DTU Space søger en struktureret og initiativrig administrativ koordinator med fokus på HR-opgaver, som motiveres af at skabe smidige administrative rammer, og dermed gøre hverdagen lettere for instituttets forskere og ledelse.
Stillingen er for dig, der ikke blot holder processer i gang, men aktivt er med til at gøre dem bedre.
Du bliver en del af DTU Space’ sekretariat med fem medarbejdere, en kontorelev samt instituttets direktør og administrationschef. I tæt samarbejde med de administrative kolleger i forskningssektionerne bliver du et synligt, imødekommende og tilgængeligt omdrejningspunkt, der understøtter instituttets drift og udvikling, især inden for HR og bidrager til, at forskere og ledere oplever en velfungerende og hjælpsom administration.
Jobbet
Dine opgaver spænder bredt, men fælles for dem er, at de skal sikre klare processer, god koordinering og mindst muligt administrativt arbejde for instituttets medarbejdere.Vi lægger vægt på en uformel og hjælpsom tilgang, hvor god service, dialog og relationer er mindst lige så vigtige som systemer og procedurer.
Som administrativ koordinator bliver du en vigtig støtte for instituttets ledelse og forskningsmiljø. Du får en alsidig hverdag med mange samarbejdsflader og mulighed for at tage ansvar for centrale administrative processer. Du tager naturligt initiativ til dialog og bidrager til, at samarbejdet omkring administrationen opleves let og uformelt.
Dine primære opgaver vil blandt andet være:
- Kontakt og koordinering med central HR i forbindelse med rekruttering og forlængelser
- Løbende opfølgning på igangværende ansættelsesprocesser
- Support og vejledning af instituttets ledere og medarbejdere i tæt samarbejde med DTU’s HR-medarbejdere
- Ansvar for onboarding af nye medarbejdere i dele af instituttet og medvirken til at udvikle mere sammenhængende onboarding-processer på tværs af DTU Space
- Håndtering af hjælpelærer
- Registrering og håndtering af instituttets gæster
- Håndtering af emeritusaftaler og bibeskæftigelsesaftaler
- Understøttelse af møder og events
- Løbende forbedring og forenkling af administrative processer i samarbejde med ledere, forskere og administrative kolleger
- Håndtering af diverse indkøb
- Superbruger på DTU-systemer med særligt fokus på Indkøbs-systemet
- Ad hoc administrative opgaver
Vi forestiller os, at du
- trives med at være bindeled mellem forskning, ledelse og centrale funktioner og kan omsætte behov til velfungerende løsninger
- har en relevant uddannelsesmæssig baggrund, dette kan både være HK eller AC. Det vigtigste er ikke titlen, men at du har interesse for administration og service.
- har erfaring med HR
- har stærke kommunikationsevner på både dansk og engelsk
- arbejder analytisk og har en pragmatisk til gang til opgaverne
- er initiativrig og trives med selvstændige opgaver
- motiveres af at yde god hjælp og bliver tilfreds, når andre oplever, at tingene fungerer
Det vil være en styrke, men ikke et krav at du har erfaring fra universitets- eller forskningsverdenen
Hvad tilbyder vi dig
Sekretariatet lægger vægt på en hjælpsom og uformel omgangstone og arbejder tæt sammen med forskere og kolleger i hverdagen.
På DTU bliver du en del af en af Europas førende forsknings- og uddannelsesinstitutioner. Du kommer ind i en organisation, der har til formål at udvikle viden på internationalt niveau. Du kan se frem til at få en udfordrende og udviklende arbejdsplads med høj faglighed. Vi sørger selvfølgelig for, at du samtidig får den nødvendige sparring og kompetenceudvikling.
I denne stilling bliver du en del af:
- Et spændende internationalt forskningsmiljø
- En hverdag med varierede opgaver og stor kontaktflade
- En arbejdsplads med engagerede kolleger, der vægter høj faglig kvalitet, og et uformelt, udviklende arbejdsmiljø, hvor det skal være sjovt at gå på arbejde.
Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst for akademikere i staten eller i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK/Stat).
Stillingen er på 37 timer og ønskes besat pr. 1. august 2026 eller snarest derefter.
Arbejdsstedet er DTU Space, DTU Lyngby Campus.
Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din onlineansøgning senest den 27. maj 2026.
Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser.
Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte administrationschef Grith Walløe, på griwa@space.dtu.dk
og 93596823. Læs mere om DTU Space på: https://www.space.dtu.dk/
Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.
Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretage open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.
DTU Space
har omkring 250 ansatte og er placeret i hovedstadsområdet på Lyngby Campus på Danmarks Tekniske Universitet. Vi forbinder naturvidenskab tæt med udviklingen af ny teknologi. DTU Space er involveret i hele livscyklussen inden for rumaktiviteter, herunder koncept og design, konstruktion og prototyper, kalibrering og validering, implementering og drift, dataanalyse, bearbejdning, formidling og anvendelser, hvilket fører til nye instrumenter og anvendelser. Med den specialiserede og raffinerede teknologi, der er tilgængelig, får vi flere og flere svar og yderligere indsigt om Jorden og universet omkring os. Vi bidrager til omkring 200 videnskabelige publikationer om året.
DTU – Til gavn for samfundet siden 1829
DTU er et af Europas førende tekniske eliteuniversiteter. Med forskning og uddannelser i international topklasse skaber vi løsninger på tidens store samfundsmæssige udfordringer og bidrager til at sikre Europas globale førerposition inden for bæredygtig teknologiudvikling. Siden H.C. Ørsted grundlagde DTU for snart 200 år siden, har vores mission været den samme: Vi udvikler og nyttiggør naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. DTU har 13.800 studerende, 1.600 ph.d.-studerende og 6.500 ansatte. Vi arbejder i et internationalt miljø og har en inkluderende, udviklende og uformel arbejdskultur. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.
