écoute ;
- vous avez le contact facile avec l'usager
- vous êtes ouverts au changement ;
- vous êtes à l'aise avec la coordination d'équipe ;
- vous êtes à l'aise avec la communication écrite et orale ;
- Vous êtes disponible (presque) immédiatement.
Compétences techniques
- Connaissance générale de la structure et des départements de la Haute École, bonne connaissance de la réglementation en vigueur ;
- Connaissance des applications bureautiques ;
- Capacité de rédaction et bonne orthographe ;
- Capacité à rédiger des textes à caractère juridique ;
- Connaissance des différents acteurs institutionnels compétents dans le secteur ;
- Capacité à évaluer un projet, à animer une réunion de travail, à assurer le suivi de plan d'actions et d'objectifs-projets ;
- Connaissance de la législation et des procédures administratives de son environnement institutionnel.
Compétences comportementales
- Savoir intégrer l'information : établir des liens entre diverses données, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates ;
- Décider : proposer des décisions à partir d'informations (in)complètes et initier des actions ciblées afin de mettre en œuvre les décisions ;
- Travailler en équipe : créer et améliorer l'esprit d'équipe en partageant ses avis et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues ;
- Faire preuve de fiabilité : agir de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respecter la confidentialité et le secret professionnel, éviter toute forme de partialité ;
- Agir de manière orientée service ;
- S'auto-développer : remettre en question son propre fonctionnement de manière critique et s'enrichir sans cesse par de nouvelles idées ;
- Atteindre les objectifs ;
- Conseiller : fournir des conseils à ses interlocuteurs et développer avec eux une relation de confiance basée sur son expertise ;
- Souder les équipes : encourager la collaboration entre les membres d'une équipe et entre des équipes différentes, affronter les conflits et impliquer les membres de l'équipe ;
- Construire des réseaux : identifier les partenaires externes adéquats pour l'organisation à travers des réseaux formels et informels et élaborer des partenariats.
Compétences spécifiques à la fonction
- Grande faculté d'écoute et de dialogue. Faculté d'empathie ;
- Capacité de remise en question et avoir une posture souple face aux changements ;
- Multitâche en fixant les priorités nécessaires ;
- Capacité de travailler dans un environnement multiculturel.
- Temps plein (38h/semaine) - Horaire flexible (de 7h30-9h00 à 16h00-18h30) ;
- Possibilité de télétravail, minimum un jour par semaine ;
- Fonction : Attaché - niveau 1 ;
- Rémunération au barème 501 ;
- Emploi non vacant ;
- Plus de 35 jours de vacances annuelles, en plus des congés réglementaires et compensatoires ;
- Accès au restaurant d'entreprise et avantages sportifs ;
- Frais de déplacement en transports en commun entièrement pris en charge par l'employeur ;
- L'expérience dans une fonction similaire est valorisable ;
- Avantages sociaux liés à l'appartenance de la HELdB à ses pouvoirs organisateurs ;
- Equipe motivée et enthousiaste dans un cadre de travail agréable, sur le campus d'Anderlecht.
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