Finalités de la fonction :
Au sein du service de la Direction générale, vous jouerez un rôle central dans l’organisation interne de l'administration communale.
En tant que Chef de bureau administratif, vous participerez activement au pilotage et à la coordination de dossiers stratégiques, ainsi qu’à l’encadrement des agents administratifs, en étroite collaboration et sous la supervision de la Directrice générale.
Véritable expert(e) administratif(ve), vous participerez à l’analyse et à l’étude de thématiques transversales, en lien direct avec les missions essentielles de la commune.
Orienté(e) solution, vous veillerez au bon aboutissement des dossiers traités par les services de l’administration.
Vous prenez également en charge le traitement complet de dossiers complexes et variés.
Force de proposition, vous contribuerez activement à l’amélioration des pratiques, des procédures et de la qualité du service rendu au public.
Missions principales :
1. Expertise administrative et analyse
¿ Analyser les demandes relatives aux domaines d’activités de la commune.
¿ Collecter, traiter, structurer et synthétiser les informations utiles.
¿ Réaliser ou piloter des études thématiques et stratégiques.
¿ Formaliser des rapports, notes administratives, projets de délibérations et propositions de décisions.
¿ Participer activement à l’élaboration, au suivi et à l’évaluation du Plan Stratégique Transversal (PST)
2. Appui et conseils aux agents
¿ Fournir un appui méthodologique et administratif aux agents des services.
¿ Corriger et valider les actes administratifs préparés par les agents avant leur soumission aux autorités.
¿ Apporter des solutions concrètes et opérationnelles dans la gestion des dossiers.
¿ Communiquer les directives des autorités communales et veiller à leur mise en oeuvre au sein de
l’administration.
3. Suivi de projets et coordination administrative
¿ Planifier, organiser et coordonner certaines activités ou projets.
¿ En assurer le suivi régulier et en rapporter directement à la Directrice générale.
¿ Piloter l’élaboration de rapports stratégiques à destination des instances décisionnelles (Collège,
Conseil).
¿ Gérer l’échéancier des dossiers soumis aux organes décisionnels.
4. Veille et suivi réglementaire
¿ Assurer une veille juridique et documentaire portant sur les différents domaines de l’administration.
¿ Synthétiser et vulgariser les informations légales à destination des agents et des chefs de service.
¿ Contribuer à l’harmonisation et à la mise à jour des procédures internes.
¿ Vérifier les conventions, clauses et projets d’actes soumis par les services.
¿ Assurer, en collaboration avec le DPO, le respect du RGPD :
o sensibilisation des agents,
o mise en place de procédures,
o documentation des traitements.
5. Gestion des ressources humaines
En appui de la Directrice générale et en concertation avec la responsable du Service du Personnel
¿ Assurer le suivi et la mise en oeuvre de la politique RH (politique d’évaluation, développement de
compétences ;….).
¿ Contribuer à l’identification des besoins en matière formation.
¿ S’assurer de la fixation d’objectifs, de leur mise en oeuvre et de leur bon aboutissement au sein des
services
¿ Favoriser un environnement de travail collaboratif et structuré.
6. Remplacement de la Directrice générale en cas d’absence ou d’empêchement de celle-ci.
Positionnement dans l’organigramme :
¿ Vous travaillez sous l’autorité directe de la Directrice générale.
¿ Vous disposez d’une autonomie opérationnelle dans l’organisation quotidienne de votre travail et la gestion des dossiers, en collaboration étroite avec la Directrice générale.
¿ Vous soutenez les responsables des différents services dans leurs missions et veillez à la qualité et au bon aboutissement des dossiers.