UNIVERSITÉ LIBRE DE BRUXELLES
Belgium, Ixelles
1. Gestion RH - Management :
- Equipe administrative, infirmière et jobistes :
- Vous assurez le pilotage et le management de l'équipe hors médecins/paramédicaux : 1 agente administrative, 1 infirmière, entre 5 et 15 jobistes.
- Vous conseillez, guidez et soutenez cette équipe dans ses pratiques, dans son développement professionnel et vous veillez au bien-être au travail, sur les plans collectifs et individuels.
- Equipe (para)médicale, soignants :
- Vous participez au recrutement des médecins et soignants, suivant les orientations stratégiques du service.
- Vous effectuez le suivi et l'évaluation du conventionnement avec les médecins/soignants du service.
- Vous supervisez le planning horaire des médecins et effectuez un suivi des présences de l'équipe afin d'assurer la continuité du service.
2. Gestion administrative de l'activité :
- Vous veillez au respect des obligations légales et des procédures internes, et notamment des procédures relatives au secret médical et à la protection des données personnelles, et les adaptez pour un meilleur fonctionnement du service.
- Vous assurez :
- La gestion auprès de la communauté universitaire des cas de maladies transmissibles, en collaboration avec la responsable médicale.
- La gestion administrative en cas de survenance d'une maladie contagieuse.
- Vous pilotez la digitalisation progressive du service :
- Mise en place et suivi des agendas électroniques.
- Suivi des mises à jour nécessaires du logiciel métier.
- Vous conduisez la démarche qualité du service, en collaboration avec la responsable médicale, principalement à travers :
- La mise en place et le suivi de statistiques et d'indicateurs quantitatifs et qualitatifs d'activité.
- La rédaction, diffusion et présentation aux instances ULB d'un rapport annuel d'activité.
3. Gestion financière :
- Vous assurez le suivi et le contrôle des flux financiers découlant des prestations (para)médicales.
- Vous gérez le budget de fonctionnement du service et veillez à l'optimisation des coûts.
4. Relations avec les usagers et représentation extérieure :
- Vous vous assurez de l'accessibilité et de la continuité du service et décidez de ses adaptations horaires ponctuelles selon les besoins.
- En cas de besoins, vous intervenez en appui des équipes d'accueil dans les échanges les plus complexes et délicats avec la patientèle.
- Avec les équipes, vous concevez et veillez à la mise en œuvre d'une politique de responsabilisation des patients pour réduire :
- Les impayés
- Les rendez-vous annulés trop tardivement ou non honorés.
- Avec la responsable médicale, vous gérez les processus de réponse et de suivi des plaintes des patient·es et usagers.
- Vous organisez les actions de promotion du service auprès de la communauté universitaire.
5. Perspective et stratégie :
- Vous contribuez à la réflexion stratégique sur l'évolution des services rendus et actions menées, en réponse aux enjeux actuels et à venir du secteur.
- Vous développez des synergies et des collaborations de terrain avec les autres acteurs du bien-être à l'Université, pour renforcer et nourrir les actions bien-être et santé menées par l'ULB pour sa communauté, notamment en matière de prévention.
Profil :
- Être titulaire d'un bachelier en type administratif reconnu par la FWB.
- Avoir une expérience en gestion administrative et financière est indispensable - minimum 5 ans d'expérience.
- Avoir une expérience managériale d'une petite équipe - minimum 2 ans d'expérience est indispensable.
- Avoir une expérience préalable en milieu médical, paramédical ou psychosocial indispensable.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur).
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
- Aisance en informatique : Bonne maîtrise de la suite Office (Excel, Word, Outlook) et capacité à acquérir rapidement les outils ULB et métiers suivants : SAP compta, SAP RH, MonULB, logiciel médical Careconnect...
- Aisance avec les chiffres, volet financier et comptable.
- Sens du contact, excellentes compétences d'écoute.
- Réserve et respect du secret professionnel.
- Excellente maîtrise du français oral et écrit.
- Bonne maîtrise de l'anglais (min Niv B1).
Atouts :
- Rigueur, réactivité, sens de l'organisation et du respect des échéances.
- Bonne gestion du temps et des priorités.
- Esprit d'analyse et de synthèse.
- Flexibilité et adaptabilité.
- Autonomie et aptitude au travail en équipe.
- Sens de l'accueil et du service public.
- Disponibilité.
- Empathie, diplomatie, patience.
- Discrétion.
- Respect et neutralité.
- La connaissance du monde universitaire
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...).
- L'accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (1jour/semaine au bout de 3 mois - à aménager selon les impératifs du service).
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N'hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
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