Als administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor het bieden van ondersteuning aan het management door zelfstandig je taken te beheren, de regels na te leven en de post te verwerken. Je hebt verschillende taken, waaronder het sorteren van inkomende en uitgaande correspondentie en het beantwoorden van vragen met betrekking tot het secretariaat.
Takenpakket:
- Uitvoeren van algemene administratieve taken volgens de geldende regelgeving ter ondersteuning van de dienst.
- Ontvangen, registreren, klasseren en archiveren van allerlei documenten (digitaal en op papier).
- Identificeren van eventuele problemen en deze melden aan jouw dienstverantwoordelijke.
- Op een professionele manier alle inkomende contacten ontvangen (telefonisch, per mail of per brief).
- Op basis van de geldende richtlijnen en specifieke instructies, diverse documenten opstellen zoals mails, brieven en verslagen.
- Een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening garanderen.
- Je hebt voldaan aan de leerplicht en je hebt de leeftijd van 25 jaar nog niet bereikt op het moment van aanwerving.
- Je hebt een goede kennis van informatica (Word, Excel, Outlook, Internet).
- Je bent bereid met nieuwe interne informatica programma's te werken.
- Je werkt gestructureerd en behandelt personeelsgegevens met de nodige integriteit.
Opmerking: Je wordt tewerkgesteld in een tweetalige eenheid. Kennis van de 2de landstaal is een pluspunt maar geen vereiste.
Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je op de aanstellingsdatum:
- Belg zijn of de nationaliteit hebben van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (EER) of van de Zwitserse Bondsstaat.
- De burgerlijke en politieke rechten genieten.
- Een gedrag hebben dat in overstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.
Je wordt aangeworven met een contract van bepaalde duur van 1 jaar - niveau D.
Naast een aantrekkelijke verloning en de aspecten die werken bij Defensie uniek maken zoals teamwork, afwisselend en uitdagend werk, unieke ervaringen en gelijke kansen, bieden we jou:
- 29 verlofdagen per jaar (26 vakantiedagen + 3 dagen dienstontheffing van het departement)
- Extra vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar
- Vakantiegeld
- Een eindejaarspremie
- Maaltijdcheques
- Een telefoonvergoeding
- Een tweetaligheidstoelage (indien je slaagt voor de taaltest op `werkenvoor.be')
- Mogelijkheid om overuren in tijd op te nemen
- Een toelage voor onregelmatige prestaties
- Glijdende werkuren (kan verschillen naargelang de uitgeoefende functie)
- Gratis medische zorgen bij erkende zorgverstrekkers (dokter, tandarts, kinesist, ...)
- Gratis hospitalisatieverzekering
- Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of mogelijkheid tot een fietsvergoeding
- Een kortingskaart openbaar vervoer voor privégebruik
- Mogelijkheid tot het volgen van opleidingen via OFO (maximum dienstvrijstelling van 120 uren)
- Bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
- Mogelijkheid tot sporten tijdens de werkuren en gratis gebruik van de sportinfrastructuur
- Allerhande kortingen via CDSCA (winkels, pretparken, vakanties, ...)
- FED+-kaart (allerhande voordelen en kortingen)
Na een goede evaluatie kan het contract jaarlijks verlengd worden tot de ouderdom van 26 jaar.
Tijdens de uitvoering van jouw functie heb je de mogelijkheid om:
- Testen af te leggen bij 'werkenvoor.be' om in aanmerking te komen voor een statutaire (vaste) loopbaan binnen een FOD (minimum hoger secundair diploma vereist).
- Ingangsexamen af te leggen als beroepsmilitair.
- Te solliciteren voor een functie als reservemilitair in een 'directe vrijwillige encadrering Prestatie' (dVEP).
Opleiding op de werkplek:
Tijdens je eerste weken bij Defensie zal je begeleid worden door een collega om je wegwijs te maken in de werking van onze eenheid.