Contrel Europe NV, gevestigd in Gent (Administratieve zetel: Franklin Rooseveltlaan), ontwikkelt, vervaardigt en distribueert innovatieve intra-uteriene anticonceptieve, non-hormonale medische hulpmiddelen.
Je komt terecht in een hecht team van 10 medewerkers.
Als administratieve medewerker sta je in voor een combinatie van administratieve taken en algemene ondersteuning, waarbij je praktisch en actief betrokken zal zijn bij de dagelijkse activiteiten. Zo maak je het leven van je collega’s net iets gemakkelijker. Ben je proactief, een goede teamspeler en multitasker? Dan komt dat zeker van pas!
Jij staat onder meer in voor (administratieve) ondersteuning aan collega's én management:
- Training coördinatie
- Organisatie en administratie van trainingsevenementen.
- Logistiek en planning van trainingsactiviteiten en -materiaal.
- Onderhouden van contacten met trainers en distributeurs.
- Distributeurs beheer
- Registratie- en communicatiebeheer met distributeurs.
- Algemene Ondersteuning kwaliteitsdienst:
- Administratieve ondersteuning bij batchregistratie en bestellingen.
- Uitvoeren van diverse ad-hoc taken op verzoek zoals het aanpassen van registraties, opvragen van registraties, controleren van ontwerpen op conformiteit met de wetgeving.
- Kwaliteitsdienst/HR Ondersteuning:
- Beheer van opleidingsplannen.
- Bijwerken van personeelsdocumentatie, zoals beoordelingen en organogrammen.
- Beantwoorden FAQ’s
- Algemeen debiteurenbeheer:
- Opstellen en versturen van facturen (Excel/Billit)
- Opvolgen van openstaande betalingen
- Herinneringen sturen
- Betalingen registreren en afpunten
- Rapporteren over openstaande saldi
- Digitale verwerking en archivering van facturen (SharePoint) ter voorbereiding van de boekhouding
- Sales administration & customer data management
- Sales lijsten bijwerken a.d.h.v. kwartaalcijfers
- Klantendata opvolgen en bijwerken
- Opvolging, controle en administratieve afsluiting van loten (stocklijsten)
- Interne facturatie (huur, managementdiensten en kostenverrekening)
- Administratieve opvolging van leveranciersfacturen
- Kilometeradministratie en wagenbeheer voor bedrijfsverplaatsingen
- Ad-hoc ondersteuning van het management bij dagelijkse operationele taken
-
Positieve en professionele werkhouding
-
Dynamisch ingesteld met sterk vermogen tot prioriteiten stellen
-
Gezond verstand en logisch, probleemoplossend denkvermogen
-
Proactieve werkstijl
-
Nauwkeurig, ordelijk en organisatorisch sterk
-
In staat om aangeleerde procedures correct en consequent te volgen
-
Uitstekende administratieve vaardigheden
-
Leergierig en bereid nieuwe materie snel eigen te maken
-
Zowel zelfstandig als in teamverband efficiënt kunnen functioneren
-
Flexibele ingesteldheid
-
Sterke communicatieve vaardigheden
-
Betrouwbaar en discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie
-
Loyaal en betrokken bij de organisatie
-
Goede beheersing van het MS Office-pakket
- Opleidingsniveau: een diploma of opleiding in administratie, officemanagement of een gerelateerd vakgebied; of relevante werkervaring in een administratieve en/of organisatorische rol
- Talenkennis: Engels (zeer goed), Nederlands (zeer goed), Frans (goed)