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Vos tâches et responsabilités
En tant que coordinateur des installations, vous faites partie de l'équipe Facility & Indirect Procurement et êtes le point de contact central pour tous les signalements techniques et les questions liées aux installations au sein de notre organisation. Vous assurez un traitement fluide et efficace de tous les signalements provenant de nos pharmacies, bureaux et sites logistiques. Pour ce faire, vous travaillez en étroite collaboration avec les fournisseurs, les techniciens et les parties prenantes internes.
- Suivi et coordination opérationnels :
- Suivi des signalements techniques (entretien, réparations, services publics, sécurité, etc.).
- Coordination des interventions avec les fournisseurs et les services internes.
- Contrôle des travaux effectués en termes de qualité, de sécurité et de conformité.
- Suivi de la planification et du budget, en concertation avec le Facility Manager.
- Suivi administratif et contractuel :
- Gestion et mise à jour des données des fournisseurs, des contrats de maintenance et des SLA (Service Level Agreement).
- Création et suivi des bons de commande et de la facturation en collaboration avec le service financier.
- Suivi des rapports d'inspection (électricité, sécurité incendie, ascenseurs, CVC, etc.).
- Rapportage des KPI périodiques et de l'avancement à la direction.
- Soutien aux projets :
- Soutien aux projets liés aux installations, tels que les rénovations, les déménagements, l'automatisation, la gestion de l'énergie et la durabilité.
- Participation à la mise en œuvre du nouveau système de billetterie pour les signalements techniques (automne 2025).
- Test et optimisation des processus dans ce système et soutien aux collègues pour son utilisation.
- Sécurité et conformité :
- Veiller au respect des règlements de sécurité et des obligations légales.
- Collaboration avec les organismes de contrôle externes et les conseillers en prévention internes.
Profil et qualifications recherchés
Pour cette fonction stimulante de Coordinateur Facility, nous recherchons un professionnel motivé qui répond aux critères suivants :
- Vous êtes bilingue (néerlandais/français) et pouvez vous exprimer professionnellement dans les deux langues, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Vous êtes bien organisé, orienté client et pensez en termes de solutions.
- Vous avez un bon intérêt technique (construction, HVAC, électricité, installations générales).
- Vous communiquez facilement et professionnellement avec les partenaires internes et externes.
- Vous avez des connaissances de base d'Office 365 (Excel, Outlook, SharePoint) et de préférence une expérience avec des outils de ticketing ou des systèmes ERP.
- Vous pouvez travailler de manière autonome, mais fonctionnez également bien en équipe.
- Une première expérience en facility management, dispatching technique ou coordination de maintenance est un atout, mais pas une obligation. Plus important est que vous soyez désireux d'apprendre et que vous ayez le sens du service management.