Administratiivne assistent & meeskonnatugi tarkvaraettevõttess
Tööülesanded: ITRE Solutions otsib süsteemset ja usaldusväärset inimest, kelle ülesanne on toetada meie kontori igapäevast toimimist, hoida meeskond organiseerituna ning aidata juhtkonnal keskenduda strateegilisele tööle. Tegemist on mitmekesise ja vastutusrikka rolliga, kus igapäevased tegevused mõjutavad otseselt ettevõtte sujuvat toimimist.
Peamised tööülesanded:
1. Kontori administreerimine:
• Tagada kontori toimimise sujuvus: töövahendite tellimine, ruumikorraldus, külaliste vastuvõtt.
• Ajakava ja kohtumiste korraldamine: ruumide broneerimine, vajalike materjalide ettevalmistus.
2. Koosolekumärkmete ja info haldamine:
• Osalemine kohtumistel, märkmete tegemine ja nende sisestamine (nt Google Docs, Notion).
• Järelduste ja tegevuspunktide jagamine osapooltega ning jälgimine, et need ei jääks teostamata.
3. Koostööpartnerite tööülesannete ja tundide dokumenteerimine:
• Partneritelt info kogumine ja töötundide/ülesannete fikseerimine.
• Regulaarne staatuse raporteerimine vahetule juhile (nt töö edenemine, valminud etapid, takistused).
4. Juhi assisteerimine:
• Igapäevaste ülesannete koordineerimine ja meeldetuletused (nt tähtajad, koosolekud).
• Ajakava haldus, infovahetuse filtreerimine ja toetamine otsuste elluviimisel.
5. Dokumendihaldus ja sisekorraldus:
• Ettevõtte dokumentide korrastamine ja haldamine pilvesüsteemides (nt Google Drive).
• Vajadusel lihtsate aruannete ja logide koostamine: ülesannete edenemine, töökoormus, tähtajad.
Vastutusvaldkonnad:
• Tagada, et kontor oleks organiseeritud, funktsionaalne ja toetaks meeskonna tööd.
• Aidata ennetada infotõrkeid, ununenud tegevusi ja ebaselgust vastutustes.
• Toetada juhtkonda täpse, ajakohase ja usaldusväärse infoga.
• Hallata ja struktureerida igapäevast tööinfot nii, et ettevõttel oleks alati selge ülevaade.
Tulemustest sõltuv mõju: hea sekretär on meeskonna nähtamatu mootor, kelle töö hoiab kõik liikuvad osad koos. See roll sobib inimesele, kes naudib korda, süsteemsust ja on loomu poolest toetav, kuid samas initsiatiivikas. Võimalus õppida, areneda ja kasvada ettevõtte sees – kas administreerimise, projektijuhtimise või muu tugitegevuse suunas.
Omalt poolt pakume: ITRE Solutions pakub oma töötajatele rohkemat kui lihtsalt töökohta – meie eesmärk on pakkuda keskkonda, kus on võimalik kasvada, õppida ja tunda, et su panusel on otsene mõju.
Kaasaegne töökeskkond: meie kontor asub tippklassi ärikeskkonnas, kus on loodud professionaalne, aga samas hubane ja toetav õhkkond. Kaasaegsed töövahendid ja nutikas töökeskkond toetavad sinu efektiivsust ning heaolu.
Konkurentsivõimeline töötasu: pakume ausat ja läbipaistvat palgataset, mis vastab sinu kogemusele ja panusele.
Arenguvõimalused ettevõtte sees: usume sisemisse kasvu – olgu selleks osalemine uutes projektides, vastutuse suurenemine või rolli laienemine. Töötajal on võimalus arendada end administratiivtöö, projektiassisteerimise või ka tiimitoe suunal.
Koostöö rahvusvaheliste partneritega: meie kliendid ja partnerid tegutsevad nii Eestis kui välismaal. Seega on sul võimalus puutuda kokku rahvusvaheliste kontaktide ja tööprotsessidega, mis rikastavad kogemust ning avardavad silmaringi.
Töökultuur, kus panust hinnatakse: meie meeskond väärtustab täpsust, koostööd ja proaktiivsust. Samas usume, et parimad tulemused sünnivad usalduses ja inimlikus keskkonnas, kus igaühel on hääl ja roll.
Toetus ja sisseelamine: pakume põhjalikku sisseelamisperioodi ja vajadusel täiendavat väljaõpet, et saaksid uues rollis enesekindlalt alustada. Meie eesmärk on, et tunneksid end oma töös kindla ja väärtuslikuna.
Muud nõuded: Ootame oma meeskonda inimest, kes suudab tegutseda iseseisvalt, aga naudib ka koostööd – kes on ühtaegu organiseeritud, tähelepanelik ning inimlikult soe ja hooliv suhtleja.
Sobiv kandidaat on…
• loomult süsteemne ja täpne – naudib korda, jälgib detaile ning ei lase olulistel asjadel kahe silma vahele jääda;
• vastutustundlik ja usaldusväärne – saab hakkama nii korduvate ülesannete kui ootamatute olukordadega;
• hea suhtleja – oskab suhelda viisakalt ja selgelt nii tiimiliikmete, juhtide kui koostööpartneritega;
• diskreetne ja lojaalne – tuleb toime konfidentsiaalse infoga ning esindab ettevõtet väärikalt;
• õppimisvõimeline ja avatud mõtlemisega – ei karda uusi süsteeme või tööviise, vaid suhtub neisse kui arenguvõimalusse.
Kasuks tulevad ka:
• B-kategooria juhiload (võivad olla kasulikud dokumentide viimiseks, klientide külastamiseks vms);
• varasem kokkupuude tarkvaraarenduse, digitiimide või tehnoloogiavaldkonna töökultuuriga (pole kohustuslik, kuid aitab kiiremini sisse elada).
ITRE väärtustab inimesi, kes…
• näevad probleeme kui võimalusi süsteemi paremaks muuta;
• tegutsevad oma ajaga targalt ja võtavad initsiatiivi;
• suhtuvad töökaaslastesse austusega ja otsivad koostöövõimalusi, mitte vastandusi;
• tervitavad kasvu ja muutust, mitte ei väldi seda.
Kui tunned, et need väärtused kõnetavad sind, siis sobid meie tiimi suure tõenäosusega hästi!
Kodus töötamise võimalus: Ei
