- Office manager S Office manager Secretary Plus - Almere - Secretary Plus - 05 juli 2026 Functieomschrijving Als Office Manager weet je hoe je een organisatie laat draaien als een geoliede machine. Jij bent het kloppend hart van het kantoor: regelt, organiseert en verbindt - vaak nog vóór iemand het doorheeft. Is geen werkdag voor jou hetzelfde en houd je van schakelen, aansturen en ondersteunen? Dan is het Direct Team van Secretary Plus dé plek voor jou. Als Office Manager binnen het Direct Team werk je voor uiteenlopende organisaties in jouw regio - van zorginstellingen tot innovatieve scale-ups, van overheden tot zakelijke dienstverleners. Elke opdracht is anders, maar jouw toegevoegde waarde is overal voelbaar. En terwijl je telkens nieuwe werkomgevingen ontdekt, heb je de zekerheid van een vast dienstverband bij Secretary Plus. Wat je gaat doen In jouw rol breng je structuur, overzicht en ondersteuning - en dat op plekken waar het flink kan bruisen. Je bent vaak hét aanspreekpunt voor collega's en externen, weet prioriteiten te stellen en zorgt dat de dagelijkse operatie soepel loopt. - Je werkzaamheden kunnen o.a. Bestaan uit: - Organiseren en coördineren van het dagelijkse kantoorbeheer - Aansturen van facilitaire of administratieve ondersteuning - Beheren van agenda's, communicatie en documentatie - Ondersteunen van het managementteam bij operationele processen - Begeleiden van interne projecten of verandertrajecten - Contact onderhouden met leveranciers, partners en externe partijen - Initiëren van verbeteringen en optimaliseren van werkprocessen Als interim professioneel bouw je met iedere opdracht aan je carrière en zet je voortdurend jouw expertise en ervaring in waar dit het hardste nodig is. Of je nu een verbouwing coördineert, onboarding organiseert of rust brengt in een snelgroeiende organisatie - jij ziet wat nodig is en regelt het. Je bent de rots in de branding voor jouw collega's en gaat iedere dag met ...

Ben jij administratief sterk, houd je van een ondersteunende rol en vind je het leuk om het kloppend hart te zijn van een vastgoedteam? Dan is deze functie iets voor jou! Onze opdrachtgever zoekt een Office Coördinator die zich geen raad weet met een uitdaging en niet bang is om de mouwen op te stropen. Je werkt in een hecht team waar korte lijnen, samenwerking en een no-nonsense mentaliteit centraal staan. Wat ga je doen? In deze veelzijdige functie ondersteun je het commerciële en technische team bij alle dagelijkse werkzaamheden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor huurders en andere relaties, verwerkt administratieve processen en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Doordat je de portefeuille en klanten goed leert kennen, kun je proactief signaleren en bijdragen aan het oppakken van kansen. Je werkzaamheden bestaan onder meer uit: Verzorgen van telefonie, mailverkeer en alle correspondentie richting huurders en andere relaties Opstellen en administreren van huuraanbiedingen, offertes en diverse vastgoedgerelateerde overeenkomsten Agendabeheer en planning voor de commercieel en technisch managers Zorgen voor een actuele online presentatie van objecten en benodigde projectinformatie Ontvangst en begeleiding van gasten, inclusief het verzorgen van lunch en koffie Dossier- en archiefbeheer (zowel digitaal als fysiek) Bewaken van lopende trajecten en processen Assisteren bij uiteenlopende ad-hoc vraagstukken Je bent beschikbaar voor minimaal 32 uur per week Je hebt aantoonbare ervaring in een vergelijkbare secretariële of administratieve ondersteunende functie Je bent vaardig in het Nederlandse taalgebruik, zowel mondeling als schriftelijk Je bent servicegericht, nauwkeurig, flexibel en kunt goed zelfstandig werken Je vindt het fijn om onderdeel te zijn van een team en anderen te faciliteren Je kunt snel schakelen tussen verschillende taken en houdt het overzicht

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een veelzijdige kracht die een belangrijke bijdrage zal leveren binnen de afdeling vastgoed. In deze rol ben je het eerste aanspreekpunt voor zowel de makelaar(s) als de relaties die met het kantoor samenwerken. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken op het kantoor soepel verloopt en dat alles er piekfijn uitziet. Daarnaast ondersteun je het team bij diverse werkzaamheden, waaronder transacties, mutaties, facturatie, archivering, het beheren van agenda's, het afhandelen van e-mails en telefoongesprekken, en de communicatie via sociale media. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden in het  Nederlands  Je bent goed in het stellen van prioriteiten en kunt meerdere taken tegelijk afhandelen zonder je tijdsmanagement uit het oog te verliezen. Je beschikt over een proactieve houding en weet snel problemen op te lossen. Vertrouwelijke informatie behandel je discreet en zorgvuldig. Je leert snel en past je vlot aan veranderende omstandigheden aan.

In deze functie ben jij de steunpilaar voor de business units. Je ondersteunt de consultants bij het uitvoeren van hun taken voor de (inter)nationale klanten. Elke dag is anders! Het ene moment help je bij een project en het volgende stel je CV's en profielen op voor de recruiters. Je redigeert adviesrapporten en organiseert nieuwe auto's voor collega's. Taken en Verantwoordelijkheden: Ondersteunen van de business units bij projectuitvoering. Redigeren van rapportages, presentaties en offertes, en ondersteunen bij het opstellen van CV’s en profielen. Beheren van facilitaire zaken zoals wagenpark, voorraad- en contractbeheer, en bedrijfsmiddelen. Uitvoeren van secretariële en administratieve taken en bewaken van de kwaliteit van processen. Je bent enthousiast en dienstverlenend, en je houdt ervan om meerdere taken tegelijk succesvol af te ronden. Onder druk blijven presteren is voor jou geen probleem. Met jouw gestructureerde en planmatige aanpak houd je altijd de kwaliteit hoog en verbeter je onze dienstverlening continu. Als spin in het web maak jij het verschil; je hebt een luisterend oor, denkt in oplossingen en pakt proactief diverse taken op. Je bent een teamspeler en verbindt gemakkelijk met iedereen.

Onze opdrachtgever is een bureau dat je niet snel vergeet. Ze werken voor grote namen in retail, media en verzekeringen, hebben een team van zo'n dertig mensen en hechten veel waarde aan een kantoor waar het fijn werken is. Vrijdagmiddagborrel, gezamenlijke lunch, kennisdeling met collega's: het is er niet voor de show, maar gewoon onderdeel van hoe ze werken. En precies daarom zoeken ze nu een Officemanager. Wat ga je doen? Je bent de persoon die zorgt dat alles klopt. Niet op de achtergrond, maar zichtbaar aanwezig, aanspreekbaar en betrokken. Je rol heeft een paar stevige pijlers. Aan de HR-kant beheer je personeelsdossiers, stel je contracten op en ben je het eerste gezicht voor nieuwe en bestaande collega's. Je begeleidt het on- en offboardingproces, houdt verzuim bij en schakelt met de arbodienst als dat nodig is. Bovenal weet je wanneer een attentie meer zegt dan een e-mail. Daarnaast ondersteun je de financiële administratie. Denk aan het aanmaken van facturen, beheren van contracten en retainers, en het verwerken van inkoop- en verkooporders. Bij werving en selectie zet je vacatures uit, beheer je sollicitaties en plan je gesprekken in. Je hebt een goed oog voor wie past, zowel qua vakinhoud als qua cultuur. Tot slot zorg je dat het kantoor er netjes uitziet, de voorraad op orde is en leveranciers weten waar ze aan toe zijn. En als er een teamuitje georganiseerd moet worden, pak jij dat gewoon op. MBO/ HBO werk en denkniveau Relevante werkervaring. Je bent proactief, nauwkeurig en verliest mensen nooit uit het oog terwijl je naar de details kijkt. Je communiceert soepel in Nederlands en Engels. Je bent 24 uur per week beschikbaar, in ieder geval op dinsdag en vrijdag.

De functie: Als officemanager ben jij het aanspreekpunt voor zowel collega’s als bezoekers. Je ontvangt gasten met een glimlach, regelt de telefoon, en zorgt ervoor dat het kantoor altijd in topstaat is. Jij speelt een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen en zorgt voor een gastvrije en efficiënte werkomgeving. Je ondersteunt de founders met hun agenda en correspondentie, coördineert facilitaire zaken zoals voorraadbeheer en lunch. Daarnaast krijg je de kans om bij te dragen aan grotere projecten, processen te verbeteren en samen met je collega’s aan te haken bij uiteenlopende bedrijfsinitiatieven. Of het nu gaat om het organiseren van evenementen, het regelen van geschenken voor relaties of het on- en offboarden van medewerkers, jij houdt alles in goede banen. Je hebt minimaal MBO/ HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting officemanagement, HR of facility.  Je hebt ervaring als officemanager  Kennis & Vaardigheden:  Je hebt goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en een scherp oog voor detail.  Ervaring met HR of recruitment is een pré. Competenties:  Je bent proactief, communicatief vaardig en hebt een sterk organisatorisch vermogen.  Je neemt initiatief, denkt mee met het grotere geheel en hebt een servicegerichte houding.  Je kunt goed schakelen tussen verschillende taken en bent flexibel in je werkstijl.  Je voelt je betrokken bij het bedrijf en draagt graag bij aan het creëren van een positieve werkomgeving.

logo Q Logic B.V. Manager Office Support Utrecht - - Vast Bedrijfsprofiel Dit bedrijf is een wereldspeler binnen de consultancy. In Nederland werken er een paar duizend medewerkers en zijn ze één van de grootste organisaties van het land. Hun kantoren zijn verspreid over heel Nederland. De organisatie behoort al jaren tot één van de beste werkgevers van Nederland. De cultuur kenmerkt zich, naast de professionaliteit, door de ruimte die je krijgt om jezelf te zijn, te kunnen groeien en de vrijheid waarbinnen je dit kunt doen. Functieomschrijving Je komt te werken op de afdeling Business Support, een afdeling die landelijk alle Business Units ondersteunt. In totaal werken er zo'n 300 collega's in het landelijke support team. Zij worden aangestuurd door 8 managers office support. Eens per maand ontmoeten jullie elkaar op het kantoor in Utrecht voor overleg. Samen met twee andere (ervaren) collega's ben jij landelijk verantwoordelijk voor het supporten van één van de Services, Consultancy. Dit support team bestaat totaal uit 90 assistants. Jij bent operationeel verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van een deel van dit team, rond de 20 assistants. Zij werken verdeeld over vier kantoren (Amsterdam, Utrecht, Rotterdam en Eindhoven). Je kunt in overleg zelf bepalen wat jouw standplaats wordt, maar uiteraard dien je ook flexibel te zijn om naar de andere locaties te reizen. Ook heb je de mogelijkheid een deel van de week vanuit huis te werken. Het team dat jij aanstuurt bestaat uit een mix van ervaren en minder ervaren collega's. Zij hebben ieder focus op het ondersteunen van gemiddeld 4 managers. Tot hun takenpakket behoort o.a. het verzorgen van complex (internationaal) agendabeheer, onderhouden van contacten met in- en externe relaties, beoordelen van documenten en het verzorgen van correspondentie. Maar bijvoorbeeld ook het bieden van inhoudelijke ondersteuning op het gebied van projecten. Jij begeleidt en coacht h...

Randstad professional logo Interim Office Manager Nederlandse grootbank - Utrecht, Nederland - Detachering - HBO - 18 uur - € 4.000 per maand - Thuiswerken mogelijk - Bewaar vacature Chantal Hennekes senior talent acquisition specialist chantal.hennekes@randstadprofessional.nl 06-13701389 chantal.hennekes@randstadprofessional.nl 06-13701389 Heb jij een scherp oog voor organisatie en wil je direct impact maken binnen een dynamische omgeving? Als Interim Office Manager zorg jij dat alle dagelijkse kantoor- en facilitaire processen vlekkeloos blijven verlopen. • Zelfstandige coördinatie van de volledige operationele en facilitaire kantoorzaken binnen de bestaande teamstructuur. • Proactief beheer en optimalisatie van complexe agenda- en vergaderprocessen voor aangewezen management teamleden. • Eerste aanspreekpunt voor interne collega's en externe leveranciers omtrent alle kantoorgerelateerde kwesties. • Signaleren van operationele knelpunten en het direct aandragen van gerichte, praktische verbetervoorstellen. • Structureren en documenteren van de werkzaamheden om een vlekkeloze overdracht naar de vaste kracht te garanderen. Heb je geen WhatsApp? Dan nemen we contact met je op via telefoon of e-mail! Functie-eisen Jij bent succesvol als... • Je beschikt over aantoonbare ervaring met facilitair management en operationeel office management. • Je hebt ten minste drie grote projecten of complexe organisatorische processen van begin tot eind geleid. • Je hebt bewezen ervaring met stakeholdermanagement en agenda-beheer op managementniveau. • Je bent per direct en volledig beschikbaar voor een afgebakende interim-periode van 4 maanden. Competenties • Sterke organisatorische en planningsvaardigheden om structuur aan te brengen. • Hoge mate van professionele sensitiviteit, discretie en integriteit. • Proactieve houding en een sterk probleemoplossend vermogen. • Stressbestendigheid en flexibiliteit om snel te schakele...

Als Office Manager ben jij de regelaar van de organisatie. Jij zorgt dat afspraken worden nagekomen, documenten op orde zijn en collega's snel geholpen worden. Je werkt direct samen met de directie en ondersteunt daarnaast bij verschillende HR-werkzaamheden. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt dit werk leuk. Als Office Manager werk je samen met verschillende afdelingen binnen het bedrijf. De lijnen zijn kort en beslissingen worden snel genomen. Dat maakt het werk afwisselend en dynamisch. Jouw inzet wordt gezien en je krijgt de ruimte om mee te denken over verbeteringen binnen de organisatie. Wat ga je doen als Office Manager? - Ondersteunen van de directie bij dagelijkse werkzaamheden - Inplannen en bewaken van afspraken en deadlines - Notuleren en verwerken van interne verslaglegging - Uitwerken en controleren van vertrouwelijke documenten - Verwerken en archiveren van administratieve documenten - Ondersteunen bij HR-administratie en salariszaken - Schakelen met collega's, leidinggevenden en externe partijen - Werkuren en personeelsgegevens bijhouden Functie-eisen: - Mbo 4 werk- en denkniveau - Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal - Goede kennis van Word, Excel en Outlook - Je werkt nauwkeurig en kan goed overzicht bewaren - Bij voorkeur heb je ervaring in een soortgelijke of aanverwante functie

Onze opdrachtgever is actief binnen de medische techniek en levert hoogwaardige reinigings-, desinfectie- en sterilisatieoplossingen aan onder andere ziekenhuizen, laboratoria en farmaceutische bedrijven. Binnen de organisatie staan kwaliteit, betrouwbaarheid en continuïteit centraal. Als Office & Finance Coördinator zorg jij ervoor dat collega's optimaal kunnen werken doordat jij de administratieve en organisatorische processen beheert. Je ondersteunt de financiële afdeling, coördineert facilitaire zaken en bent verantwoordelijk voor uiteenlopende operationele werkzaamheden. Dankzij jouw overzicht, nauwkeurigheid en proactieve instelling blijft de organisatie efficiënt draaien. Geen dag is hetzelfde. De ene dag ben je bezig met debiteurenbeheer en financiële rapportages, terwijl je de volgende dag het wagenpark beheert, IT-middelen regelt of leverancierscontracten coördineert. Daarnaast krijg je volop ruimte om processen te verbeteren en structuur aan te brengen. Je werkzaamheden bestaan uit: - Ondersteunen van de Head of Finance & Administration; - Beheren en opvolgen van openstaande debiteuren; - Ondersteunen bij financiële rapportages en managementinformatie; - Verzorgen van administratieve verplichtingen, zoals KvK-, UBO- en Intrastat-registraties; - Beheren van het wagenpark in Nederland en België; - Coördineren van verzekeringen voor medewerkers en de organisatie; - Beheren van leverancierscontracten; - Bestellen en beheren van IT-middelen, mobiele telefonie en kantoorartikelen; - Verantwoordelijk zijn voor office management en facilitaire zaken; - Signaleren van verbeterkansen en meedenken over efficiëntere processen. Jij bent een georganiseerde professional die overzicht weet te bewaren en graag verantwoordelijkheid neemt. Daarnaast beschik je over: - Een mbo-diploma in een relevante richting, aangevuld met hbo werk- en denkniveau (bijvoorbeeld Bedrijfsadministratie, Finance of Facility Management); - Enkele jaren ervaring in een brede administrat