Nous recherchons une Assistante Administrative et Comptable (H/F) pour rejoindre notre équipe. Véritable support administratif de l'entreprise, vous assurerez le suivi des tâches administratives courantes ainsi que certaines missions comptables en lien avec la direction et le cabinet comptable.

Prise de poste immédiat Gestion administrative : Répondre aux appels téléphoniques. Gestion du courrier entrant et sortant. Classement et archivage des documents administratifs. Préparation et suivi des dossiers administratifs (contrats, conventions, etc.). Organisation des réunions et des déplacements (réservations, logistique). Saisie et suivi comptable : Saisie des écritures comptables (factures clients et fournisseurs, notes de frais, etc.). Vérification et classement des pièces comptables. Suivi des comptes clients et fournisseurs (relances, rapprochements). Participation à la préparation des déclarations fiscales et sociales (TVA, URSSAF, etc.).

For this international IT company, we are looking for an accountant to join their small finance department.

In this fast-growing and market-leading company offering high added-value services, you will benefit from an excellent work-life balance, a stable work environment as well as a competitive salary.

This job is based in Mechelen.

Accounting & Administrative Assistant – The Role

The job includes but is not limited to the following tasks:

- Booking invoices in the accounting system

- Credit Collection: track outstanding invoices, reach out to customers, negotiate instalments/credit limits

- Act as the point of contact for various stakeholders, handle the department’s mailbox and phone contacts

- Varied administrative tasks

- Provide support to the team’s accountant and CFO

Accounting & Administrative Assistant – About You

- You have obtained a Bachelor’s degree in a relevant field (eg. accounting, administrative support)

- You have a first experience in a similar role

- You are fluent in Dutch and English

Je verwerkt operationele en algemene aankoopfacturen met correcte analytische codering en controleert of de nodige budgetten beschikbaar zijn

• Je boekt dagelijks alle bankverrichtingen in (klanten- en leveranciersbetalingen)
• Je voert ad hoc betalingen uit via het betalingssysteem ISABEL en volgt deze nauwgezet op
• Je controleert leveranciersaanmaningen op juistheid vooraleer betalingen voor te bereiden
• Je beheert en behandelt de inkomende mails van de accountancy mailboxen
• Je biedt algemene administratieve ondersteuning aan de afdeling waar nodig
• Je werkt nauw samen met de Accountants en andere collega's om de vooropgestelde doelstellingen te bereiken

• Minimum een bachelor in een relevante richting of gelijkwaardig door ervaring
• Ervaring als (assistent-) accountant is een must!
• Werken met cijfers en administratie ligt je, je werkt nauwkeurig en details ontsnappen niet aan jouw aandacht
• Je navigeert vlot door MS Office (Outlook en Excel). Kennis van Navision is een pluspunt
• Je bent communicatief sterk in zowel Nederlands als Engels, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent stressbestendig en staat open voor verandering
• Je bent een teamplayer die ook zelfstandig kan werken

In deze rol neem je het financiële luik van de organisatie mee in handen en zorg je ervoor dat alles correct, tijdig en gestructureerd verloopt:

• Je staat in voor het correct opmaken en verwerken van uitgaande facturen en volgt deze verder op
• Je beheert de leveranciersadministratie: controleren, registreren en tijdig betalen van inkomende facturen
• Je volgt openstaande klantenvorderingen op en onderneemt actie waar nodig
• Je onderhoudt telefonisch contact met klanten rond vragen over facturen en betalingen
• Je werkt nauw samen met collega’s van logistiek en sales om een correcte link te garanderen tussen prestaties en facturatie
• Je zorgt voor een nauwkeurige administratieve opvolging en stelt rapporteringen op
• Je ondersteunt bij maand-, kwartaal- en jaarafsluitingen in samenwerking met de externe accountant
• Op termijn neem je ook de boekhoudkundige opvolging van een tweede entiteit op jou

Must haves

• Bachelor in een economische richting (of gelijkwaardig door ervaring)
• Minstens 5 jaar ervaring in een financiële administratieve rol
• Goede kennis van Nederlands en voldoende vlot in Frans (gesproken)
• Ervaring met boekhoudsoftware (bij voorkeur Exact Online of gelijkaardig)
• Sterke communicatieve vaardigheden en klantgerichte ingesteldheid
• Zelfstandig kunnen werken en tegelijk een echte teamplayer

Nice to haves

• Ervaring binnen een KMO-structuur
• Kennis van Office M

• Boek financiële verrichtingen en leveranciersfacturen in volgens de juiste procedures
• Beheer het debiteuren- en crediteurenproces
• Sta in voor correcte btw-registraties en -aangiftes
• Beheer en volg verzekerings- en schadedossiers op
• Verzamel en controleer relevante documenten voor het beheer van gebouwen en vastgoedportefeuilles
• Werk vlot samen met het team, en spring flexibel in waar nodig bij algemene administratie

Must haves:

• Ervaring als (assistent-)boekhouder, bij voorkeur in een (KMO-)omgeving
• Vlot met boekhoudsoftware, bij voorkeur Keypoint, en goede kennis van MS Office-pakketten
• Sterk in cijfermatig werk, nauwkeurigheid en opvolging
• Zelfstandig, met gevoel voor verantwoordelijkheid
• Spreekt vlot Nederlands

Nice-to-haves:

• Kennis van de vastgoed- of syndicuswereld
• Eerste ervaring met het opvolgen van verzekerings- of schadedossiers
• Basiskennis Frans
• Teamplayer die energie krijgt van een collegiale sfeer
• Leergierig en niet bang om vragen te stellen of verbeteringen aan te kaarten

• Verwerken van boekhoudkundige dossiers voor verschillende klanten
• Opvolgen en correct afhandelen van btw-verplichtingen
• Voorbereiden van eindejaarsafsluitingen en opmaak van jaarrekeningen
• Indienen van personen- en vennootschapsbelasting
• Groeien tot dossierbeheerder (A-Z) via interne en externe opleidingen, met de steun van een vaste mentor
• Samenwerken en communiceren met collega’s tijdens overleg en informele momenten

Must haves:

• Bachelor of master in accountancy, fiscaliteit of gelijkwaardig
• Vlot met cijfers; je werkt nauwkeurig en gestructureerd
• Trekt graag verantwoordelijkheid naar je toe en bent gemotiveerd om te blijven bijleren
• Sterke communicatieve vaardigheden en teamspirit

Nice-to-haves:

• Kennis van boekhoudsoftware of digitale tools is mooi meegenomen
• Een eerste ervaring binnen de boekhouding is een plus.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Bankuittreksels inboeken: Houd elke transactie nauwkeurig bij en los afwijkingen op.
• Journaalposten: Zorg voor een up-to-date en correcte boekhouding.
• BTW-aangiftes: Maak belastingaangiftes eenvoudig en foutloos.
• Facturen verwerken: Match goederen- en dienstenfacturen nauwkeurig.
• Kortingen opvolgen: Verwerk klanten- en leverancierskortingen.
• Auditondersteuning: Assisteer onze hoofdboekhouder en CFO bij audits.
• Balansreconciliatie: Verwerk maandelijkse afsluitingen, provisies en overlopende rekeningen.
• Kasverwerking: Zorg dat alle kastransacties kloppen.
• Zustervennootschap boekhouding: Beheer de boekhouding volledig en rapporteer lokaal.
• Innovatieve projecten: Werk mee aan EDI, Teamsprojecten en digitale optimalisatie.
• Uitgaande betalingen: Verzorg de tijdige en correcte afhandeling van betalingen.

Wat moet je weten om deze functie uit te oefenen?

• De ins en outs van BTW-wetgeving en fiscale reguleringen.
• De fijne kneepjes van boekhoudwetgeving en -technieken.

Welke superkrachten heb je nodig?

• Moed en vaardigheid om met ons ERP-pakket (MS Dynamics AX) te werken.
• Een meester zijn in Excel-toepassingen.
• Noties van Duits en/of Frans zijn een bonus voor het verwerken van inkomende facturen.
• Een scherp analytisch vermogen om snel verschillen op te sporen en recht te zetten.

Welke instelling past bij deze rol?

• Een flinke dosis verantwoordelijkheidsgevoel.
• Nauwkeurigheid en orde als tweede natuur.
• Zelfstandigheid en een proactieve houding.
• Een leergierige mindset (ontwikkelen kennis POWER BI).

Robert Half is momenteel op zoek naar een Dossierbeheerder (m/v/x) regio Wuustwezel.

Onze klant is een groeiend en modern boekhoudkantoor gelegen in Wuustwezel, waar een hecht team dagelijks samenwerkt aan de ondersteuning van een diverse portefeuille aan klanten.

Het kantoor telt momenteel vijf collega's en is recent verhuisd naar een nieuw, modern gebouw vlakbij de oorspronkelijke locatie.

Door een combinatie van recente teamwijzigingen en sterke groei zoekt het kantoor versterking met mogelijkheid op verdere inzet, zodat de kwaliteit voor hun goede klanten gegarandeerd blijft.

Op termijn wil het kantoor uitbreiden naar een team van twaalf medewerkers.

De verantwoordelijkheden van deze functie als Dossierbeheerder (m/v/x) zijn:

• het voorbereiden van jaarrekeningen en het opvolgen van diverse klantendossiers;
• het verwerken, controleren en structureren van financiële gegevens van A tot Y;
• het ondersteunen van het team tijdens een tijdelijke capaciteitsuitdaging;
• het beheren van klantendossiers op een kwalitatieve, klantgerichte manier;
• het bewaken van correcte, tijdige en volledige administratie binnen de verschillende dossiers.

De vereiste kwalificaties voor deze functie van Dossierbeheerder zijn:

• een opleiding in accountancy, fiscaliteit of gelijkwaardig door ervaring;
• ervaring binnen dossierbeheer of een relevante boekhoudkundige functie;
• een nauwkeurige, gestructureerde en klantgerichte manier van werken;
• een collegiale ingesteldheid en de vaardigheid om snel in te stappen in lopende dossiers;
• de motivatie om kwaliteitsvol werk te leveren in een dynamisch en no‑nonsense kantoor.

In deze functie speel je een sleutelrol binnen de boekhoudafdeling. Je bent voornamelijk verantwoordelijk voor

• het inboeken en verwerken van facturen en zorgt ervoor dat alles nauwkeurig en tijdig wordt afgehandeld.
• Je bewaart het overzicht, volgt openstaande punten op en draagt zo bij aan een efficiënte en betrouwbare administratie.
• Je werkt zelfstandig, maar kunt altijd rekenen op een hecht team dat samen vooruitgaat.

Iemand met minstens 3 jaar relevante ervaring in boekhouding, die nauwkeurig werkt en graag verantwoordelijkheid neemt. Je houdt ervan als dingen kloppen, je communiceert helder en je voelt je goed in een omgeving waar je initiatief mag nemen.

Een goede basiskennis van het Frans is gewenst.