Vind werk
Vind et juiste werk voor jou in de duizenden beschikbare vacatures uit heel Europa. De zoekresultaten worden verstrekt door EURES - het Europees portaal voor beroepsmobiliteit.
De auditdienst staat in voor een breed spectrum van controletaken en kwaliteitsbewaking binnen de beroepsgroep van gerechtsdeurwaarders. Van interne audits tot de opvolging van externe controles, van documentbeheer tot de coördinatie met verschillende stakeholders - dit alles binnen een dynamische omgeving waar nauwkeurigheid en tijdigheid cruciaal zijn. De dienst werkt met een audittool die een aantal controles geautomatiseerd uitvoert, wat de efficiëntie en kwaliteit van het auditproces ten goede komt.
Ter ondersteuning van de interne auditor zijn we momenteel op zoek naar een dossierbeheerder die ervoor zorgt dat de audits administratief en organisatorisch vlot verlopen.
- Samen met de interne auditor ben je verantwoordelijk voor de operationele opvolging van lopende audits en zorg je voor een tijdige communicatie naar de gerechtsdeurwaarders en/of externe partijen wanneer audits worden opgestart.
- Je werkt mee aan projecten ter verbetering van de audittool en van de centralisatie van de controles op de gebruikte databanken.
- Je controleert systematisch alle ontvangen bewijsstukken en documenten op volledigheid en kwaliteit, en zorgt ervoor dat auditdossiers accuraat en toegankelijk worden bijgehouden.
- In geval van aandachtspunten volg je de uitvoering van de actieplannen nauwgezet op.
- Je staat in voor het opstellen en verzenden van professionele briefwisseling, inclusief herinneringen en correspondentie met betrekking tot auditresultaten, waarbij je steeds de nodige vertrouwelijkheid hanteert.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen over auditprocedures en speelt complexere vragen door naar de interne auditor.
- Je biedt ondersteuning bij diverse administratieve taken, zoals het bijhouden van auditplanningen, archivering van auditdocumentatie, gegevensverwerking, etc.
- Je bezit een bachelordiploma in een administratieve, juridische of economische richting of beschikt over een gelijkwaardige ervaring.
- Je kan een succesvolle ervaring van minstens drie jaar voorleggen binnen dossierbeheer of een complexe administratieve functie, bij voorkeur in een audit- of controleomgeving.
- Met je oog voor detail en kritische zin beoordeel je documenten efficiënt op kwaliteit en volledigheid.
- Door je sterke organisatievermogen weet je de verschillende deadlines te halen en behoud je het overzicht bij meerdere lopende auditdossiers.
- Je bent een proactieve doener die energie krijgt van het oplossen van onverwachte situaties.
- Je bent een teamspeler die met plezier anderen helpt, discreet omgaat met vertrouwelijke informatie en garant staat voor het afleveren van kwaliteit.
- Je kan vlot en foutloos communiceren in het Nederlands, zowel spreken als schrijven, en hebt tevens een goede kennis van het Frans.
- Je bent bereid om je af en toe te verplaatsen naar een gerechtsdeurwaarderskantoor of een externe partner, steeds in het gezelschap van de interne auditor.
- Je kan vlot werken met het Microsoft Office-pakket en hebt interesse in nieuwe technologieën.
- Een gevarieerde job met stimulerende verantwoordelijkheden en ruimte voor nieuwe initiatieven.
- Een dynamische werkomgeving, die handelt volgens deze waarden: respect, integriteit, transparantie, samenwerking en servicegerichtheid.
- Stabiliteit: een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur.
- Marktconforme verloning.
- Maaltijd- en cadeaucheques.
- Hospitalisatieverzekering.
- Groepsverzekering.
- Terugbetaling van de verplaatsingskosten.
- Een werkplek die gemakkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer (trein, metro, tram).
- De mogelijkheid tot 2 dagen telewerk per week.
- 24 verlofdagen.
- Goedkope lunchmogelijkheden.
- Een laptop.
Het Juridisch Maatschappelijk Kenniscentrum voor gerechtsdeurwaarders (SAM-TES vzw), met 7 medewerkers staat in voor het versterken van het beleid van de NKGB en het optimaliseren van de dienstverlening naar de beroepsgroep. Het kenniscentrum focust op twee pijlers: (1) relevante wetgeving voor gerechtsdeurwaarders opvolgen en politiek-juridische ondersteuning bieden via de juridische dienst en (2) de benoemingscommissies juridisch en administratief ondersteunen.
Ter versterking van het team zijn we momenteel op zoek naar een bijkomende dossierbeheerder die ervoor zorgt dat de examens en benoemingen tot (kandidaat-)gerechtsdeurwaarder administratief en organisatorisch vlot verlopen, en die ondersteuning biedt aan het beleidwerk.
- Samen met je collega's, ben je verantwoordelijk voor de organisatie en administratieve follow-up van de benoemingscommissies, de examens tot (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder en het tijdig en accuraat verwerken van relevante documenten.
- Op basis van inschrijvingslijsten van FOD Justitie verzamel je de nodige informatie en creëer je dossiers in het digitale platform voor de benoemingscommissies, inclusief de configuratie van een online vragenlijst.
- Je zorgt voor een gepaste locatie, inclusief catering en overnachtingsmogelijkheden, en bent aanwezig bij de examens om een soepel verloop te faciliteren.
- Je beheert de agenda voor de benoemingscommissies en plant de afspraken voor verschillende deelnemers en juryleden in.
- Je woont de vergaderingen met de leden van de benoemingscommissies bij en maakt de verslagen op.
- Je staat in voor het opstellen en verzenden van professionele briefwisseling, o.a. met betrekking tot de resultaten van de diverse examens, evaluaties en hoorzittingen.
- Eventuele vragen die volgen over de procedures, beantwoord je zelf of speel je door naar de bevoegde jurist.
- Je monitort Belgische en Europese beleidsmakers, andere vrije beroepen en sociaaleconomische organisaties die relevant zijn voor de sector, zoals de Federale Overheidsdiensten Justitie en Financiën, evenals verschillende beroepsgroepen en overheidsinstellingen.
- Je onderhoudt contact met deze gesprekspartners en de Raad van Bestuur van SAM-TES voor het organiseren van werkgroepen, commissievergaderingen, hoorzittingen en andere overlegmomenten. Je ondersteunt bij het voorbereiden van deze overlegmomenten en maakt de nodige verslagen en vertalingen op.
- Je draagt bij aan de externe communicatie over beleidsthema's, zoals nieuwsbrieven, beleidsnota's en presentaties.
- Je bezit een bachelordiploma in een administratieve of juridische richting of beschikt over een gelijkwaardige ervaring.
- Je kan een succesvolle ervaring van minstens drie jaar voorleggen binnen dossierbeheer of een complexe administratieve functie.
- Je hebt interesse in de juridische en/of politieke wereld.
- Door je sterke organisatievermogen, weet je de verschillende deadlines te halen.
- Je bent een proactieve doener die energie krijgt van het oplossen van onverwachte situaties.
- Je bent een teamspeler die met plezier anderen helpt, discreet omgaat met vertrouwelijke informatie en garant staat voor het afleveren van kwaliteit.
- Je kan vlot en foutloos communiceren in het Nederlands en het Frans, zowel spreken als schrijven.
- Je bent bereid occasioneel (tot maximum 5 keer per jaar) op zaterdag en op locatie te werken om de benoemingscommissies bij te staan.
- Je kan vlot werken met het Microsoft Office-pakket en hebt interesse in nieuwe technologieën.
- Een gevarieerde job met stimulerende verantwoordelijkheden en ruimte voor nieuwe initiatieven.
- Een dynamische werkomgeving, die handelt volgens deze waarden: respect, integriteit, transparantie, samenwerking en servicegerichtheid.
- Stabiliteit: een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur.
- Marktconforme verloning.
- Maaltijd- en cadeaucheques.
- Hospitalisatieverzekering.
- Groepsverzekering.
- Terugbetaling van de verplaatsingskosten.
- Een werkplek die gemakkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer (trein, metro, tram).
- De mogelijkheid tot 2 dagen telewerk per week.
- 24 verlofdagen.
- Goedkope lunchmogelijkheden.
- Een laptop.