Znajdź pracę
Wybierz ofertę pracy stworzoną dla Ciebie spośród tysiąca ogłoszeń z całej Europy. Wyniki wyszukiwania udostępnia EURES - Europejski Portal Mobilności Zawodowej.
We are looking for a highly organized, proactive, and detail-orientated Executive Assistant to support our research and educational activities in quantum information science – a pioneering field at the forefront of scientific and technological innovation. As Executive Assistant, you will play a central role in ensuring that the daily operations, collaborations, and academic initiatives of a world-leading research group run smoothly and efficiently.
The job
You will work directly with an internationally leading professor and be deeply involved in the day-to-day coordination of high-impact research, education, and collaboration activities.
Your work will enable the professor and the group to focus on advancing science by making sure that communication, scheduling, documentation, and project execution happen seamlessly.
You will coordinate calendars, manage correspondence, prepare materials for meetings and presentations, and follow up on actions and deadlines. You will assist in preparing research proposals, support teaching logistics, and ensure alignment across projects, collaborators, and university administration.
You will work closely with local and university-wide administrative teams, serving as a critical link across multiple stakeholders and ensuring seamless operations at every level. Your success will rely on your ability to manage details while keeping the big picture in view, communicate with clarity and professionalism, and bring structure and momentum to a fast-paced, intellectually demanding environment.
Whether you are an experienced Executive Assistant or have background in science eager to work at the intersections of research, operations and administration, this is an exceptional opportunity to be part of a meaningful and impactful effort.
Key responsibilities
Your key responsibilities lie in the following main areas:
Communication management:
- Manage a complex and dynamic calendar, ensuring continuous balance between the professor’s appointments, teaching, research, travel, and other commitments.
- Manage high-volume communications (e.g. emails), ensuring timely, professional responses.
- Prepare and coordinate meetings, including agendas, background material, and follow-ups.
- Coordinate meetings and serve as liaison to collaborators and institutions.
Practical support in connection with the professor’s research and teaching:
- Support in preparing and formatting research presentations, documents and manuscripts including visuals and animations to communicate scientific concepts.
- Support teaching activities, such as uploading course materials and planning practicalities.
Project coordination and execution:
- Support in translating plans and priorities into actionable tasks, ensuring timely execution and follow-up.
- Coordination of actionable tasks and track the progress across multiple strategic projects and initiatives.
- Build tools, templates, and workflows to streamline operations and support academic scaling.
- Act as a sounding board and trusted partner, helping to align short-term execution with long-term vision related to research, funding, team development, and collaborations.
- Collaborate with local, institute-level, and university-wide administrative teams to ensure smooth coordination across HR, finance, communication, and research operations.
Social media and online presence:
- Maintain a professional online presence across different platforms (e.g. LinkedIn, Web of Science, Orchid).
- Create and schedule posts highlighting research progress, academic events, and team achievements.
Recruitment:
- Support hiring processes, including drafting postings, scheduling interviews, and coordinating candidate communications
- Prepare interview materials and facilitate evaluation and follow-up
- Collaborate with colleagues to ensure successful onboarding and integration into the group
Our expectations of you
We are looking for a candidate who is detail-oriented, proactive, and self-driven, and who thrives on managing complex workflows with discretion and efficiency. You communicate clearly, diplomatically, and professionally - both in writing and verbally - and you are motivated by supporting big ideas and embracing the challenge of turning visionary work into reality. You can handle multiple priorities at once, solve problems independently, and adapt quickly to changes. You understand the importance of confidentiality and trustworthiness and handle sensitive information with care. You are genuinely motivated by helping others succeed in their work.
We imagine that you have proven experience as an Executive Assistant, Project Coordinator, Operating Officer, or in a similar high-level support role. Experience in an academic research environment is an advantage, including prior experience supporting a senior executive or professor. You may even have a background in science or engineering - particularly in quantum physics or related fields - which would enable you to assist with the technical aspects of grant writing and scientific communication.
You have excellent written and verbal communication skills in English (Danish is a plus), strong organizational abilities, and solid planning and time-management skills. You are highly digitally fluent with tools such as Google Workspace, Microsoft Office, and Zoom, and you take a proactive approach to using new AI tools. Skills in technical writing, data visualization, or scientific communication are a bonus.
What we offer
We offer an interesting and challenging job in an international atmosphere with the focus on research, teaching, and innovation for the benefit of the surrounding society.
This position is anchored at DTU Physics in the section for Quantum Physics and Information Technology consisting of more than 50 employees – faculty, technical experts, post docs, PhD students and administrative staff – with 20 different nationalities. You can read more about us on QPIT - Quantum Physics and Information Technology
.
We place emphasis on a high level of professionalism among our staff, so skills development is an integral part of our organization. We offer a great flexibility in the position. In the area of technical and natural sciences, DTU is one of the leading research and education institutions in Europe.
Salary and appointment terms
The appointment will be based on the collective agreement with the Danish Confederation of Professional Associations (AC) or similar.
The position is full-time (37 hours per week), and the start date is 1 March 2026 or as soon as possible thereafter.
Application and contact
Please submit your online application no later than 3 January 2026 (23:59 Danish time)
. Open the “Apply now” link, fill out the form and attach your motivated application, CV and exam certificates.
If you would like additional information about the position, please contact professor, Ulrik Lund Andersen, ulrik.andersen@fysik.dtu.dk
.
Applications received after the deadline will not be considered.
All interested candidates irrespective of age, gender, disability, race, religion or ethnic background are encouraged to apply. As DTU works with research in critical technology, which is subject to special rules for security and export control, open-source background checks may be conducted on qualified candidates for the position.
At DTU Physics
we perform research in fundamental and applied physics areas, and we use and develop state-of-the-art experimental and theoretical approaches. We have a broad effort in materials physics and design, catalysis, quantum optics, sensing and communication, biophysics, plasma physics, continuum physics, radiation physics, and luminescence physics. Our research impacts society with new sustainable energy technologies, secure digital communication, medical technology, and new analytical methods. We use and develop basic theory, next-generation instrumentation, and software, and aim to make our data publicly accessible and usable. We have activities both on the Lyngby and Risø campuses. Read more about
DTU Physics here
.
Technology for people
DTU develops technology for people. With our international elite research and study programmes, we are helping to create a better world and to solve the global challenges formulated in the UN’s 17 Sustainable Development Goals. Hans Christian Ørsted founded DTU in 1829 with a clear mission to develop and create value using science and engineering to benefit society. That mission lives on today. DTU has 13,500 students and 6,000 employees. We work in an international atmosphere and have an inclusive, evolving, and informal working environment. DTU has campuses in all parts of Denmark and in Greenland, and we collaborate with the best universities around the world.
ALGEMENE MISSIE:
Als opvangbegeleider vervul je een essentiële rol in het begeleiden en ondersteunen van kinderen gedurende hun schooldag op twee Nederlandstalige gemeentelijke basisscholen: De Kriek en Paviljoen. Dit omvat de opvang voor, tijdens en na schooltijd. Daarnaast ben je actief betrokken bij specifieke klassen binnen de basisschool waar je werkzaam bent. Onze gemeente en de basisschool hechten grote waarde aan het afstemmen van jouw kwaliteiten en interesses op die van de klasleerkracht en de kinderen, om zo een optimale samenwerking te waarborgen.
Tijdens de krokus-, lente-, herfst- en wintervakanties ben jij verantwoordelijk voor het samenstellen van een aantrekkelijk vakantieaanbod. Als Opvangbegeleider krijg je de tijd en ruimte om hoogwaardige activiteiten voor te bereiden, zowel voor school- als vakantieperiodes. Binnen onze gemeente hechten we veel belang aan daguitstappen, waardoor kinderen nieuwe en verrijkende ervaringen kunnen opdoen. In nauwe samenwerking met 17 collega-opvangbegeleiders heb je de mogelijkheid om gezamenlijk de activiteiten en uitstapjes te bepalen die je met de kinderen wilt ondernemen, met als doel een gevarieerd en aantrekkelijk activiteitenaanbod te bieden.
Als Opvangbegeleider ben je van onschatbare waarde in het leven van kinderen, doordat je bijdraagt aan hun opvang, welzijn en ontwikkeling. Je draagt bij aan een veilige en ondersteunende omgeving waarin kinderen kunnen leren en groeien. Naast de ontwikkeling die je aan de kinderen biedt, krijg je zelf toegang tot opleidingen, workshops en andere leermogelijkheden die je carrière bevorderen en je in staat stellen je vaardigheden verder uit te breiden.
Samen kunnen we een positieve verandering teweegbrengen in het leven van de kinderen en in de gemeenschap waarin we actief zijn.
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN:
- Pedagogische opdracht: contact met kinderen en zorgen voor een aangename groepssfeer;
- Dagelijkse zorg voor veiligheid en hygiëne (rustmomenten organiseren, begeleiden van toiletbezoeken,...);
- Organisatie van het activiteitenaanbod;
- Opvolging en stimuleren van de ontwikkeling van de kinderen (rapporteren over welbevinden in teamvergadering, of bijvoorbeeld voorleesmomenten organiseren);
- Contacten met ouders;
- Samenwerking met collega's en partnerorganisaties (overlegmomenten,...);
- Administratie (bijhouden aanwezigheidslijsten, opmaken materiaallijst, opstellen activiteiten);
- Kleine logistieke taken (opruim, inkleding lokaal, begeleiding daguitstappen).
KENNIS EN VAARDIGHEDEN:
- Gedragscompetenties:
- - Professioneel - punctueel zijn en professioneel gedrag vertonen wanneer je voor kinderen zorgt;
- - Communicatief - vloeiend communiceren met de leidinggevende en ideeën en emoties op de juiste manier onder woorden brengen;
- - Flexibel - je gemakkelijk aanpassen aan veranderingen.
Taalvereisten:
Tweetalig NL/FR
Profiel:
- Diploma lager secundair onderwijs;
- FR A2 minstens gewenst;
- NL B1 minstens gewenst - Nederlands is de werktaal, dus een goed niveau is vereist;
- Attest van goed gedrag en zeden (Artikel 596.2);
- Zorgzame, goede leerkracht die graag met kinderen werkt en openstaat voor diversiteit op het gebied van taal, cultuur en gewoonten.
- Geduldig, georganiseerd en creatief.
Referentie van de werkgever: VC-ENS-NL-Opvangbegeleider-Niveau D-2024-25
Plaats van tewerkstelling:
- Basisschool De Kriek, Grote Bosstraat 76 - 1030 Schaarbeek
- Basisschool Paviljoen, François-Joseph Navezstraat 59 - 1030 Schaarbeek
ONS AANBOD: wervingsreservelijst 2024-2025
Deeltijds contract -25uur, volgens barema D - administratief adjunct
Verloning: volgens het barema D + maaltijdcheques
VOORDELEN:
- Valorisatie van beroepservaring;
- Ter indicatie: bruto maandelijkse verloning van 1.616 zonder werkervaring, van 1.745 euro voor 5 jaar ervaring en 1.690 euro voor 15 jaar voor 25 uur/week werktijd op niveau D
- Mogelijkheid tot het bekomen van een tweetaligheidspremie;
- Aandacht voor een goed evenwicht tussen beroeps- en privéleven dankzij het regime van wettelijke en reglementaire verlofdagen;
- Gratis persoonlijke hospitalisatieverzekering (6 maanden anciënniteit voltooid op 1 januari daaropvolgend)
- Opleidingsaanbod;
- Gratis abonnement MIVB, tussenkomst in de kosten van andere duurzame transportmiddelen (voetganger, fiets, NMBS, TEC, De Lijn);
- Maaltijdcheques (8 EUR voor één voltijds dag)
- Eindejaarspremie;
- Tussenkomst in een aanvullend pensioenregime.