Missions essentielles :
Vous assurez la mise en œuvre concrète de projets liés à la formation et au développement des compétences. Vous intervenez à chaque étape du cycle de vie des projets, en lien avec les équipes internes et les partenaires externes. Vos missions principales incluent notamment :
1. Conception, mise en œuvre et coordination de projets de formation (60%) :
- Concevoir, mettre en œuvre et coordonner des formations pour l'ensemble du personnel, sous-traitées et/ou internes (conception pédagogique, planification, organisation logistique, suivi des échéances, gestion des livrables et des budgets).
- Développer des parcours de formations spécifiques et/ou institutionnels (ex. onboarding, développement des compétences managériales, etc.).
- Cartographier les ressources internes disponibles en matière de formation et d'apprentissage.
- Collaborer avec les prestataires et/ou formateurs internes/externes afin de garantir la qualité des contenus et du déroulement des activités.
- Soutenir les orientations stratégiques du service, et de l'institution, par la collecte et l'analyse des besoins en formation exprimés par les parties prenantes.
- Participer à des groupes de travail en lien avec la thématique de la formation et du développement des compétences.
- Développer et animer des partenariats et réseaux d'acteurs internes et externes pour enrichir l'offre de formation.
- Concevoir des enquêtes de satisfaction, analyser les retours des participants, identifier des pistes d'amélioration et mettre à jour les outils de suivi.
- Promouvoir et rendre visible l'offre de formations : accompagnement et conseil auprès des collaborateurs et de leurs responsables en fonction des besoins exprimés
2. Gestion administrative et logistique (25%) :
- Assurer le suivi administratif des formations : gestion des inscriptions, suivi des présences, organisation des calendriers, traitement des commandes.
- Assurer le suivi financier : gestion des budgets, facturation, contrôle qualité.
- Contribuer à l'élaboration et au suivi des marchés publics liés aux activités de formation.
- Organiser les aspects pratiques : réservation de locaux, préparation du matériel, coordination du catering, soutien technique pour les cours à distance.
- Être l'interlocuteur·trice principal·e des formateur·rices, participant·es et prestataires externes.
- Planifier et suivre les prestations des étudiant·es jobistes (encodage, suivi des heures).
3. Missions complémentaires (15%) :
- Concevoir, mettre en page et diffuser des contenus de communication (articles, newsletters, intranet).
- Assurer une veille sur les derniers développements dans le domaine de la gestion de la formation et analyser les informations pertinentes pour l'activité de formation.
- Contribuer à l'organisation d'événements et de réunions (préparation, logistique, documentation).
- Mettre à jour les pages du portail du personnel.
- Assurer l'archivage et la documentation des projets, dossiers et processus du SFDC.
Profil :
- Être titulaire au maximum d'un bachelier en gestion, administration, ressources humaines ou équivalent reconnu par la FWB.
- Avoir une expérience en gestion administrative ou RH de 5 ans minimum, ou expérience équivalente jugée pertinente.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
- Connaissances en matière de formation et de développement des compétences.
- Excellente maîtrise du français, aisance en communication et excellente compétences rédactionnelles.
- Bonne connaissance de l'anglais (niveau B1 minimum).
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Office 365, MS Forms, OneNote...).
- Esprit d'analyse et de synthèse.
- Organisation, rigueur, fiabilité et respect des échéances.
- Proactivité, créativité et orientation solutions.
- Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant activement en équipe.
- Flexibilité et adaptabilité dans un environnement multidisciplinaire, posture constructive et collaborative.
- Esprit d'initiative.
- Volonté et aptitude à développer de nouvelles compétences.
Atouts :
- Connaissance du fonctionnement d'une université.
- Maîtrise de Canva.
- Connaissance de KSUP, SAP et/ou Microsoft Power Plateforme.
- Expérience en gestion de projets ou dans le secteur non-marchand ou dans un département formation.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...).
- L'accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (2jours/semaines au bout de 6 mois - à aménager selon les impératifs du service).
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N'hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.