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Au sein de la division « bâtiments », vous avez principalement en charge le suivi technico-administratif de la maintenance des bâtiments communaux en concertation avec votre ligne hiérarchique.
Vous y organisez, planifiez et faites le suivi des différents travaux, maintenances et contrôles réalisés au cours de l'année.
Activités principales
- Vous assurez le suivi et la gestion des contrôles légaux et non légaux des équipements des bâtiments communaux, tant mobiliers qu'immobiliers
- Vous gérez les assurances et les sinistres des bâtiments communaux en collaboration étroite avec les agents de la division
- Vous assurez le suivi administratif des commandes passées auprès des fournisseurs (rédaction de bons de commande, suivi de ceux-ci, suivi de la facturation)
- Vous avez la mission d'accompagner les différents intervenants potentiels dans les bâtiments communaux afin d'assurer les visites préalables aux remises de prix, au démarrage et au suivi des chantiers, ...
- Vous assurez le relevé mensuel des compteurs de certains bâtiments communaux. Vous réalisez le suivi financier correspondant (factures et déclaration de créance envers nos créditeurs)
- Collaboration avec l'assistant administratif dans la gestion des demandes d'intervention du personnel ouvrier via les outils informatiques mis à votre disposition
- Rédaction de cahier des charges simples complets (fournitures, services, travaux) et suivi de l'exécution de ceux-ci
- Vous créez, à terme, un catalogage des bâtiments communaux reprenant l'ensemble des équipements de ceux-ci, comprenant, tant que possible, un maintien à jour des différents plans.
- Vous rédigez des rapports administratifs et techniques en fonction des besoins
- Vous supervisez les interventions des entreprises extérieures tout en vérifiant la conformité des normes et du respect des devis/contrats
- Vous assurez la mise à jour des dossiers techniques après exécution des travaux et/ou de maintenance au sein des bâtiments de l'administration (Gros œuvre, toiture, électricité, plomberie, châssis) Y compris des plans
- Vous vous assurez du respect rigoureux des normes et règles de sécurité
- En lien avec le SIPPT , vous assurez le suivi des constats réalisés lors des visites des lieux de travail, des contrôles périodiques des bâtiments, des équipements ou outillages,...
- Vous assurez les demandes et les suivis des permis d'environnement en collaboration avec les agents du service.
Compétences techniques
- Vous avez des notions en matière de marché publics. La rédaction de simples cahiers des charges et la simple gestion comptable ne vous font pas peur.
- Vous maitrisez l'outil informatique : Office 365, DAO, ...
- Vous disposez de connaissances techniques et administratives solides dans le secteur de la gestion immobilière et vu l'évolution constante du secteur, vous actualisez régulièrement celles-ci.
- Vous avez la capacité de diagnostiquer et de résoudre rapidement les problèmes techniques.
Compétences comportementales
- Vous possédez de bonnes aptitudes relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe et de communiquer avec les différents intervenants (ouvriers, chefs de chantier, architectes, ligne hiérarchique, ...)
- Vous êtes rigoureux, organisé et autonome dans les missions qui vous sont allouées
- Vous êtes sensibles à la sécurité du personnel et vous vous conformez en tout temps aux normes légales en la matière.
Conditions
- Être titulaire d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court dans un domaine en lien avec les tâches à effectuer obtenu en Belgique ou d'une équivalence de la communauté FR/NL
- Vous avez une connaissance des 2 langues nationales (FR/NL)
- Vous avez le brevet de Travailler Pour, examen linguistique pour le néerlandais art. 9§2 ou êtes disposé à l'obtenir
- Vous possédez le permis B
- Vous avez une expérience de 2 ans dans une fonction similaire
- Vous êtes en possession d'un extrait de casier judiciaire vierge.
- Un contrat à durée indéterminée, à temps plein
- Barème communal de niveau B.
- Valorisation de l'ancienneté : toute l'ancienneté dans le secteur public et max. 12 ans dans le secteur privé
- Chèques-repas de € 8,00 pour journée prestée.
- Remboursement intégral des frais de déplacement pour les transports en commun (et/ou vélo, piéton)
- Allocation de bilinguisme (attestation Selor/Travailler pour)
- Prime de fin d'année
- Assurance groupe hospitalisation à un prix attractif
ADMINISTRATION DE L'ASBL :
1. Juridique
- Modification des statuts : actes juridiques en français, gestion du formulaire et publication au Moniteur belge.
- Mise à jour du règlement du travail (si nécessaire).
- Proactivité dans l'identification des besoins de mise à jour des statuts, des lacunes dans divers règlements nécessaires (conflits, harcèlement au travail, etc.).
- Coordination pour la signature des documents d'Oidhaco avec les représentants légaux.
- Contact avec les assureurs pour être à jour avec les assurances de l'asbl et les assurances des travailleurs pour les voyages
2. Gestion administrative du personnel
- Contrat des travailleurs (et calcul de leur salaire respectif)
- Contact mensuel avec la boutique de gestion pour obtenir des informations sur les heures travaillées et le calcul des salaires.
- Maribel: rapports trimestriels. Informations complémentaires. Remplissage des formulaires lors de l'embauche, du remplacement ou de la fin des contrats.
- Consultations régulières sur des situations spécifiques avec les travailleurs et l'ASBL en général
- Suivi des contacts et des paiements à l'ONSS-Precompte, obligations en matière d'emploi
- Informer les travailleurs de la nécessité du contrôle médical obligatoire et de la visite de contrôle au bureau. S'assurer que les exigences obligatoires sont respectées.
FINANCES et COMPTABILITÉ :
1. Comptabilité
- Relations avec le comptable, réalisation des rapports semestriels et finaux.
- Enregistrement du rapport annuel auprès du tribunal de commerce
- Fourniture des documents et informations nécessaires à la réalisation de l'audit.
- Impression de documents et envoi postal de rapports si exigé par les donateurs.
2. Finances :
- Gestion des comptes bancaires ING d'Oidhaco. (mise à jour des titulaires de compte, par exemple, carte de crédit)
- Paiement des factures (y compris les salaires)
- Relation avec 11.11.11 pour le paiement des frais de location et autres.
- Suivi mensuel des dépenses, du budget et des prévisions de trésorerie d'Oidhaco.
- Rapports financiers trimestriels.
- Demande de paiement des cotisations des membres.
- Effectuer les démarches nécessaires pour le paiement des subventions par les donateurs.
- En collaboration avec l'équipe, élaboration des budgets annuels et mise à jour des prévisions de dépenses.
3. Projets :
- En collaboration avec la coordination, identifier les obligations financières et programmatiques des projets et des donateurs de l'OIDHACO.
- Élaborer les rapports financiers requis.
FONCTIONNEMENT DU RÉSEAU :
- Soutenir la gestion logistique des tournées et des visites des représentants d'organisations colombiennes à Bruxelles.
- Soutenir la gestion logistique des événements organisés par l'OIDHACO.
- Soutenir la gestion logistique des assemblées.
- Soutien dans la rédaction des procès-verbaux des réunions.
Les candidats à ce poste doivent :
- Partager la vision et la mission de l'OIDHACO (à la fin de ce document), en particulier être sensible aux questions relatives aux droits humains et sociaux.
- Posséder un permis de travail valide pour la Belgique.
- Avoir suivi des études en rapport avec les responsabilités du poste, de préférence en administration des entreprises, en gestion ou dans un domaine similaire. À défaut, une expérience professionnelle de 5 ans dans un poste similaire sera requise.
- Avoir une connaissance avancée d'Excel et, de manière générale, des outils et applications informatiques qui automatisent et optimisent les tâches administratives (bureautique).
- Être une personne très organisée, polyvalente et proactive.
- Avoir une grande capacité à travailler en équipe tout en étant autonome dans l'exercice de ses fonctions.
- Capacité à gérer plusieurs priorités et des délais exigeants (notamment autour de l'audit annuel et des deux assemblées annuelles).
- Avoir des capacités de gestion dans un environnement multiculturel.
- Avoir un bon niveau d'espagnol et de français parlé et écrit.
Seront appréciés :
- Expérience professionnelle en rapport avec les fonctions du poste.
- Flexibilité horaire.
L'organisation s'engage en faveur de l'égalité et de la diversité au sein de ses équipes. Dans le cadre de ce processus de sélection, les candidatures féminines seront particulièrement valorisées, étant donné qu'elles sont actuellement sous-représentées dans l'équipe, sans préjudice de l'évaluation objective de toutes les candidatures qui répondent aux exigences du poste.
Au sein de la division « bâtiments », vous avez principalement en charge le suivi et l'organisation de la maintenance quotidienne des bâtiments communaux en concertation étroite avec le contremaître et votre ligne hiérarchique.
Vous y organisez, planifiez et contrôlez les différents travaux réalisés par les équipes communales et externes.
Activités principales
- Vous assurez le suivi des demandes d'interventions pour le personnel ouvrier ou de tierces entreprises via les outils informatiques mis à votre disposition
- En synergie avec le contremaître, vous planifiez la préparation et l'exécution des chantiers au sein des bâtiments communaux. Vous veillez également conjointement au bon approvisionnement des matériaux et des équipements nécessaires. Vous vérifierez ensuite la bonne exécution des interventions réalisées par le personnel ouvrier
- Vous rédigez les bons de commande relatifs à ces interventions
- Vous assurez le suivi des prestations de maintenance et de conformité de certaines installations
- Vous rédigez des cahiers spéciaux des charges dans le cadre de marchés publics de travaux, de fournitures et/ou de services en lien avec les petits projets proposés
- Vous élaborez des métrés et des estimations de travaux
- Vous analysez les offres et rédigez les rapports d'attribution de marchés publics en matière de travaux et de fournitures
- Vous repérez et remédiez aux éventuels problèmes techniques et non-conformités constatées sur le terrain (Mesures préventives et curatives)
- Vous rédigez des rapports administratifs et techniques en fonction des besoins
- Vous supervisez les interventions des entreprises extérieures tout en vérifiant la conformité des normes et du respect des devis/contrats
- Vous assurez la mise à jour des dossiers techniques après exécution des travaux et/ou de maintenance au sein des bâtiments de l'administration (Gros œuvre, toiture, électricité, plomberie, châssis) Y compris des plans
- Vous vous assurez du respect rigoureux des normes et règles de sécurité
- En lien avec le SIPPT , vous assurez le suivi des constats réalisés lors des visites des lieux de travail, des contrôles périodiques des bâtiments, des équipements ou outillages,...
Compétences techniques
- Vous avez des notions en matière de marché publics. La rédaction de simples cahiers des charges et la simple gestion comptable ne vous font pas peur.
- Vous maitrisez l'outil informatique : Office 365, DAO, ...
- Vous disposez de connaissances techniques solides en bâtiment (Construction, rénovation, maintenance, ...) et vu l'évolution constante du secteur, vous actualisez régulièrement celles-ci.
- Vous avez la capacité de diagnostiquer et de résoudre rapidement les problèmes techniques.
Compétences comportementales
- Vous possédez de bonnes aptitudes relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe et de communiquer avec les différents intervenants (ouvriers, chefs de chantier, architectes, ligne hiérarchique, ...)
- Vous êtes rigoureux, organisé et autonome dans les missions qui vous sont allouées
- Vous êtes sensibles à la sécurité du personnel et vous vous conformez en tout temps aux normes légales en la matière.
Conditions
- Être titulaire soit
- pour le niveau C:
- d'un certificat d'enseignement supérieur (CESS) en construction ou Travaux Publics obtenu en Belgique ou d'une équivalence de la communauté FR/NL
- d'un titre de compétence professionnelle, délivré par un centre agréé, en lien avec la fonction
- d'un certificat de reconnaissance des compétences délivré par le Selor/Travailler pour
- pour le niveau B : d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court dans un domaine en lien avec les tâches à effectuer obtenu en Belgique ou d'une équivalence de la communauté FR/NL
- Vous avez une connaissance des 2 langues nationales (FR/NL)
- Vous avez le brevet de Travailler Pour (ancien Selor), examen linguistique pour le néerlandais art. 9§2 ou êtes disposé à l'obtenir
- Vous possédez le permis B
- Vous avez une expérience de 2 ans dans une fonction similaire
- Vous êtes en possession d'un extrait de casier judiciaire vierge.
- Un contrat à durée indéterminée, à temps plein
- Barème communal de niveau C ou B selon le diplôme.
- Valorisation de l'ancienneté : toute l'ancienneté dans le secteur public et max. 6 ans dans le secteur privé pour le niveau C et 12 ans pour le niveau B
- Chèques-repas de € 8,00 pour journée prestée.
- Remboursement intégral des frais de déplacement pour les transports en commun (et/ou vélo, piéton)
- Allocation de bilinguisme (attestation Selor/Travailler pour)
- Prime de fin d'année
- Assurance groupe hospitalisation à un prix attractif
Le personnel administratif est appelé à gérer, à faire fonctionner et à assurer la sécurité administrative et juridique d'une Haute Ecole composée de près de 1500 étudiants répartis en 3 départements, 16 sections, comptant quelque 160 enseignants et une trentaine de membres de personnel administratif.
Dans ce cadre, le candidat sera amené à :
- Développer son expertise dans les matières juridiques liées à l'enseignement supérieur et à la recherche ;
- Conseiller les équipes porteuses de projets et les autorités académiques afin de les soutenir dans les prises de décision et la réalisation des objectifs ;
- Garantir la sécurité administrative et juridique de l'Ecole ;
- Protéger et défendre les intérêts de la Haute Ecole dans les actions et projets qu'elle réalise ;
- Transmettre des informations, rédiger des avis, des conventions et des documents administratifs à usage interne ainsi que suivre des dossiers en relation avec des intervenants extérieurs ;
- Organiser et superviser le service des inscriptions et les dossiers des étudiants ;
- Assister les équipes administratives dans la gestion des dossiers des étudiants ;
- Orienter les équipes administratives sur tout aspect lié à la finançabilité et, en collaboration avec les conseillères académiques, au programme des étudiants et organiser la réponse aux recours d'étudiants non finançables demandant une inscription dérogatoire ou tardive ;
- Veiller à la gestion des délais de paiement des droits d'inscription et de soumission de programme ;
- Organiser et assister les équipes dans le cadre des opérations de contrôle et de vérification de la population étudiante ;
- En contact étroit avec le DPO des Pouvoirs organisateurs, veiller au respect de la législation sur la protection des données ;
- Suivre et gérer les secrétariats des instances (COPALOC, Conseils social, pédagogique et d'administration, ...).
En tant qu'analyste, collecter, analyser et évaluer des données dans les matières juridiques liées à l'enseignement et dans les domaines apparentés, afin de formuler des conclusions et de pouvoir décider d'actions nécessaires.
En tant que soutien au responsable fonctionnel ou hiérarchique, soutenir le responsable fonctionnel et/ou hiérarchique dans la gestion juridique et administrative quotidienne afin d'assurer une bonne gouvernance au sein de la Haute Ecole.
En tant que chargé de projet, gérer, coordonner la politique administrative et juridique afin de participer à la réflexion sur des évolutions internes et externes, les orientations futures ; assurer la protection de la position juridique de la Haute Ecole.
- Vous êtes en possession d'un diplôme l'Enseignement supérieur de type long, notamment, Master en droit, Master en sciences administratives, Master en gestion publique, ou tout Master à caractère juridique, ou disposez d'une expérience équivalente et probante dans une fonction similaire ;
- Vous êtes organisé et le travail administratif est votre point fort ;
- Vous aimez le travail collaboratif ;
- vous êtes diplomates et à l'écoute ;
- vous avez le contact facile avec l'usager
- vous êtes ouverts au changement ;
- vous êtes à l'aise avec la coordination d'équipe ;
- vous êtes à l'aise avec la communication écrite et orale ;
- Vous êtes disponible (presque) immédiatement.
Compétences techniques
- Connaissance générale de la structure et des départements de la Haute École, bonne connaissance de la réglementation en vigueur ;
- Connaissance des applications bureautiques ;
- Capacité de rédaction et bonne orthographe ;
- Capacité à rédiger des textes à caractère juridique ;
- Connaissance des différents acteurs institutionnels compétents dans le secteur ;
- Capacité à évaluer un projet, à animer une réunion de travail, à assurer le suivi de plan d'actions et d'objectifs-projets ;
- Connaissance de la législation et des procédures administratives de son environnement institutionnel.
Compétences comportementales
- Savoir intégrer l'information : établir des liens entre diverses données, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates ;
- Décider : proposer des décisions à partir d'informations (in)complètes et initier des actions ciblées afin de mettre en œuvre les décisions ;
- Travailler en équipe : créer et améliorer l'esprit d'équipe en partageant ses avis et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues ;
- Faire preuve de fiabilité : agir de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respecter la confidentialité et le secret professionnel, éviter toute forme de partialité ;
- Agir de manière orientée service ;
- S'auto-développer : remettre en question son propre fonctionnement de manière critique et s'enrichir sans cesse par de nouvelles idées ;
- Atteindre les objectifs ;
- Conseiller : fournir des conseils à ses interlocuteurs et développer avec eux une relation de confiance basée sur son expertise ;
- Souder les équipes : encourager la collaboration entre les membres d'une équipe et entre des équipes différentes, affronter les conflits et impliquer les membres de l'équipe ;
- Construire des réseaux : identifier les partenaires externes adéquats pour l'organisation à travers des réseaux formels et informels et élaborer des partenariats.
Compétences spécifiques à la fonction
- Grande faculté d'écoute et de dialogue. Faculté d'empathie ;
- Capacité de remise en question et avoir une posture souple face aux changements ;
- Multitâche en fixant les priorités nécessaires ;
- Capacité de travailler dans un environnement multiculturel.
- Temps plein (38h/semaine) - Horaire flexible (de 7h30-9h00 à 16h00-18h30) ;
- Possibilité de télétravail, minimum un jour par semaine ;
- Fonction : Attaché - niveau 1 ;
- Rémunération au barème 501 ;
- Emploi non vacant ;
- Plus de 35 jours de vacances annuelles, en plus des congés réglementaires et compensatoires ;
- Accès au restaurant d'entreprise et avantages sportifs ;
- Frais de déplacement en transports en commun entièrement pris en charge par l'employeur ;
- L'expérience dans une fonction similaire est valorisable ;
- Avantages sociaux liés à l'appartenance de la HELdB à ses pouvoirs organisateurs ;
- Equipe motivée et enthousiaste dans un cadre de travail agréable, sur le campus d'Anderlecht.
- Vous mesurez et identifiez les surfaces à traiter et vous effectuez un traitement préalable des surfaces à réparer notamment en procédant au sablage des façades.
- Vous montez et démontez des infrastructures temporaires tout en respectant les règles de sécurité et le règlement général sur la protection du travail.
- Vous chargez et déchargez du matériel et des matériaux, avec manutention de charges lourdes.
- Vous effectuez les chapes de sol, posez le carrelage et appliquez les enduits et le plâtre sur les murs et les plafonds.
- Vous réparez différents types de plafonnage, cloisons et isolation thermique ou acoustique en utilisant des techniques de maçonneries, de terrassement et de dallage.
- Vous préparez les mélanges des matériaux nécessaires au travail et vous effectuez un nettoyage du matériel et de la surface de travail.
- Vous disposez au minimum d'un certificat de l'enseignement secondaire inférieur (CESI) ou d'un certificat d'études du 2e degré (CE2D) en maçonnerie, plafonnage, carrelage ou d'un CESI/CE2D dans une autre orientation, complété par la validation des compétences ou une formation reconnue dans l'une de ces trois disciplines.
- Si vous avez obtenu votre diplôme à l'étranger, sauf exceptions, une déclaration d'équivalence délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles est obligatoire (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=travaillerenbelgique )
- Vous avez au moins 3 ans d'expérience en maçonnerie, plafonnage ou carrelage
- Vous êtes en possession d'un permis de conduire B
- Vous faites preuve de motivation au quotidien
- Vous savez travailler seul ou en équipe selon les besoins du chantier
- Vous êtes capable de manipuler et porter des charges lourdes
- Un contrat à plein temps et à durée indéterminée. Vous travaillerez de 7h45 à 15h45 du lundi au vendredi. Une semaine de service de garde mensuelle, sur base volontaire (16h-23h), est également prévue.
- Salaire mensuel brut : minimum 2.551,10 euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l'examen linguistique). Vous pouvez obtenir une estimation de votre salaire via notre outil de calcul de salaire en ligne
- Une allocation de fin d'année et un pécule de vacances.
- Des chèques repas (8€, dont 6.91€ à charge de la Ville de Bruxelles).
- Profitez de 36,5 jours de congés, 4 jours de congés fixés par la Ville et 10 jours fériés légaux
- Possibilité d'une assurance hospitalisation à des tarifs avantageux et la prise en charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola).
- Plan de pension pour les non statutaires à hauteur de 3% du traitement brut
- La Ville de Bruxelles répond à vos besoins de développement professionnel en vous offrant des formations régulières.
- Nos lieux de travail sont facilement accessibles en transports en commun et l'abonnement STIB est remboursé à 100%, il y a également et une intervention dans les frais de transport (SNCB, De Lijn, TEC, vélo).