Missions essentielles :
1. Support administratif aux étudiant·es de la Faculté de Philosophie et Sciences sociales
- Accueil, information et orientation des étudiant·es : assurer le rôle de référent auprès des étudiant·es en répondant à leurs demandes d'informations et en leur offrant un support administratif tout au long de leur cursus universitaire et en jouant le rôle d'interface avec l'administration facultaire et certains services administratifs centraux.
- Élaboration et le suivi des programmes annuels des étudiant·es : vérification de la conformité du programme de cours, modification du programme de cours, encodage des cours à option, élaboration et vérification des programmes complémentaires, des allègements et des valorisations.
- Préparation et suivi des délibérations : suivi de l'encodage des notes et absences, préparation et mise en forme des grilles de délibérations, participation et organisation des (pré) délibérations (réservation du catering, préparation des listings de présence etc.).
- Mise en œuvre et le suivi de processus administratifs divers : encadrement administratif des travaux d'étude (ex. réception des divers travaux à remettre aux professeurs), mise en place des horaires de défense des mémoires, établissement des diplômes (vérification des informations, établissement des suppléments au diplôme, classement, archivage, etc.) etc.
2. Support administratif aux étudiant·es à besoins spécifiques de la Faculté de Philosophie et Sciences sociales
- À l'ULB, le statut d'étudiant·e à besoins spécifiques (EBS) est accordé aux étudiant·es dont la situation personnelle (handicap, trouble d'apprentissage, maladie, responsabilités familiales, activité professionnelle ou artistique, etc.) nécessite des aménagements particuliers pour favoriser leur réussite académique. Un fois ce statut reconnu par une commission d'experts, le secrétariat de la faculté assurent le suivi administratif et la mise en œuvre des aménagements raisonnables définis par cette commission.
- Accueil, information et orientation des étudiant·es de la faculté : assurer le rôle de référent auprès des étudiant·es EBS en répondant à leurs demandes d'information et en leur apportant un soutien administratif : compréhension du programme annuel individualisé, aide à la prise de contact avec les enseignant·es, rappel des échéances, etc.
- Accueil, information et orientation des enseignant·es de la faculté : répondre aux questions des enseignant·es concernant le statut EBS, les aménagements prévus dans leurs cours ou les modalités d'examen. Assurer un rôle de relais entre la faculté et la cellule qui reconnaît le statut EBS des étudiant·es et défini les aménagements qui en découlent.
Profil :
- Être titulaire d'un bachelier dans le domaine administratif reconnu par la FWB ou être titulaire d'un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requis :
- Excellente maîtrise du français (expression écrite et orale).
- Excellente maîtrise des outils informatiques (suite Office).
Atout :
- Un bon niveau d'anglais (Niv B1).
- La connaissance du milieu universitaire.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...).
- L'accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (1/2jour/semaine au bout de 6 mois - à aménager selon les impératifs du service).
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N'hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.