Taken en verantwoordelijkheden
Ø Planning (dispatch) en beheer van externe herstellingen (registratie cases, digitaal registreren bestelbons), interventies, opstarten, onderhouden
o Registratie serviceaanvragen (klant, locatie, PO-nummer)
o Aanmaken nieuwe klant in CRM
o Afspraak vastleggen met de klant
o Transferorders wisselstukken maken naar de wagens
o Wisselstukken bestellen in samenwerking met de infoline
o Opvolgen herplanning
Ø Telefonisch contact met klanten, technici, vertegenwoordigers
Ø Beantwoorden algemene vragen i.v.m. serviceorganisatie
Ø Na zicht afgewerkte serviceopdrachten voor facturatie
Ø Planning onderhoudscontracten
Ø Aanmaak onderhoudscontracten
Ø Voorbereiding interventies
Ø Doorsturen offertes
Ø Opvolging offertes voor uitvoering (materiaal / transfersorders)
Ø Opmaak, verzending & controle van facturen naverkoop
Ø Opstellen van creditnota aanvragen naverkoop
Ø 1ste lijn technische telefoons
Must-haves
· Talen: vlot NL & FR, goede EN voor leveranciers/handleidingen.
· Ervaring met planning van techniekers (route-optimalisatie, last-minute herplanning).
· CRM/ERP: klanten aanmaken, cases registreren, orders/transferorders, offertes, factuurcontrole.
· Administratieve nauwkeurigheid: PO-nummers, contracten, bestelbonnen, creditnota-aanvragen.
· Communicatievaardig (telefoon 1ste lijn technisch, klantafspraken, techniekers).
· Stressbestendig en prioriteren (pieken, storingen, dringende interventies).
· Rijbewijs B en VCA-basiskennis (veiligheidsbewustzijn in servicecontext).
· Basislogistiek wisselstukken (bestellen, transferorders naar wagens, stocklogica).
2) Ervaring & Opleiding
· 2–4 jaar relevante ervaring als dispatcher/planner, servicecoördinator of binnendienst naverkoop.
· Opleiding: bij voorkeur administratief/logistiek of technisch-administratief (of gelijkwaardig door ervaring).
· VCA (of bereidheid binnen 3 maanden te behalen).
· Plus: ervaring met field service in een technische omgeving.
3) Competenties
· Planning & herplanning, route- en regio-inzichten.
· CRM/ERP-beheer (klant, case, order, contract, offerte, factuur).
· Begrip van wisselstukkenflow (bestellen, leadtimes, toewijzing aan wagens).
· Correcte administratie: PO’s, werkbonnen, contracten, factuurcontrole, creditnota’s.
· 1ste lijn technisch: triage van storingen, juiste vragen stellen, juiste prioriteit.
· Klantgericht, diplomatisch, assertief.
· Teamspeler tussen techniekers, logistiek, sales/vertegenwoordigers en boekhouding.
· Stressbestendig, snel schakelen, beslissen op onvolledige info.