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MISSIONS
Les missions du Secrétariat communal sont multiples et variées, ce qui a valu au service d'être requalifié en tant que « département des Affaires générales », cette dernière appellation reflétant plus fidèlement les missions que le département remplit au quotidien. Il regroupe des agents qui s'occupent de matières concernant l'ensemble de l'administration : la centralisation et la préparation des dossiers à soumettre au Collège et au Conseil communal, et le suivi des décisions arrêtées par ces deux organes ; la communication, l'informatique, le secrétariat, l'archivage, la planification d'urgence, la sécurité de l'information et de la protection des données à caractère personnel, le contrôle interne, simplification administrative et digitalisation des processus, etc...
Sous l'autorité du chef de service, l'assistant·e administratif·ve assure la gestion et le suivi des dossiers qui lui sont confiés. Il·Elle intervient dans les différents domaines et activités gérés par le service.
POSITION HIÉRARCHIQUE (sous la responsabilité du responsable logistique)
TACHES
- Soutien au service en matière de communication bilingue (français-néerlandais) (mi-temps)
- Diffusion des notes de service et information au personnel communal et des ASBL bilingue (français-néerlandais)
- Support pour la mise à jour des informations sur le site internet, d'intranet, des publications Facebook et LinkedIn bilingue (français-néerlandais)
- Soutien au service en matières administrative et logistique (mi-temps)
- Fournir des informations administratives (documents, procédures, délais)
- Encoder et mettre à jour des dossiers administratifs
- Rédiger des courriers
- Assurer le dispatching des signataires et courriers
- Gérer la boite email générale de Ganshoren (réception des courriels et transfert dans les services concernés)
- Support logistique pour l'organisation des séances du conseil communal (préparation de la salle)
- Back up de ses collègues en communication et secrétariat
- Toute autre tâche nécessaire à la continuité des services communaux
DIVERS
Peut-être amené à travailler en soirée pour préparer des séances du Collège (1 fois par semaine) et du Conseil (1 fois par mois) et parfois le week-end (ponctuellement mise à jour du site de la commune, peut se faire à distance)
COMPETENCES TECHNIQUES
- CESS ou équivalent
- Maîtrise orale du français et/ou du néerlandais avec une bonne maitrise de la seconde langue (communication professionnelle orale et écrite dans les 2 langues nationales) et de préférence, être en possession du brevet travaillerpour.be 9§2 suffisant pour la deuxième langue (français ou néerlandais) ou être disposé à passer les épreuves afin de l'obtenir
- Très bonne orthographe dans les deux langues nationales
- Utilisation courante des outils bureautique de base (word, excel, outlook), des logiciels métier
- Connaissances de base du fonctionnement de l'administration (Nouvelle Loi Communale)
- Savoir appliquer des procédures administratives est un atout
COMPETENCES COMPORTEMENTALES
- Agir avec intégrité et professionnalisme
- Coopérer (Soutenir les collègues de son département dans leurs tâches administratives ; Collaborer avec les différents services communaux)
- Travailler orienté résultat
- Analyser
- Structurer son travail (Assurer le respect des procédures)
NOTRE OFFRE
- Contrat à durée déterminée temps-plein (37h30 par semaine) de 6 mois
- Horaire flottant
- Traitement : Echelle barémique de niveau C1 de la Charte Sociale (2.618,37 € brut mensuel, allocations règlementaires non-comprises, ancienneté 0)
- Possibilité de faire valoir toute l'ancienneté dans le secteur public et jusqu'à 6 ans d'expérience utile dans le secteur privé.
- Possibilité d'octroi d'une prime de bilinguisme sur présentation du certificat linguistique requis
- Intervention dans les frais de transport domicile-lieu de travail pour les transports en commun, prime vélo et prime piéton
- Abonnement STIB offert
- Tarif préférentiel pour l'assurance hospitalisation
- 2ème pilier de pension
- Primes du Service Social Collectif et avantages et réductions via Benefits@Work
- Possibilité de télétravailler 1 jour par semaine après une période d'adaptation
- Journées team building
- Sport au travail : dispense de service de 45 minutes maximum 2 fois par semaine sur le temps de midi pour participer à des activités sportives proposées par l'employeur
- Titre repas 6,50 € par jour (1,09 € à charge du travailleur)
MISSIONS
Le département Activités citoyenne est un service à la population. Ses missions couvrent notamment les matières suivantes :
- Economie : Promouvoir le dynamisme entrepreneurial, ouvertures et mutations dans le secteur Horeca
- Animations : Organiser les évènements festifs communaux
- Bien-être animal : Veiller à la cohabitation harmonieuse humain-animaux
- Emploi : Aide aux chercheurs d'emploi, gestion des travailleurs ALE employés par la commune
- Egalité de chances : Sensibiliser le public à la différence via divers projets
Le·a gestionnaire de projets et d'événements (ex : marché annuel et de Noël, business networking, salon de l'emploi, journée du bien-être animal, etc.) prend en charge l'organisation des évènements de leur conception à leur réalisation : contact avec les partenaires, recherche de fournisseurs-prestataires, procédure de mise en concurrence, gestion du matériel à mettre en œuvre (interne et externe), mise en place - coordination sur le terrain, présence lors des évènements,...
Il·elle intervient également pour mettre en place diverses activités du service (campagnes d'information, gestion des dossiers Horeca et la base de données des commerces, gestion de primes communales, tenir à jour des bases de données, etc.)
POSITION HIÉRARCHIQUE (voir organigramme)
TACHES : Sous l'autorité directe du responsable du département (N+1) et en collaboration avec les autres agents de l'administration
- Gérer les demandes des subsides ainsi que leurs reportings et justifications (avec Bruxelles environnement en ce qui concerne le Bien-être animal, avec Actiris en ce qui concerne l'Emploi)
- Gérer administrativement et financièrement les primes et avantages accordés au titre de la promotion de l'économie locale
- Gérer, mettre à jour des plannings, des bases de données et des tableaux de reporting des commerces HORECA, relatifs aux chèques ALE (Agence Locale Pour l'Emploi) et les chèques commerce
- Assurer le suivi des autorisations et mutations Horeca : gestion des dossiers individuels, respect de la Nouvelle Loi Communale art 117 à 119 en matière de fermeture et suspension
- Recenser et assurer l'exécution des règlements taxe en lien avec les matières du service et s'assurer de la bonne la collecte des taxes ;
- Gérer les documents d'autorisation et les mesures administratives ad hoc
- Planifier tous les aspects de l'organisation des évènements dont vous avez la charge (par exemple journée du bien-être animal, marché annuel, marché de Noël, manifestations et conférences sur une thématique donnée, activités de la maison de l'Emploi, etc...), ce compris, la participation à la conception, l'identification des fournisseurs-prestataires, la gestion de l'équipe mobilisée pour l'organisation de l'évènement (collègues et bénévoles), la gestion administrative et financière, la communication, la promotion et l'organisation le jour de l'évènement
- Participer au suivi administratif et budgétaire du service
- En collaboration avec le responsable du département, gérer les projets « égalité des chances »
- Toute autre tâche en lien avec la fonction
COMPETENCES TECHNIQUES
- Être titulaire d'un bachelier en rapport avec la fonction
- Savoir développer et gérer des projets (conception, suivi et évaluation)
- Bilinguisme FR-NL (en possession de l'Article 9§2 (élémentaire) - Selor, ou être disposé à l'obtenir rapidement)
- Maîtrise des applications bureautiques courantes (suite Office, Publisher, Powerpoint, Canva)
- Bonne communication verbale et écrite (contact avec le public et rédaction de courriers, notes, rapports...). Une attention particulière sera accordée à l'orthographe
- Avoir une connaissance de base des règles sur les marchés publics
- Une première expérience dans la gestion de projets ou l'organisation d'événements et le suivi de budgets et un atout
COMPETENCES COMPORTEMENTALES
- Intégrité et professionnalisme
- Team spirit/coopérer
- Orienté résultat (quantité / qualité)
- Construire son réseau
- Gestion du changement
- Communiquer
DIVERS
Prestations ponctuelles le week-end et/ou en soirée (marché de Noël, brocantes, marché annuel...)
NOTRE OFFRE
- Contrat à de remplacement temps-plein (37h30 par semaine)
- Horaire flottant
- Traitement : Echelle barémique de niveau B1 de la Charte Sociale (3.022,17 € brut mensuel, allocations règlementaires non-comprises, ancienneté 0)
- Possibilité de faire valoir toute l'ancienneté dans le secteur public et jusqu'à 6 ans d'expérience utile dans le secteur privé.
- Possibilité d'octroi d'une prime de bilinguisme sur présentation du certificat linguistique requis
- Intervention dans les frais de transport domicile-lieu de travail pour les transports en commun, prime vélo et prime piéton
- Abonnement STIB offert
- Tarif préférentiel pour l'assurance hospitalisation
- 2ème pilier de pension
- Primes du Service Social Collectif et avantages et réductions via Benefits@Work
- Possibilité de télétravailler 1 jour par semaine après une période d'adaptation
- Journées team building
- Sport au travail : dispense de service de 45 minutes maximum 2 fois par semaine sur le temps de midi pour participer à des activités sportives proposées par l'employeur
- Titre repas 6,50 € par jour (1,09 € à charge du travailleur)
MISSION GENERALE
Le juriste donne des conseils juridiques et réalise des analyses juridiques à l'attention des organes
décisionnels et des différents services du CPAS, assure la gestion des litiges y compris au contentieux,
propose et défend devant les organes décisionnels l'adoption de décisions motivées et argumentées,
assure la solidité légale des décisions en matière de marchés publics, participe à la mise en oeuvre
concrète des décisions adoptées et des projets soutenus par le Conseil de l'action sociale.
ACTIVITES PRINCIPALES
1. Expertise juridique générale liée au fonctionnement du CPAS
Garantir la bonne application de la législation et de la réglementation au sein de l'institution
Rédiger les analyses juridiques sur tout type de matières (notamment l'aide sociale, le RH et le logement)
Conseiller et donner des avis juridiques à l'attention des services du CPAS et de la Direction (support aux services notamment par la rédaction de modèles de courriers, de délibérations et de conventions et de notes, et par la formation des équipes)
Assurer un suivi de l'évolution de la législation et de la jurisprudence dans les différents domaines en lien avec le fonctionnement du CPAS
Formuler des propositions motivées aux organes décisionnaires et veiller à leur bonne exécution
Assurer rigoureusement le suivi administratif de ses propres dossiers
En cas d'absence, remplacement du responsable de service dans les missions juridiques et dans l'accompagnement et le suivi des tâches des autres collègues de niveau B et C
2. Gestion et suivi des litiges y compris contentieux impliquant l'institution
Assurer la protection de la défense des intérêts du CPAS en conseillant et en assistant la Direction et les différents services concernés par un litige
Examiner et analyser de manière approfondie les dossiers contentieux en vue de proposer à l'institution la meilleure défense/ stratégie à adopter
Suivre les différentes étapes de la procédure contentieuse : préparer les éléments nécessaires à la défense, collaborer avec les avocats et appliquer les décisions des tribunaux
3. Support juridique pour la matière des marchés publics
Assurer la conformité légale des décisions d'achats
Passer les marchés publics dans le respect de la réglementation applicable (accompagnement des services dans l'évaluation des besoins, lancement du marché et établissement du cahier de charges, étude des offres, attribution et notification du marché)
Veiller au respect des plannings de marchés publics et au suivi de la bonne exécution du contrat
Proposer des modèles/ documents types et former les équipes pour qu'elles puissent lancer leurs marchés de faible montant
Se tenir informé de l'offre du marché, notamment par la participation à des groupes de travail et le suivi de formations
4. Toute tâche, en lien avec le profil, demandée par le responsable hiérarchique
COMPETENCES
SAVOIR (connaissances)
¿ Connaissance du fonctionnement d'un CPAS, des législations et réglementations applicables en CPAS
¿ Connaissance de l'organisation générale et des principes de fonctionnement d'un CPAS.
¿ Connaissance de base en droit social et marchés publics
SAVOIR-FAIRE (compétences techniques)
¿ Travaille de manière précise, vérifie les informations et fait preuve d'esprit critique
¿ Dispose de la faculté de recherche, d'analyse et de synthèse
¿ Organise et priorise ses tâches, assure une veille juridique
¿ Fait preuve de discrétion et d'intégrité
¿ Utilise aisément les outils informatiques (Suite Microsoft Office, Teams)
SAVOIR-ÊTRE (compétences comportementales)
¿ Rigueur et organisation
¿ Dynamisme, énergie positive
¿ Esprit d'analyse, de synthèse et orientation solutions
¿ Assertivité, diplomatie et flexibilité
¿ Aisance en public, pédagogie, animation de groupe
¿ Esprit d'équipe, collaboration et travail en réseau
¿ Déontologie et posture professionnelle irréprochables
PROFIL
Diplôme requis : master (licence) en droit délivré par une des universités belges, ou équivalence délivrée par une des communautés belges ;
Avoir une expérience de travail de minimum 5 ans en tant que juriste en droit public, droit social et/ou en droit des marchés publics est un atout ;
Avoir une expérience de travail de minimum 2 ans dans un CPAS est un atout ;
Bonne connaissance de la 2ème langue nationale, être en possession du Selor ou prêt à l'obtenir (articles 8 & 10).
Un contrat à durée indéterminée à 2/3 temps ou un contrat de remplacement à temps plein
¿ Un horaire de travail de 24h/semaine pour le contrat à 2/3 temps et un horaire de travail de 36h/semaine pour le contrat à temps plein (sauf exceptions, pas de prestations exigées le vendredi après-midi) sous le principe de l'horaire flottant
¿ Un régime de congés attractifs (secteur public)
¿ La possibilité de solliciter la mesure de télétravail
¿ Une rémunération à l'échelle barémique A1.1 (salaire mensuel brut indexé pour un 2/3 temps de
2.714,20 € sans ancienneté et de 3.209,14 € avec une reprise de 10 ans d'ancienneté OU salaire mensuel brut indexé pour un temps plein de 4.071,30 € sans ancienneté et de 4.813,71 € avec une reprise de 10 ans d'ancienneté)
¿ Une prime de fin d'année
¿ Une évolution de carrière contribuant à augmenter le salaire
¿ La reconnaissance des anciennetés dans le secteur privé pour un maximum de 6 années et la reconnaissance des anciennetés dans le secteur public de manière illimitée
¿ La prise en charge à 100% des frais de déplacement en transports en commun ainsi qu'une indemnité vélo ou piéton
¿ La prime de bilinguisme sur base de l'obtention du certificat linguistique du SELOR
¿ Les chèques repas d'une valeur faciale de 8,00 €
¿ Le bénéfice des avantages offerts par le Service social collectif : primes individuelles, primes de circonstances, assurance hospitalisation à prix attractif, réductions et avantages divers sur le plateforme Benefits at work
¿ L'octroi du 2e pilier de pension
¿ La possibilité de suivre des formations pour compléter ses connaissances
En tant qu'infirmier en chef, vous êtes amenés à :
¿
Appliquer et transmette la politique des soins infirmiers et les dispenser aux résidents
¿
Assurer la gestion journalière du personnel infirmier et du personnel soignant
¿
Assurer une organisation de travail efficace, participer à l'établissement des horaires, des plannings
¿
Participer à l'élaboration des outils permettant d'évaluer la charge de travail
Ecouter, évaluer, arbitrer le personnel soignant dans le cadre du cycle d'évaluation
¿
Analyser, évaluer les besoins et participer aux choix du personnel
¿
Garantir la continuité des formations des équipes
¿
Maintenir une ambiance conviviale et une relation de confiance entre l'équipe soignant, les résidents et leurs familles
¿
Respecter le devoir de discrétion et respecter le secret professionnel
¿
S'intégrer dans le projet de vie de la Maison de repos
¿
Coordonner le travail pluridisciplinaire du personnel infirmier et paramédical, du personnel de réactivation, des kinésithérapeutes et des aides-soignants en mobilisant, développant et optimalisant les ressources disponibles
¿
Organiser l'admission des nouveaux résidents
¿
Veiller à l'actualisation du dossier infirmier, paramédical, kinésithérapeutique et psychosocial du résident
¿
Veille à ce que les besoins en kinésithérapie, ergothérapie et logopédie repris dans le plan de soins soient rencontrés
¿
En collaboration avec le médecin coordinateur et conseiller et l'infirmier en chef coordinateur :
¿
Organiser la concertation pluridisciplinaire qui a lieu au moins tous les deux mois
¿
Formuler des propositions relatives à la politique nutritionnelle, la contention et /ou d'isolement, la maîtrise des infections liées aux soins, la prévention des escarres et plaies chroniques, les soins bucco-dentaires, la problématique d'incontinence et les soins palliatifs ainsi que la prise en charge des patients souffrant de démence
¿
Organiser la prescription, la fourniture, la délivrance, la conservation et la distribution de médicaments en concertation avec les pharmaciens
¿
Participer aux différents groupes de travail et l'élaboration du programme de qualité
Diplômes et connaissances :
¿
Vous êtes en possession du d'un graduat en infirmier. Le diplôme ou certificat demandé doit être délivré par un établissement d'enseignement belge reconnu par l'une des communautés du pays. Si votre diplôme a été délivré dans un pays étranger, vous pouvez également participer si vous avez obtenu une équivalence pour ce diplôme/certificat délivrée par l'une des Communautés.
¿
Pour les personnes en dehors de l'UE : carte de séjour avec permis de travail illimité ou exemption de permis de travail
¿
Vous avez une connaissance de la deuxième langue nationale (en possession du brevet Selor ou disposé à l'obtenir) ;
Expérience :
¿
Une expérience d'1an en management d'équipes soignantes est un atout ;
¿
Ecole de cadre est un atout ;
Connaissances techniques (savoir -faire) et Savoir-être :
¿
Vous avez une bonne capacité de communication ;
¿
Vous savez fédérer les équipes autour d'objectifs communs.
¿
Adhérer à la culture d'entreprise tournée vers une approche participative ;
¿
Vous avez l'esprit d'équipe et êtes capable de prises d'initiatives.
¿
Patient et empathique, vous avez la capacité à vous distancier émotionnellement.
¿
CDI et CDR
¿
Horaires flexibles
¿
Régime de congés attractif
¿
Echelle barémique conforme aux barèmes des administrations locales de la Région de Bruxelles-Capitale : NIVEAU BH5
Mensuel brut à l'index actuel (reconnaissance de l'expérience professionnelle utile sous réserve de la remise d'attestations probantes en application du statut pécuniaire) :
o
Sans ancienneté = 3.866,19 €
o
10 années d'ancienneté = 4.494,28 €
o
20 années d'ancienneté = 5.122,37 €
¿
Reprise de la totalité de l'ancienneté utile à la fonction
¿
Prime de fin d'année
¿
Prime linguistique mensuelle si réussite de l'article 8 du SELOR (255,46 €)
¿
Prime pour horaires inconfortables
¿
Prime pour prestations de nuit et de week-end
¿
Chèques-repas d'une valeur faciale de 8 euros
¿
Mise à disposition d'un téléphone à usage professionnel et privé et abonnement possible
¿
Assurance hospitalisation (après 6 mois d'ancienneté)
¿
Assurance pension
¿
Transport : abonnement gratuit sur le réseau bruxellois STIB
¿
Intervention à hauteur de 78 % par mois dans les frais de transport SNCB/De Lijn/TEC à l'extérieur du réseau bruxellois
¿
Indemnité vélo possible
¿
Accessibilité en transports en commun
¿
Parking gratuit à la Maison de Repos et de Soins La Cerisaie
¿
Programme de formation