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Vous gérez les dossiers individuels du personnel de manière efficace et fiable, conformément aux directives et aux procédures applicables, afin que les services soient rendus correctement et à temps au personnel.
Contexte
Le centre d'arrivée a une capacité de 850 résidents et 250 membres du personnel y travaillent.
Les membres du personnel ont des profils très divers et sont responsables du bon fonctionnement du centre : travailleurs sociaux, éducateurs, collaborateurs du service accueil, personnel infirmier, accompagnateurs... En effet, le centre d'accueil ne répond pas uniquement aux besoins de base quotidiens (tels qu'un hébergement, de la nourriture et des vêtements) ; les demandeurs de protection internationale bénéficient également d'une assistance sociale, juridique et médicale. De plus, le centre organise différentes activités et formations afin que les résidents puissent occuper utilement leur temps. En tant qu'assistant/assistante, vous travaillerez au sein du service RH, qui se compose de 5 collaborateurs et collaboratrices dont 2 assistantes RH et 3 expertes RH (vous trouverez plus d'informations sur le centre en question sur www.fedasil.be).
Contenu
Vous gérez l'enregistrement des heures de travail (pointeuse). Vous calculez les jours de congé et les jours de maladie. Vous faites le suivi des contrôles médicaux et gérez les dossiers des accidents de travail.
Vous aidez le service central des ressources humaines à calculer correctement les salaires et les indemnités.
Vous répondez aux questions et aux plaintes des membres du personnel et vous prodiguez des conseils. La direction du centre vous apportera le soutien nécessaire à cet effet.
Vous donnez les bonnes informations sur les procédures et les modifications dans les dossiers aux personnes concernées.
Vous assurez le suivi des procédures de sélection et constituez les dossiers de recrutement. Vous êtes en charge de la correspondance téléphonique et écrite. Vous travaillez avec des bases de données et êtes responsable de l'archivage.
Vous êtes responsable de l'accueil des nouvelles recrues : vous mettez en place un parrainage, vous faites le suivi de leur trajet de formation et vous veillez à ce que chaque nouveau ou nouvelle collègue dispose du matériel nécessaire.
Vous cherchez de nouvelles collaborations et développez celles qui existent déjà afin d'attirer des collègues avec un parcours art.60. Vous veillez à entretenir de bons contacts avec les CPAS locaux. Vous réalisez les entretiens de bienvenue, vous assurez le suivi administratif et le suivi du parcours des collègues avec le/la responsable.
Vous traitez les demandes de formation et contrôlez la participation aux formations obligatoires ou non. Vous veillez à ce que les collaborateurs/collaboratrices puissent se former et vous encouragez leur participation et leurs prestations.
Vous êtes responsable du suivi administratif des stagiaires.
Vous contribuez à l'élaboration d'une politique du personnel dynamique. Vous partagez votre expertise et consultez la direction.
Vous avez un intérêt particulier pour Fedasil, son fonctionnement, ses valeurs et son groupe cible. Pour toute information, consultez : www.fedasil.be.
Diplôme et expérience
Vous avez un diplôme de l'enseignement secondaire supérieur, de préférence en ressources humaines.
Vous avez une première expérience professionnelle pertinente en suivi de dossiers administratifs.
Compétences techniques
Vous avez des connaissances en matière de législation sociale.
Vous maîtrisez les connaissances de base de MS Office : Word, Excel...
Vous avez des affinités avec/de l'intérêt pour le travail avec un groupe cible varié et vulnérable.
Compétences générales
Analyser les informations : analyser les données de manière ciblée et juger l'information d'un oeil critique.
Résoudre les problèmes : traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en oeuvre des solutions.
Agir de manière orientée service : accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs.
TRAVAILLER EN ÉQUIPE : créer et améliorer l'esprit d'équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
Atouts
Vous avez l'habitude de travailler dans une équipe multidisciplinaire et/ou dans un cadre résidentiel.
Vous parlez l'anglais et/ou d'autres langues étrangères et vous parlez le néerlandais en cas d'offre d'emploi à Bruxelles.
Un contrat à temps plein (38h) de remplacement.
Catégorie A : un horaire administratif avec des heures fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.
Une réserve de recrutement est établie pour tous les types de contrat pour une durée de 2 ans.
Lieu de travail
Centre d'arrivée - Boulevard du 9ème de Ligne, 27 - 1000 Bruxelles
Salaire
Vous êtes recruté/recrutée au niveau C1 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel brut minimum s'élève à € 2.574,91 (salaire de départ sans ancienneté sur base d'un contrat de travail à temps plein, à l'index actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de votre expérience professionnelle. Pour en savoir plus, consultez www.bosa.belgium.be.
Avantages
26 jours de congé sur base annuelle (dès l'entrée service et au prorata des prestations et du régime de travail).
Gratuité des transports publics pour vos déplacements entre le domicile et le lieu de travail.
Possibilité de recevoir une indemnité pour vos déplacements à vélo entre le domicile et le lieu de travail.
Chèques-repas et offres avantageuses avec une carte de réduction fédérale.
Une assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.
Valorisation de votre expérience professionnelle utile.
De nombreuses possibilités de formation (à suivre pendant les heures de travail).
Une pension complémentaire sous forme d'une assurance groupe.
ZWE is looking for a highly motivated and committed Network Development Officer to support the growth and strengthening of the ZWE network.
Network development
- Contribute to the development and implementation of our network development and movement building strategy;
- Coordinate and update the internal communications and coordination tools with members (e.g. monthly member newsletter, communications tools with members, contact database);
- Support the organisation of the annual members' meeting, including member engagement, agenda setting, and project coordination;
- Support the management of new membership applications, onboarding and recruitment of new members;
- Advise the ZWE team on effective member engagement across different areas of work, including policy and campaigns;
- Support other membership administration, including financial contributions from members.
Movement building
- Contribute to the development of tools and capacity building sessions on movement building, resilience and mobilising strategies;
- Support the development and strengthening of national alliances within the ZWE network, including coordinating with the alliances and capturing learning to feed into our Blueprint for Movement Building manual;
- Support the development and launch of a virtual `Movement Building Forum' focused on shared learning, peer support and stories of movement building with groups from different sectors and regions of the world.
Impact monitoring and storytelling
- Set up systems and support the collection of data and stories that showcase the collective value and impact of our work (for network development and local implementation focus areas);
- Support the Implementation Team, through its project work with members and partners to improve how it collects data and uses it to tell stories and impact of the work done by the ZWE network;
- Help ensure information about members is shared and captured effectively to increase collaborations and connections across the network;
- Work with the ZWE communications team and members to effectively amplify our members' work and find creative ways to showcase the impact on the ground.
Capacity development
- Work with different teams at ZWE and partners to structure our capacity development offer based on members' needs and team assessments;
- Support the development and sharing of network expertise, including in relation to our implementation projects, ensuring learnings and knowledge are shared widely, and helping to organise and facilitate online sessions to maximise these learning spaces;
- Research, identify and share relevant fundraising opportunities on capacity development for ZWE members and the team;
- Coordinate with members and the team to host and organise peer learning and skills sharing spaces;
- Organise internal ZWE resources and information to enable learning and actions for members, including developing tools to enable these efforts.
ABOUT YOU
You are a motivated individual with a passion for working with multiple groups across borders with the purpose of making Europe zero waste. You are an intuitive, empathetic and caring person who is able to build connections with diverse groups and maintain trusting relationships with them. You are very organised, process-oriented, with good project management skills and capable of running different tasks simultaneously. You have experience in network development and event management, with a particular appetite for relationships and coalition building. You have an interest and understanding of impact monitoring, and developing the knowledge and skills of a diverse group of people. You excel at personal relations, enjoy teamwork, and like working in an international environment with colleagues and members across Europe and the globe.
REQUIRED SKILLS AND COMPETENCIES
Essential
- A genuine interest in and passion for Zero Waste Europe's mission, values, and areas of focus and generally for social and environmental justice.
- Experience of working in member engagement, movement building, community engagement, governance management or related field.
- Experience of working with diverse coalitions and groups towards shared, collective goals and delivering greater impact through partnerships.
- Excellent organisational and project management skills, with experience in organising events.
- Knowledge or experience in facilitating meetings and spaces with a participatory approach.
- Knowledge or experience in impact monitoring, with a mixture of qualitative and quantitative data management.
- Excellent interpersonal skills, with the ability to work with people from different backgrounds in a way that facilitates an intersectional approach.
- Comfort working in a multicultural environment, with flexibility to collaborate across different time zones when needed.
- Appetite for working in a collaborative European and international environment.
- Excellent written and spoken English skills.
Desirable
- Relevant university degree or equivalent experience.
- Other languages, apart from English, are a plus.
- Experience in delivering or supporting communications and storytelling activities with a wide range of actors.
- Knowledge or experience of hosting and coordinating training and capacity building activities, and creating participatory and interactive educational tools.
- A broad understanding of local implementation of zero waste strategies and of EU and international environmental policies.
- Proficiency with Google Workspace, Slack, Zoho, Canva, and similar collaboration tools.
Location, compensation and work environment
We offer a competitive remuneration package in line with Brussels NGO standards (3,291 euros to 3,495 euros gross salary per month for a 100% FTE), depending on experience and internal salary grid placement, plus bene¿ts, including:
- Lunch vouchers (€10/day); 13th month (year-end bonus - if applicable);
- Double holiday pay (Belgian standard);
- Legal Holidays as per Belgian standards, plus 3 extra-legal holidays (6 for a full year);
- Hospitalisation, ambulatory and Dental Insurance (DKV);
- Travel insurance; home working and other allowances (€200 net/month);
- Reimbursement of public transport costs for local commuting (max €56.00 net/month) upon show of receipts; and full reimbursement of train transportation commuting costs within Belgium; and bike allowance for commuting by bicycle.
- Flexible working hours/times and hybrid work format between home and our Brussels of¿ce.
- An exciting opportunity to work with a dynamic, friendly, expert team
Candidates must have the right to work in Belgium - please note that ZWE is not able to provide working permit sponsorships. Candidates must live in Belgium or be willing to relocate by the start date.