BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWESTELIJK INSTITUUT VOOR DE OPLEIDING IN DE DRINGENDE MEDISCHE HULPVERLENING
Belgium, Haren
Organisatie van de opleidingen :
- Opleidingen plannen met partners en andere scholen;
- Leslokalen, administratief materiaal en catering reserveren;
- Instructeurs identificeren en inzetten op basis van een algemene lijst;
- Afwezigheden beheren en aanwezigheid van instructeurs aanpassen;
- Communicatie verzorgen (via e-mail en/of telefoon) met kandidaten en instructeurs.
Documentbeheer en administratieve opvolging :
- Documentaire opvolging van de opleidingen (inschrijvingsdossiers, aanwezigheden, examens, aanwezigheids- of slaagattesten);
- Alle informatie centraliseren en updaten in de daarvoor bestemde systemen (beheersoftware, elektronische archivering, papieren dossiers);
- Organisatie en opvolging van de administratieve aspecten van de stages.
Onthaal en partnerinterface :
- Eerste aanspreekpunt zijn voor partners (ambulancediensten, instructeurs, studenten, publiek);
- Onthaal verzorgen aan het studentensecretariaat, in de klaslokalen en occasioneel bij instructeurs en kandidaten.
Transversale ondersteuning aan het IODMH-team :
- Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan de andere leden van het administratieve team, met inachtneming van de vertrouwelijkheid van de informatie.
- Meewerken aan de voorbereiding en opvolging van administratieve dossiers (op vraag van directie, pedagoog of boekhouder);
- Bijdragen aan de actualisering van cursusinhoud en verspreiding ervan aan kandidaten en instructeurs;
- In samenwerking met de directie statistieken en standaardrapporten opstellen voor intern gebruik of voor partners.
Profiel :
- Je beschikt over een diploma hoger onderwijs, richting secretariaat of administratief beheer;
- Een professionele ervaring van 2 jaar in een secretariaatsfunctie is wenselijk.
- U bent tweetalig Nederlands-Frans en vlot in beide talen, zowel mondeling als schriftelijk;
Gevraagde competenties :
- U beheerst de courante kantoorsoftware: Word (opmaak), Excel (gegevensinvoer en opmaak), PowerPoint (opmaak) en basis digitale tools (internet, sociale media, enz.);
- U bent vertrouwd met een plannings- of bedrijfsbeheertool;
- U bent flexibel, service- en resultaatgericht en houdt ervan om problemen op te lossen;
- U bent een teamspeler, georganiseerd, sociaal en methodisch;
- U toont empathie en initiatief;
- U beschikt over goede schrijfvaardigheden.
- Een dynamische werkomgeving ;
- Een voltijds contract van bepaalde duur van één jaar, gevolgd door een contract van onbepaalde duur bij een gunstige evaluatie;
- Een aantrekkelijk salaris op basis van onze baremaschaal, met mogelijkheid om relevante anciënniteit voor de functie te valoriseren;
- Thuiswerk is bespreekbaar;
- Eindejaarspremie en dubbel vakantiegeld;
- 20 dagen wettelijk jaarlijks verlof;
- 15 extralegale verlofdagen pro rata van de maandelijkse prestaties;
- Eén extra verlofdag op 15 november;
- Verlof tijdens de sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar (feestdagen die in het weekend vallen, worden tijdens deze week gecompenseerd);
- Een maaltijdcheque per gewerkte dag; de werknemersbijdrage wordt bepaald volgens de geldende wetgeving (momenteel: €1,09);
- Een beheersing van het Nederlands is vereist. Bij slagen voor de SELOR-taaltest wordt een geïndexeerde tweetaligheidspremie bruto per jaar toegekend, afhankelijk van het niveau (niveau 9.2 mondeling en schriftelijk - elementair of voldoende).
- Een hospitalisatieverzekering voor één aangeslotene in een gemeenschappelijke kamer via de DBDMH;
- Tussenkomst in de verplaatsingskosten (wettelijk gedeelte): auto volgens het aantal kilometers OF 100% terugbetaling van het openbaar vervoer.
Gewone werkplaats: Haren
Publicado Há 2 mês(eses)