Administratief medewerker - commerciële binnendienst & boekhouding

FUNCTIE OMSCHRIJVING

Commerciële en administratieve ondersteuning.

• Klanten helpen bij al hun vragen via telefoons en mailen (geen verkoop)
• Info terugkoppelen naar de sales team en andere afdelingen
• Tweede lijn telefonie voor de site in Waregem
• Ingeven en verwerken van klantenbestellingen
• Beheer van het volledige orderproces: van ingave en verzending tot en met facturatie 
• Algemene administratieve taken.

Boekhoudkundige ondersteuning

• Kennis van Business Central/Exact is een pluspunt maar geen vereiste.
• Verzenden en opvolgen van rappels voor vervallen facturen zowel via mail als telefoon.
• Opvolgen van binnenkomende betalingen en rapporteren
• Verwerken en aanleveren van cijfers voor de directie

PROFIEL

• Sterke administratieve vaardigheden en oog voor nauwkeurigheid
• Communicatief sterk voor de dagelijkse contacten met klanten en overleg met de collega's.
• Vlotte kennis van Nederlands, Frans en Engels (extra talen zijn een plus)
• Goede kennis van MS Office (Outlook en Excel)
• Georganiseerd, proactief en graag afwisseling in het takenpakket.

AANBOD

• Een gezond en stabiel bedrijf met hoge werkzekerheid.
• Een boeiende en gevarieerde fullltime functie (39.5) + 9 ADV op jaar basis
• Een stabiele werkomgeving waar jouw inzet echt het verschil maakt
• Een job met zowel klantencontact als cijfermatig werk
• Werkuren starten om 7u30 tot 16u30 (vrijdag 15u30)
• Collectief verlof
• Werk op site te Waregem (geen telewerk)
• Correcte verloning die mee evolueert met inzet en ervaring.

STUDIEVEREISTEN
Algemeen secundair onderwijs (ASO) .

Hou jij van structuur in een dynamische omgeving en stroop je graag de mouwen op? Voor een groeiend en energiek familiebedrijf in de ruime regio van Vleteren, zijn we op zoek naar een proactieve administratieve kracht die het overzicht bewaart, ook wanneer het er hectisch aan toe gaat.

Onze klant is een jong, ambitieus bedrijf waar de beslissingen snel worden genomen. Dat zorgt voor een geweldige drive, maar soms ook voor de nodige chaos en gezonde stress. Ben jij de rots in de branding die hier juist energie van krijgt? Dan ben jij de spilfiguur die wij zoeken!

Hoe zal jouw takenpakket eruit zien?

• Je stroomlijnt de interne communicatie en ondersteunt klanten.

• Je communiceert rechtstreeks met klanten om de juiste informatie te verzamelen en op te volgen.

• Je beheert en updatet de centrale database nauwkeurig en houdt relevante wetgeving binnen de sector nauwlettend in de gaten.

• Je volgt leveringen op en helpt mee met de dagelijkse planning.

• Je ziet werk, denkt mee na over hoe structuren efficiënter kunnen en optimaliseert de administratieve processen waar nodig.

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt over een Bachelordiploma of gelijkwaardig door relevante ervaring binnen administratie.

• Als schoolverlater die sterk in de schoenen gaat en snel kan schakelen, ben je zeker en vast ook welkom!

• Je spreekt vloeiend Nederlands met een vlot niveau Engels. Kennis Frans is een plus!

• Je bent organisatorisch sterk, nauwkeurig en kan snel schakelen.

• Je bent stressbestendig, veerkrachtig en staat sterk in je schoenen.

Functie

Voor een bedrijf actief in de fabricage van buizen, pijpen en pijpleidingen in regio Oudenaarde, zoekt Vivaldis een Medewerker Order Intake.

In deze commerciële binnendienstfunctie ben jij de spil tussen klanten, sales en productie. Je zorgt ervoor dat bestellingen correct, volledig en tijdig verwerkt worden. Dankzij jouw nauwkeurige opvolging verlopen de interne processen efficiënt en klantgericht.

Jouw takenpakket:

• Verwerken en controleren van binnenkomende orders in het ERP-systeem
• Nakijken van prijzen, levertermijnen en productspecificaties
• Contact onderhouden met klanten over bestellingen en leveringen
• Afstemmen met productie en logistiek om een vlotte doorstroom te garanderen
• Beheren en actualiseren van klantgegevens
• Ondersteunen van de commerciële binnendienst bij administratieve taken

Je komt terecht in een technische omgeving binnen de materialensector.

De producten dragen bij aan toepassingen die mee bouwen aan een duurzame en gezondere samenleving.

Binnen deze functie zijn er doorgroeimogelijkheden richting commerciële binnendienst of accountondersteuning, afhankelijk van jouw ambitie en inzet.

Profiel

Voor deze functie zoekt Vivaldis een kandidaat met een eerste stabiele ervaring binnen een commerciële binnendienst of orderverwerking.

Je beschikt over:

• Een diploma secundair onderwijs
• Minimum 2 tot 5 jaar relevante werkervaring in order intake of administratie
• Zeer goede kennis van het Nederlands, Frans en Engels (mondeling en schriftelijk)
• Goede administratieve en organisatorische vaardigheden
• Ervaring met ERP-systemen en MS Office
• Een rijbewijs B en eigen vervoer

Daarnaast ben je:

• Nauwkeurig en gestructureerd
• Communicatief sterk en klantgericht
• Stressbestendig bij piekmomenten
• Proactief en oplossingsgericht
• Een echte teamspeler die ook zelfstandig kan werken
• Je bent beschikbaar voor een voltijdse tewerkstelling in regio Oudenaarde.

Wat je van ons krijgt

Wat mag je verwachten?

• Een voltijdse functie
• Tijdelijk contract met optie op vast werk
• Marktconforme verloning, aangevuld met extralegale voordelen, bespreekbaar naargelang je ervaring
• Een gevarieerde functie met verantwoordelijkheid
• Opleiding on the job
• Werkzekerheid binnen een toekomstgerichte sector

Interesse in deze functie als Medewerker Order Intake in Oudenaarde? Neem vandaag nog contact op met Vivaldis Oudenaarde en zet de volgende stap in jouw carrière!

055232377

oudenaarde@vivaldisinterim .be

.

De functie bestaat erin om voor een deel van de klantenportefeuille:

• De sales manager te ondersteunen door het aanleveren van de nodige informatie voor zijn klantenbezoeken (omzetgegevens, prijzen,…); deze gegevens zijn vlot beschikbaar via het SAP systeem;
• Het aanmaken, coördineren en opvolgen van de offertes aan de klanten in samenspraak met de salesmanager (prijzen, stalenmateriaal, folders, leveringsvoorwaarden,…);
• Orderintake (inbrengen in het SAP systeem), up to date houden van de klantenfiches, controle van de stockposities, orderbevestiging aan de klant;
• Het opvolgen van de leveringstermijnen;
• Het checken van de openstaande vorderingen;
• Het geven van instructies aan de dienst verzendingen voor transport;
• Alle communicatie met de klant over zijn orders, eventuele klachten en vragen.
• U volgt dus een klantenportefeuille van A tot Z, maar bent ook back-up voor uw collega’s ingeval die afwezig zijn.

• Je bent in het bezit van een bachelor- of masterdiploma of gelijkwaardig door relevante ervaring;
• Je bent vlot zowel in gesproken als geschreven Nederlands en Frans;
• Ervaring met SAP is een troef;
• Je getuigt van een dynamische, klantgerichte en proactieve ingesteldheid;
• Je bent communicatief sterk en contactvaardig, zowel geschreven als per telefoon;
• Je bent een teamplayer die zich flexibel opstelt;
• Je kan snel en nauwkeurig werken.

Functieomschrijving
Als medewerker commerciële binnendienst ben je verantwoordelijk voor de volledige administratieve en commerciële opvolging van het verkoopproces van A tot Z. Je werkt zelfstandig en bent een belangrijke schakel tussen klanten, transporteurs en interne diensten.

Je takenpakket:

• Verwerken en opvolgen van bestellingen en verkoopadministratie
• Inplannen en coördineren van transporten (nationaal en internationaal)
• Onderhouden van contacten met klanten en transporteurs
• Behandelen van inkomende documenten en correspondentie
• Zorg dragen voor een correcte en tijdige administratieve afhandeling
• Uitvoeren van diverse ondersteunende administratieve taken

Gezocht profiel

• Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring
• Ervaring in een gelijkaardige commerciële binnendienstfunctie is een sterke troef
• Zeer goede kennis van Nederlands, Frans en Engels
• Klantgericht, communicatief en servicegericht ingesteld
• Sterk organisatorisch en administratief
• Vlot met IT-systemen en ERP (kennis van SAP is een plus)
• Zelfstandig kunnen werken en prioriteiten kunnen stellen

Zaventem | Sales Support | FR NL | Vast contract | Bachelor niveau | Tot €4000 bruto/maand

Over de organisatie

• Een Belgisch familiebedrijf, gestart als kleine onderneming en uitgegroeid tot een internationale speler met meer dan 300 medewerkers.
  
• Een hecht en betrokken team in Zaventem, waar iedereen elkaar kent: positief, betrokken en geëngageerd.
  
• Je maakt deel uit van een organisatie die volop in groei is, met een ruim productgamma en eigen trainingen voor zowel klanten als medewerkers.
  
• Een open bedrijfscultuur waar jouw input tijdens teammeetings écht gewaardeerd wordt.
  

Jouw nieuwe functie

Jouw taken en verantwoordelijkheden als Sales Support:

• Commerciële ondersteuning: Je werkt nauw samen met een accountmanager (in tandem) en wordt als evenwaardige partner gezien binnen het team.
  
• Orderbeheer: Je geeft bestellingen in, volgt offertes en prijsaanvragen op en zorgt voor een correcte afhandeling van klachten.
  
• Klantenrelaties: Je bouwt relaties uit met bestaande klanten en prospecten, en beantwoordt op een vlotte manier hun uiteenlopende vragen.
  
• Communicatie: Je bent telefonisch en via mail het aanspreekpunt voor klanten, plant afspraken in voor de vertegenwoordigers en voert ook zelf commerciële acties en opvolging van leads uit (via website, beurzen,...).
  
• Advies: Je geeft advies en promoot enthousiast de digitale besteltools van het bedrijf.
  
• Trendanalyse: Om de 6 weken denk je samen met de accountmanagers mee na over trends, KPI's en cijfers, en werk je hier actieplannen voor uit.
  

Jouw profiel

Voor deze functie als Sales Support, zoeken we iemand met:

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Frans (must) aangevuld met goede kennis van het Nederlands.
  
• Relevante ervaring in een administratieve en/of commerciële functie.
  
• Een bachelor denkniveau.
  
• Algemene computervaardigheid en bereidheid om nieuwe systemen aan te leren (interne opleiding voorzien).
  
• Een positieve, betrokken en hands-on persoonlijkheid.
  
• Je bent commercieel ingesteld, maar zoekt vooral stabiliteit, geen schrik om de telefoon op te nemen.
  

Voor een bedrijf in Wijnegem zijn wij op zoek naar een order entry & customer service employee.

Je staat in voor de input bestellingen die telefonisch of per mail binnen komen.

Je zal actief de producten en promoties telefonisch verkopen.

Administratief en telefonisch klachten verwerken volgens het syteem Dynamics 365.

Je zal resultaten communiceren teneinde vooropgestelde objectieve te behalen binnen een bepaald deadline.

Je zal klanten bij vragen/ problemen correct en geduldig te woord staan met respect voor de eigenheid van de klant, zijn taal en cultuur.

Je hebt al een eerste werkervaring in een gelijkaardige functie achter de rug.

Je bent een gedreven en communicatieve teamplayer.

Je werkt ordelijk en nauwkeurig.

Je bent commercieel ingesteld.

Je hebt een goede kennis van MS Office en Outlook.

Je hebt een zeer goede kennis Nederlands & Frans, een goede kennis Engels.

Voor onze klant in de regio Dilsen gaan we via deze vacature op zoek naar een Commercieel Medewerker op de binnendienst die zal instaan voor zowel het nodige klantencontact als bijhorende administratie.

Neem hieronder het takenpakket even door:

• Je fungeert als aanspreekpunt voor klanten en vertegenwoordigers
• Je staat in voor de orderverwerking, beantwoorden van klantenvragen en de nodige commerciële informatie verstrekken
• Efficiënte administratieve uitvoering van het verkoopproces
• Verwerking en opvolging van service meldingen

Voor deze functie als Commercieel Bediende zoeken we in de eerste plaats een nauwkeurig persoon die naast het communicatieve ook het administratieve op een sterke manier voor zijn of haar rekening kan nemen. 

We mikken concreet op onderstaand profiel:

• Bachelor of gelijkwaardig door ervaring
• Goede kennis Nederlands en Engels
• Bijkomende kennis van Duits en Frans is een pluspunt
• Vlotte en professionele communicatie
• Goede administratieve vaardigheden
• Goede PC vaardigheden
• Nauwkeurig werken
• Teamplayer / Flexibel / Stressbestendig

• Je bent verantwoordelijk voor een optimale klantenservice en zorgt voor de orderverwerking van a tot z.

• Je bent het aanspreekpunt van klanten en leveranciers.

• Verwerken alle inkomende orders en plaatsen van de nodige bestellingen bij leveranciers.

• Maken van offertes en administratieve ondersteuning bij aanbestedingen.

• Proactief signaleer je knelpunten en mogelijkheden tot verbetering.

• Goed communiceren is één van jouw sterktes.

• Klant- en oplossingsgericht.

• Zeer goede kennis Nederlands, goede kennis van de Franse en Engelset taal

• Je hebt zin voor initiatief en kan zelfstandig werken.

Haal je energie uit internationale klantencontacten? Werk je graag samen met een team van ervaren collega's? 

Dan is deze job iets voor jou!

Takenpakket:

• Je beheert het volledige proces van de klant van orders en betalingen, van begin tot eind.
• Je staat klanten professioneel te woord telefonisch en per mail en biedt oplossingen voor vragen en problemen
• Je ondersteunt het team op administratief vlak. 

 

• Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma.
• Een eerste werkervaring is een plus maar gemotiveerde schoolverlaters komen ook in aanmerking. 
• Je communiceert vlot in het Nederlands, Engels en bij voorkeur ook in het Frans.
• Je bent klantgericht, communicatief en commercieel ingesteld.
• Je kan vlot overweg met MS office.