Onze opdrachtgever is een gerenommeerde organisatie met vestigingen in zowel Nederland als Luxemburg. Zij zijn gespecialiseerd in het structureren van investeringsfondsen, het opzetten van securitisation companies en het ondersteunen van family offices. Daarnaast bieden zij expertise op het gebied van fondsadministratie en het ontwikkelen van fiscaal efficiënte structuren. Binnen dit dynamische werkveld werkt een toegewijd team van professionals nauw samen met fiscalisten, juristen en andere experts om maatwerkoplossingen te leveren. Bij onze opdrachtgever krijg je als Management Assistent een veelzijdige en onmisbare functie. Jij bent degene die het management ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden en ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Of het nu gaat om agendabeheer, het organiseren van belangrijke bijeenkomsten, of het voorbereiden van vergaderingen – jouw organisatorische talent en daadkracht maken het verschil. Je bent het aanspreekpunt voor collega’s en externe relaties, en speelt een sleutelrol in de efficiëntie van de operationele processen. Wat je verder nog gaat doen: Plannen en organiseren: Het beheren van agenda’s, coördineren van afspraken en voorbereiden van vergaderingen. Coördinatie en communicatie: Contact onderhouden met klanten, partners en andere stakeholders. Ondersteunen en documenteren: Notuleren tijdens vergaderingen, beheren van documenten, en ondersteunen bij rapportages en presentaties. Projectmanagement: Actief bijdragen aan ad-hoc projecten en administratieve taken. Evenementen en reizen: Organiseren van evenementen, bijeenkomsten en reizen voor het managementteam.

Bij onze opdrachtgever krijg je een afwisselende rol waarin je als eerste aanspreekpunt fungeert. Je beantwoordt binnenkomende telefoontjes en verstrekt offertes voor mediationtrajecten. Zodra er een getekende offerte is, neem je proactief contact op met alle betrokken partijen. Je verstrekt de benodigde documenten en informeert hen over welke mediator de zaak zal behandelen. Ook zorg je voor de juiste match door contact op te nemen met een mediator uit de juiste regio, die de zaak verder kan oppakken. Daarnaast monitor je de voortgang van de mediationtrajecten nauwlettend. Je onderhoudt regelmatig contact met de mediators voor overleg over nieuwe, lopende of af te sluiten trajecten en schakelt waar nodig met casemanagers van verzekeraars. Wanneer nodig, breng je ze in contact met een persoon binnen onze organisatie om specifieke vragen te beantwoorden. Na afronding van een traject ontvang je het eindregistratieformulier en de factuur van de mediator, die je zorgvuldig verwerkt. Vervolgens zorg je ervoor dat er een factuur naar de opdrachtgever wordt gestuurd. Daarnaast houd je de inkoop- en verkoopadministratie nauwkeurig bij, monitor je de betalingen en maak je per kwartaal een overzicht van de betaalde en ontvangen BTW. Voor nieuwe mediators geef je instructies over de werkwijze en verwerking van mediations. Ook zorg je ervoor dat de vakantiedata van de mediators goed worden bijgehouden, en dat alle documenten up-to-date zijn. De afspraken met onze opdrachtgevers over samenwerkingen en tarieven houd je zorgvuldig bij. Flexibiliteit om je uren zelf in te delen Stressbestendigheid en mondelinge vaardigheden Integriteit en punctualiteit Goed incasseringsvermogen en vermogen om rust te bewaren Inlevingsvermogen en goede waarnemingscapaciteiten

Voor onze opdrachtgever, een vooraanstaand onderzoeks- en opleidingsinstituut in Zuid-Holland, zoeken wij een ervaren secretaresse voor het onderwijsbureau. Organisatieprofiel: Binnen een internationale context werkt deze organisatie aan innovatieve onderwijsprogramma's en baanbrekend onderzoek. Hun expertise wordt wereldwijd erkend en gewaardeerd. Functieomschrijving: Als secretaresse ben je de spil in de organisatie van het onderwijsbureau en bied je ondersteuning aan: Management van het onderwijsbureau Diverse commissies en besturen Administratieve processen en kwaliteitsbewaking Organisatie van vergaderingen en verslaglegging Beheer van digitale informatiesystemen Algemene secretariële werkzaamheden MBO+ werk- en denkniveau Ervaring in soortgelijke functie Ervaring met administratieve systemen Accuraat en integer Sterk in verslaglegging Servicegericht

In deze functie ben je de organisatorische spil achter een goed draaiende praktijk. Je beheert agenda's en spreekuurstructuren, houdt werkafspraken en documenten actueel en bereidt terugkerende managementtaken voor en voert ze uit. Daarnaast stel je nieuwsbrieven en interne communicatie samen, regel je praktische zaken zoals contact met leveranciers en facilitaire kwesties, en gebruik je Microsoft 365 om processen te onderhouden en waar nodig te verbeteren. De rol vraagt om iemand die zelf initiatief neemt. Je ziet wat er moet gebeuren, wacht niet af en zorgt dat het ook echt afgerond wordt. Soms ligt de nadruk op uitvoeren en borgen, soms op verbeteren, maar jij houdt altijd het geheel in de gaten. Je werkt zelfstandig, houdt het overzicht en zorgt dat er niets blijft liggen. Zorgervaring is niet vereist; je gevoel voor digitale werkprocessen telt hier zwaarder. Aantoonbare ervaring met het zelfstandig organiseren en verbeteren van werkprocessen. Beheersing van Microsoft 365, waaronder SharePoint, Planner of vergelijkbare toepassingen. Je denkt mee, maar pakt het ook zelf op. Je houdt overzicht en zorgt dat zaken worden afgerond. Je werkt prettig zonder hiërarchische aansturing. MBO/ HBO Werk en denkniveau.

Als bestuurssecretaresse lever je een belangrijke bijdrage aan de stad Zoetermeer, je werkt immers dichtbij het bestuur. In deze functie zorg jij ervoor dat het college van burgemeester en wethouders optimaal gefaciliteerd wordt en de handen vrij heeft om goed in te spelen op de behoeften die in de stad leven. Jij zet jouw organisatietalent in voor het ontzorgen van de leden van het college van B&W. Je werkt nauw samen met het college, de andere secretaresses in het team, de bestuursadviseurs en de ambtelijke organisatie. Zo wordt de optimale support van het college gegarandeerd. Je zorgt voor:   Aagendabeheer, correspondentie en het plannen van afspraken;  Het doornemen van de agenda van de week met de bestuurder;   Telefoonbehandeling, verzoeken aannemen en algemene informatie verstrekken; Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten in samenwerking met de afdeling;   Signaleren en communiceren van zaken waar het bestuur, directe collega's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn;   Het meedenken over het werkproces en bijhouden van ontwikkelingen in het eigen vakgebied. MBO/ HBO werk en denkniveau Werkervaring als secretaresse Ervaring met Microsoft 365 Beschikbaar per 13 januari 2025 voor 32 uur per week  Competenties Organiserend vermogen; Goede communicatieve vaardigheden; Gevoel voor verhoudingen; Zorgvuldig; Digitaal vaardig.

Word jij de nieuwe Juridisch Secretaresse bij een toonaangevend advocatenkantoor op de Zuidas? Voor onze opdrachtgever, een gerenommeerd advocatenkantoor gespecialiseerd in vastgoed en infrastructuur, zoeken wij een ervaren juridisch secretaresse voor 24-40 uur per week. Als Juridisch Secretaresse ben je de spil in een dynamisch team van advocaten. Je zorgt voor een vlekkeloze agenda-coördinatie, bereidt juridische documenten voor en houdt de administratie nauwkeurig bij. Met jouw proactieve houding en oog voor detail zorg je dat alles op rolletjes loopt. MBO+/ HBO werk en denkniveau Relevante secretariële opleiding Ervaring in soortgelijke rol is een pre Expert in MS Office Sterke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels Drive om in een professionele omgeving te excelleren Minimaal 3 dagen per week beschikbaar voor werken op locatie

Als Secretaresse met HR taken ben je de spil in de organisatie en zorg je voor een soepele bedrijfsvoering. Je ondersteunt het management bij dagelijkse werkzaamheden en bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers op HR-gebied. Werkzaamheden: Beheren van de agenda's en coördineren van afspraken Verzorgen van correspondentie en documentbeheer Organiseren van meetings en bedrijfsevenementen Ondersteunen van projectadministratie Algemene kantoorwerkzaamheden en receptietaken Ondersteunen bij werving & selectie trajecten Verzorgen van onboarding van nieuwe medewerkers Eerste aanspreekpunt voor HR-vragen van medewerkers Assisteren bij verzuim- en verlofregistratie MBO/ HBO werk en denkniveau Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie Sterke organisatorische vaardigheden en proactieve instelling Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands Beheersing van MS Office pakket Discreet, betrouwbaar en servicegericht Zelfstandig en resultaatgericht kunnen werken

Als monteur installeer je (in de eigen werkplaats) samen met je collega’s automatische afdeksystemen op vrachtwagens, aanhangwagens of opleggers.

Als Notarieel Secretaresse speel je een centrale rol in de ondersteuning van een team van specialisten. Je werkt aan uiteenlopende dossiers en zorgt ervoor dat alle processen soepel verlopen. Nauwkeurigheid en klantvriendelijkheid zijn essentieel in deze veelzijdige functie. Jouw taken: Opstellen en bewerken van juridische stukken en notariële akten Plannen van afspraken en beheren van agenda's Eerste aanspreekpunt voor relaties (telefonisch en per mail) Onderhouden van cliëntdossiers en databases Ondersteunen bij financiële administratie zoals urenregistratie Diverse secretariële werkzaamheden MBO/ HBO werk en denkniveau Ervaring in een vergelijkbare omgeving Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse tala Bekend met Word, Excel, Outlook en PowerPoint Representatief, accuraat en stressbestendig Proactieve werkhouding met oog voor detail

Onze opdrachtgever is een gerenommeerde, internationaal georiënteerde dienstverlener op het gebied van financiële en administratieve ondersteuning. Zij bedienen zowel nationale als internationale klanten en bieden een breed scala aan diensten, waaronder juridische ondersteuning, bedrijfsvoering en accountancydiensten. Het is een professionele omgeving waar nauwkeurigheid en klantgerichtheid centraal staan. Wat ga je doen? Als Office Assistant ben je een onmisbare schakel binnen het klantserviceteam. Je werkt nauw samen met de accountmanagers en ondersteunt hen bij de dagelijkse werkzaamheden. Denk hierbij aan het verwerken van post en e-mail, het opstellen van betalingsopdrachten en de opvolging hiervan richting banken, en het bijhouden en digitaal archiveren van klantdossiers. Daarnaast verzorg je de facturatie en stuur je herinneringen uit, onderhoud je contacten met externe partijen zoals belastingadviseurs en notarissen, en zorg je voor de coördinatie van reisarrangementen voor het management. Ook de ontvangst van klanten, het regelen van vergaderruimtes en kleine praktische zaken horen bij jouw takenpakket. Verder draag je bij aan compliancewerkzaamheden en heb je contact met de Kamer van Koophandel. Relevante werkervaring Mondeling en schriftelijk sterk in het Nederlands én Engels. Je bent een echte teamspeler die goed aanvoelt wat de organisatie nodig heeft, maar ook zelfstandig zijn weg weet te vinden. Je werkt gestructureerd, denkt pragmatisch en hebt een proactieve instelling. Resultaatgericht werken en oog voor de klant zitten in je DNA.