Als Office Manager ben je het gezicht van het kantoor, fungerend als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en leveranciers. Je excelleert in multitasking en zorgt dat alle werkprocessen soepel verlopen. Daarnaast beheer je kantoorbenodigdheden, regelt cateringzaken en onderhoudt contact met gebouwbeheerders en medehuurders. Je nauwkeurigheid en probleemoplossend vermogen zijn essentieel voor het creëren van een optimale werkomgeving waarin collega's kunnen excelleren. MBO werk en denkniveau Ervaring in soortgelijke rol is een pre Representatieve en servicegerichte houding met flexibele instelling Beheersing van Microsoft Office 365 Goede beheersing van de Nederlands en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk Zelfstandig kunnen werken én een sterke teamspeler Oplossingsgericht denken en handelen Administratieve nauwkeurigheid en oog voor detail Ervaring met documentbeheer en kantoororganisatie Bereidheid tot ondersteuning van diverse afdelingen en projecten

Onze opdrachtgever, een vooraanstaand internationaal advies- en ingenieursbureau, is op zoek naar een veelzijdige professional voor de functies van projectondersteuner en officemanager. Deze organisatie biedt het perfecte evenwicht tussen werken op topniveau en een persoonlijke, overzichtelijke werkomgeving. De ideale kandidaat zal de unit directeur en het team van Electronics ondersteunen met project- en procesondersteunende activiteiten, en zal ook verantwoordelijk zijn voor het office management van de vestiging in een belangrijke stad in Nederland. Jouw Rol: Je wordt het centrale aanspreekpunt van de organisatie en draagt zorg voor een gestructureerde projectregistratie en -administratie. Je ondersteunt het financiële proces, van factuurbeoordeling tot afhandeling met de interne afdeling Finance. Je beheert de agenda van de unit directeur en organiseert complexe bijeenkomsten en vergaderingen. Je bent verantwoordelijk voor het levendig houden van het kantoor, inclusief het organiseren van personeelsactiviteiten en het zorgen voor een goed bevoorraad en netjes kantoor. MBO werk en denkniveau Vijf jaar ervaring in een internationale projectomgeving. Uitstekende samenwerkingsvaardigheden en het vermogen om procesmatig te denken. Ervaring met Microsoft 365 en ERP-software, en de vaardigheid om nieuwe programma’s snel eigen te maken.

Ben jij een organisatorisch talent en wil je graag bijdragen aan een organisatie die kinderen een stabiele en liefdevolle omgeving biedt? Voor onze opdrachtgever, een netwerkorganisatie die zich inzet voor onder andere pleegzorg, zijn wij op zoek naar een Bestuurssecretaresse die het team komt versterken in diverse regio's rondom Utrecht. Je werkt vanuit een centrale locatie in Bunnik en ondersteunt het management en de bestuurder. Als bestuurssecretaresse ben je de spil van de organisatie en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris en bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van de bestuurder en teammanagers. Jij neemt de verantwoordelijkheid voor het plannen, organiseren en administratief ondersteunen van vergaderingen en bijeenkomsten. Wat ga je doen? Je beheert agenda’s, plant afspraken en houdt de gezamenlijke mailbox van het managementteam in de gaten. Je bent aanwezig bij bestuurs- en managementvergaderingen, maakt notulen en zorgt voor de opvolging van actiepunten. Verder organiseer je diverse bijeenkomsten, stel je jaarplanningen op en vervul je de rol van ambtelijk secretaris voor medezeggenschapsraden. Ook pak je allerlei secretariële taken op, zoals contractbeheer en het organiseren van evenementen. MBO/HBO werk en denkniveau en al enige ervaring in een soortgelijke rol.  Je weet als geen ander wat er van een Bestuurssecretaresse verwacht wordt. Je bent stressbestendig en nauwkeurig, zelfs onder druk.  Je hebt ervaring met Microsoft Office  Affiniteit met de zorg is een pré.

Ben jij de verbindende factor die een directieteam tot succes maakt? Voor onze opdrachtgever, een dynamisch familiebedrijf actief in de technische dienstverlening, zoeken wij een veelzijdige Management Assistent die zowel kan ondersteunen als aansturen. Jouw functie: In deze afwisseling functie ben je hét aanspreekpunt voor de Algemeen Directeur en zijn managementteam. Je houdt de agenda's scherp, zorgt dat de communicatie vlekkeloos verloopt en regelt alle logistiek rondom vergaderingen en zakelijke reizen. Ook ben je verantwoordelijk voor het organiseren van bedrijfsevenementen en de coördinatie van attentiebeleid. Een belangrijk onderdeel van je werk is de facilitaire coördinatie: je geeft operationeel leiding aan het Housekeeping-team en houdt toezicht op de inkoop van kantoorbenodigdheden, meubilair en bedrijfskleding. Van correspondentiebeheer tot het verzorgen van notulen, jij zorgt dat de ondersteunende processen als een geoliede machine lopen. MBO/ HBO werk en denkniveau Organiseren zit in je bloed en je hebt een scherp oog voor details Je bent minimaal 32 uur per week inzetbaar Zowel Nederlands als Engels beheers je goed, mondeling én schriftelijk MS Office heeft geen geheimen voor jou Mensen motiveren ligt je goed Je bent flexibel, kunt goed schakelen en blijft kalm bij onverwachte situaties Je bent sociaal vaardig en communiceert met gemak op alle niveaus

Onze opdrachtgever, een toonaangevende speler in de bouwsector, zoekt een veelzijdige en zelfstandige managementassistent met een passie voor het organiseren van evenementen en uitmuntende dienstverlening.  In deze rol ben je de drijvende kracht achter de naadloze coördinatie van administratieve taken. Je biedt ondersteuning aan de teamleider van de afdeling Infrastructuurontwikkeling en de projectcoördinator van innovatieve bouwtechnieken, met als doel de efficiëntie van deze dynamische organisatie te optimaliseren. Kernpunten van de functie omvatten het beheren van agenda's, het coördineren van belangrijke bijeenkomsten, en het opstellen van documentatie. Je werkt nauw samen met beleidsmakers en pakt complexe administratieve taken proactief en zelfstandig aan. Jouw inzicht in de onderliggende materie maakt je een waardevolle sparringpartner. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de organisatie van diverse evenementen en workshops, waarbij je nauw contact onderhoudt met belanghebbenden. Jouw rol als gastvrouw bij deze gelegenheden onderstreept het belang van je positie binnen de organisatie. Deze evenementen vinden plaats door heel Nederland en kunnen ook in de avonduren zijn, wat heel soms een overnachting vereist. Een proactieve houding en zelfstandigheid in het oppakken en afronden van taken. Aantoonbare ervaring in een zelfstandige secretariële rol, ondersteund door een relevante mbo-opleiding. Vaardigheid in het organiseren van evenementen en het beheren van diverse administratieve processen. Uitstekende beheersing van moderne kantoorsoftware, inclusief MS Teams en PowerPoint. Je bent 28 uur per week beschikbaar

Als Management Assistant ben jij het organisatorische middelpunt van een technisch adviesbureau. Je werkt nauw samen met de directie en ondersteunt adviseurs en projectleiders bij hun dagelijkse werkzaamheden. De rol is breed: van het coördineren van tendertrajecten en het bewaken van offerteprocessen tot het beheren van het kwaliteitsmanagementsysteem en het ondersteunen bij HR-taken. Bij tendermanagement houd jij de deadlines in de gaten, zorg je dat alle documenten tijdig worden verzameld en ingediend via aanbestedingsplatforms, en stel je offertes op of redigeer je ze. Je houdt bij wat de status is van lopende offertes en zorgt dat nieuwe projecten goed worden verwerkt in de systemen. Kwaliteit heeft jouw aandacht: je beheert het kwaliteitssysteem van de organisatie en bereidt interne en externe audits voor. Daarnaast ondersteun je het team op het gebied van HR (personeelsdossiers, werving, onboarding en contracten) en financiën (je helpt projectleiders met financiële projectgegevens en ondersteunt bij de administratie). Je plant vergaderingen en zorgt dat actiepunten worden opgevolgd. Het is een zelfstandige functie waarbij je zelf prioriteiten stelt, collega's aanspreekt op deadlines en meedenkt over hoe processen beter kunnen. MBO/ HBO werk en denkniveau Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol. Affiniteit met een technische of projectgerichte werkomgeving. Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Vertrouwd met MS Office en SharePoint; ervaring met HR- of projectadministratiesystemen is mooi meegenomen. Je werkt nauwkeurig, schakelt snel en durft collega's aan te spreken als dat nodig is. Proactief, meedenkend en met een gezonde dosis humor.

Onze opdrachtgever is op zoek naar een energieke en veelzijdige Office Manager die als spin in het web alles in goede banen weet te leiden. Ben jij enthousiast, proactief en heb je oog voor detail? Dan zou deze functie wel eens de uitdaging voor jou kunnen zijn! Wat ga je doen? In deze veelzijdige rol ben jij de onmiskenbare schakel die zorgt voor een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt voor een professionele ontvangst van cliënten, beheert agendaplanningen en zorgt voor de administratieve afhandeling van verschillende zaken. Daarnaast ben jij ook het aanspreekpunt voor je collega's bij dagelijkse vragen over bijvoorbeeld personeelsadministratie en debiteurenbeheer. Je belangrijkste taken: Professioneel ontvangen van cliënten en zorgen voor een aangename sfeer; Afhandelen van inkomende telefoongesprekken en e-mailverkeer; Ondersteunen bij personeelszaken zoals het registreren van vakanties en ziekteverlof; Organiseren van het onboarding- en offboardingproces van medewerkers; Werven, selecteren en het beheren van verschillende administratieve processen; Agendabeheer en coördinatie van interne en externe afspraken; Beheren van de voorraden en het verwerken van documenten. Wat vragen we van jou? Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en kunt goed samenwerken; Je hebt een representatief voorkomen en denkt commercieel mee met het team; Je hebt een sterk organisatorisch vermogen en een scherp oog voor details; Je werkt zelfstandig, maar functioneert ook goed in teamverband; Je hebt ten minste een afgeronde MBO-opleiding en minimaal 32 uur per week beschikbaar; Ervaring als office manager binnen een notariële omgeving is een pré.

Onze opdrachtgever is een gerenommeerd juridisch kantoor dat volop in groei is. Recent heeft de organisatie een vestiging geopend in Amsterdam, waar de ambitie is om deze verder uit te bouwen tot een volwaardig kantoor. Het team bestaat uit diverse juridische professionals die zich bezighouden met onder meer ondernemingsrecht, vastgoedtransacties en financiële dienstverlening. Jouw rol Voor deze groeiende Amsterdamse locatie zijn wij op zoek naar een allround juridisch secretaresse die tevens de facilitaire coördinatie op zich neemt. Je wordt hét gezicht van het kantoor en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, zowel op secretarieel als op operationeel vlak. Wat ga je doen? Je ondersteunt meerdere juristen bij hun dagelijkse werkzaamheden: Verzorgen van correspondentie en communicatie met cliënten Beheren van agenda's en plannen van afspraken Aanmaken en bijhouden van cliëntdossiers Opstellen van declaraties en financiële overzichten Verwerken van juridische documenten Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de facilitaire gang van zaken: Fungeren als eerste contactpersoon voor bezoekers en leveranciers Organiseren van vergaderingen inclusief catering Beheren van kantoorvoorraad en bestellen van materialen Coördineren van poststromen Reserveren van faciliteiten voor intern en extern gebruik MBO/ HBO werk en denkniveau Je bent organisatorisch sterk en houdt overzicht in een drukke omgeving Servicegericht en flexibel zijn jouw tweede natuur Je beheerst Nederlands en Engels uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk

Voor onze gerenommeerde opdrachtgever in de regio Noord-Holland zoeken wij een gedreven Juridisch Secretaresse die energie krijgt van een dynamische werkomgeving. Deze juridische dienstverlener met meerdere kantoren in de regio biedt een compleet pakket aan rechtsbijstand Jouw dag bestaat uit: Je ondersteunt een hecht team van advocaten waarbij je fungeert als spil in de dagelijkse werkzaamheden. Je verzorgt professionele correspondentie, beheert agenda's en dossiers, en bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten. In deze veelzijdige functie switch je moeiteloos tussen verschillende taken en weet je prioriteiten te stellen. MBO/ HBO werk en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met relevante secretariële opleiding Ervaring in soortgelijke rol is een pre Is discreet en integer in het omgaan met vertrouwelijke informatie Beschikt over uitstekende Nederlandse taalvaardigheid Kan minimaal 3 dagen per week werken

Voor onze innovatieve opdrachtgever in Amsterdam zijn wij op zoek naar een Office Manager die het team komt versterken. Onze opdrachtgever is een toonaangevend bedrijf in de ontwikkeling van geavanceerde lichttechnologie die het natuurlijke daglicht nabootst. Hun baanbrekende innovaties dragen bij aan een gezondere leefomgeving. Als Office Manager ben je de spil van de organisatie. Je taken zijn onder andere: Ondersteuning van het management bij hun dagelijkse werkzaamheden Beheer van facilitaire zaken en kantoorbenodigdheden Coördinatie van zakenreizen en vergaderingen Eerste aanspreekpunt voor bezoekers en externe contacten HR-administratie en personeelszaken Organisatie van teamactiviteiten en evenementen Financiële administratie MBO/ HBO werk en denkniveau 16-24 uur per week beschikbaar Vaardig met MS Office Ervaring heeft met agendabeheer Zelfstandig kan werken Discreet omgaat met vertrouwelijke informatie Een hands-on mentaliteit heeft Structuur aanbrengt waar nodig