IHECS Academy recherche actuellement un.e assistant·e administratif·ve polyvalent.e pour appuyer l'équipe dans la gestion administrative quotidienne des formations et contribuer, ponctuellement, au suivi opérationnel de certains projets.
MISSION
Sous la supervision de la direction et en lien avec l'équipe, vous assurez principalement le suivi administratif des formations et le bon fonctionnement quotidien du bureau. Le poste demande une grande rigueur administrative, un sens de l'organisation solide et une capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle. Une partie limitée de la fonction consiste également à apporter un appui opérationnel à certains projets de formation : suivi des participant·e·s, relances, transmission d'informations aux formateur·trice·s, coordination pratique avec d'éventuels partenaires ou opérateurs. Il ne s'agit pas d'une fonction complète de gestion de projet, mais d'un poste administratif polyvalent pouvant inclure des responsabilités de suivi et de coordination simple. Les tâches présentées ci-dessous visent à donner une vision la plus complète possible du poste. Elles seront amenées à être priorisées et réparties en fonction des besoins et de l'organisation de l'équipe.
TÂCHES
1- Gestion administrative des formations ¿ Gérer les inscriptions et assurer le suivi administratif des participant·e·s. ¿ Préparer les documents nécessaires aux formations : welcome packs, listes de présence, évaluations, diplômes, certificats, attestations, etc. ¿ Encoder et mettre à jour les plannings dans la base de données et les outils de suivi. ¿ Assurer le suivi et l'encodage des présences. ¿ Classer, organiser et mettre à jour les documents liés aux formations. ¿ Participer à l'homogénéisation des procédures et des supports administratifs.
2- Appui opérationnel aux formations et projets Contribuer au bon déroulement pratique de certaines formations: ¿ Assurer certaines relances auprès des participant.e.s, formateur.trice.s ou partenaires. ¿ Transmettre les informations pratiques aux personnes concernées : horaires, documents, accès, matériel, consignes. ¿ Préparer et suivre certains éléments logistiques liés aux formations. ¿ Appuyer l'équipe dans le suivi de projets spécifiques. ¿ Identifier les informations manquantes, les points de blocage ou les besoins à relayer à l'équipe.
3- Accueil et gestion du bureau Contribuer au bon fonctionnement quotidien du bureau: ¿ Accueillir les participant·e·s et les formateur·trice·s. ¿ Préparer les salles et le matériel nécessaire. ¿ Gérer le matériel courant : imprimante, matériel informatique, fournitures, etc. ¿ Assurer le suivi des stocks et des commandes.
4- Comptabilité et suivi administratif général Appuyer l'équipe dans certains dossiers administratifs internes: ¿ Encoder et suivre les factures des formateur·trice·s. émission et suivi des attestations participant·e·s. ¿ Assurer le suivi des dépenses Mastercard. ¿ Servir de relais avec le bureau comptable. ¿ Gérer les dossiers de congés-éducation : dépôt des dossiers, rapports d'évaluation, attestations participant·e·s.
5- Stages ¿ Gérer et suivre les demandes de stages. ¿ Assurer le suivi administratif des conventions et assurances des stagiaires. ¿ Être le point de contact administratif pour les stagiaires.
6- Outils et supports ¿ Mettre à jour certaines informations sur le site internet. ¿ Participer à l'organisation et à l'homogénéisation du serveur. ¿ Mettre à jour les documents partagés, modèles et supports administratifs. ¿ Utiliser les outils internes de suivi, de planification et de gestion des formations.
Nous sommes une petite équipe dynamique et enthousiaste travaillant dans une ambiance de travail agréable et conviviale. Et nos avantages sont multiples : o Vous aurez la possibilité d'accéder aux formations que nous proposons. o Vous bénéficiez des vacances universitaires. o Votre abonnement transport en commun est pris en charge au prorata des jours de travail. o Vous avez droit à une prime de fin d'année et au pécule de vacances.
