This role ensures efficient day-to-day office functions, supporting project managers, field supervisors, and suppliers through administrative coordination, documentation management, invoice processing, and communication across office and job sites.

The job holder will support the sourcing, development, coordination, and monitoring of projects eligible under the relevant citizenship by merit legislation.

Business Center Senior Associate- 1 Year contract Luxembourg, Luxembourg On-site Job ID: 19915 Category: Regulatory Job Level: Senior Officer Business Center Senior Associate- 1 Year contract ABOUT US: As a world leading provider of integrated solutions for the alternative investment industry, Alter Domus (meaning “The Other House” in Latin) is proud to be home to 90% of the top 30 asset managers in the private markets, and more than 6,000 professionals across 24 jurisdictions. With a deep understanding of what it takes to succeed in alternatives, we believe in being different - in what we do, in how we work and most importantly in how we enable and develop our people. Invest yourself in the alternative, and join an organization where you progress on merit, where you can speak openly with whoever you are speaking to, and where you will be supported along whichever path you choose to take. Find out more about life at Alter Domus at careers.alterdomus.com The Senior Associate vacancy is for someone with a proven reception and front desk experience who likes to work with clients, who is charismatic and a problem solver. Good English and French mandatory. Capable to do easily all reception tasks with little or no supervision. Treatment of emails, calls, requests, complaints and also to supervise the Junior Associates in all taskings explained on the daily checklist, The Senior Associate upon request can be trained and ask to manage and train the junior associates to back up a Manager or Director. The Senior Associate role is fully at reception and can be trusted back-office tasks from time to time. The Senior Associate reports directly to the Manager or Director of Business Office Services. His/her/they main task is to guarantee a smooth operation of the reception in all buildings, the business centre(s) client experience, as a reliable back-up to the Manager and Director in all daily operational areas of the centre(s), maintaining and supervising the centre(s) quality of standards, keeping a professional and solutions oriented service to clients on a daily basis. That includes the customers of the centre(s), prospects, suppliers and visitors. And also a significant support to the Director during to increase sales and profitability by keeping clients satisfied and employees motivated. The main tasks of the “Senior Assocuate” are as follows: CENTRE QUALITY OF STANDARS 1. Be present at all receptions on a full shift Front Desk. Check daily emails, requests, phone calls, and participates, controls and ensure that the centre(s) quality standard checks are done daily, weekly, monthly, and quarterly to maintain a high level of service and centre readiness. (Areas includes: Reception desks, Kitchens, Meeting rooms, bathrooms, occupied and vacant offices, hall ways, car park, building external area, archives/stock rooms, terrace, elevators, printing areas, physical mailbox, etc.) 2. An important contact to all suppliers to ensure a smooth running of the business centre(s) and report to peer Senior Associates, the Manager or Director any situation to guarantee the business continuity of the centre(s) and standards (e.g. cleaning company, IT and Telecom provider, Building Maintenance, etc.) 3. Participate upon request with other Senior Associates in any refurbishment work or Facility Projects demanding a study and action plan to satisfy customers or prospects office setup requests. 4. Keep a positive under stress proactive approach, suggest and optimize security and control of access to the premises, with no exception, to contribute to the safety of all physical person in the business area. 5. Active agent, in Fire Drills and Evacuation Exercise taken place once or twice a year. 6. Participate to the preparation and supervision that all vacant offices are ready to be visited by prospects as “Show Offices” upon a client's departure. Supervise that every vacant office and common area is ready and controlled before a prospect tour. 7. Conduct buildings audits upon request with the Cleaning Company, on a regular basis to ensure a smooth overall client satisfaction and centre cleanliness. WELCOMING IN PERSON AND BY PHONE 1. Warmly welcoming of customers, meeting room's participants, AD staff, suppliers and prospects during visits to the business centre(s). A professional representation and back of the Centre Manager or Senior Manager at all times. 2. Taking care of the switchboard daily calls. 3. Perfect knowledge and supervision of the daily activities, demands taken in person, by email or phone. Delegating when necessary and using time management. HANDLING CLIENT COMPLAINTS 1. Master client's complain handling and provide feedback to the team, Manager and Director when necessary to ensure clients satisfaction and follow up. Handle the requests or claims in a professional manner according to the appropriate technics and find, as fast as possible, the right answer by involving and informing the team. 2. Provide support to the junior associates team when the Manager or Director request it or when not available. Model and represent the company having a senior posture and self-control. 3. Follow up any complaints handled by the team that could affect the quality of the service and client satisfaction. 4. Treat daily and supervises the centre email box to ensure all requests are treated and met, followed and resolved on a timely manner. IT AND TELECOM 1. Manage and Setup clients IT and Telephone request upon arrival or at any stage. 2. Participate in any project related to the IT infrastructure and Telephone Service provided per Business Centre Locations. 3. Technical expertise in computer issues and telephone units' instructions (suitable) PARCELS - MAIL / FOWARDING 1. As the other member of the staff, receives, sort, encodes, delivers, and forward the post mail for customers respecting the instructions. 2. Apply and verifies that the process of incoming and outgoing Parcels and Registered mail of the customers are fully respected by the team. Correct and provide guidance when necessary. CONCIERGERIE/CUSTOMER SERVICE 1. Participate and motivate the team to ensure a great client experience by organising yearly events (Easter, Halloween, Christmas) decorations of the centres and client surprises to maximise client retention. 2. Provide a follow up that a fast and efficient service concerning the following services are met: Administrative work, telephone, fax, mail courier, bookings, and become a real support to the team. PROFITABILITY OF THE BUSINESS CENTRE 1. Provide the lowest cost possible, when finding solutions linked to maintenance or supplies to business centre. Ensures 2-3 supplier's quotations are obtained at all times. 2. Know by heart the office price list, contribute to the upselling of services by customers and show the example to the team on a daily basis to keep a profitable margin between 35-45% and above when necessary. 3. Participate and negotiate the best rates with local and new suppliers, for services added to the price list. 4. Assist the Manager or Director to double control any invoicing linked to operations that do not seems justified or need clearance. 5. Work closely with others Senior Associates and Manager to keep a smooth daily roster, presence and cover all receptions. 6. Could be asked to be a back of a Senior Officer or Manager in charge of a specific tasks when needed, or during holidays. (meeting rooms, office service agreements / contract, recurring and non-recurring invoices, one to one meeting, etc.) 7. Actively contribute to the profitability of the centre (EBIT) by all actions and services rendered to the customers. COMPLIANCE AND KYC 1. Is able to assist Senior Associate, Manager or Director in the preparation of GCAC files for BOS CAC MEMOS. This list is not exhaustive and can be enriched accordi [...]

ENGLISH VERSION FURTHER BELOW.

Ben jij een ervaren keukenmedewerker met een passie voor refijnde en gezonde gastronomie? Ben jij opzoek naar
een plek waar u creativiteit en vakmanschap vrij spel krijgt in een unieke en ambitieuze keuken? Dan is dit misschien jou kans!

Epiphany's Kitchen is een high-end, gluten- en lactose vrij restaurant in het hart van Antwerpen. Wij zijn opzoek naar een toegewijde keukenhulp die elke woensdag donderdag vrijdag zaterdag of zondag kan werken en zelfstandig kan werken in zijn sectie van de keuken.

Wat je zal doen:

• Zelfstandig bereiden en afwerken van verfijnde gerechten.
• Actief deelnemen aan de service met focus op kwaliteit, snelheid en presentatie.
• Verantwoordelijkheid nemen van u sectie in de keuken (koude of warme kant)
• Je houd orde, properheid en hygiene van de keuken hoog in het vaandel
• Samenwerken met het keukenteam en mee actief nadenken over verbetering van de gerechten.

Wat wij aanbieden:

• Een inspirende werk omgeving in een unieke, high-end restaurant concept;
• Een warme en respectvolle team atmosfeer.
• Aantrekkelijke verloning volgens ervaring
• Heerlijke maaltijden op gewerkte dagen.
• Mogelijkheden om te leren, groeien en creatief bij te dragen aan een ambitieuze keuken.

Klinkt dit als iets voor jou?

Dan kijken wij er naar uit om u te ontmoeten! Solliciteer met je CV en vertel ons waarom je graag bij Epiphany's kitchen zou willen werken. Let's create something extraordinary together!

_____________________________________________________________________________________________________________

ENGLISH VERSION:

Are you an kitchen worker with a passion for refined, healthy, gastronomy? Are you looking for a place where you can express your creativity and craftsmanship in a unique and ambitious kitchen? Then this might be your opportunity.

Epiphany’s Kitchen is a high-end, gluten- and lactose free restaurant in the heart of Antwerpen . We are looking for a committed sous chef who can work every wednesday thursd Friday Saturday of sunday and independently run a section of the kitchen.

What You’ll Do:

• Independently prepare and finish refined, plant-based dishes
• Participate actively during service, focusing on quality, speed, and presentation
• Take ownership of part of the kitchen (cold or hot section)
• Ensure order, cleanliness, and hygiene in the kitchen
• Collaborate with the kitchen team and provide input on dish development

What We Offer:

• An inspiring work environment in a unique, high-end restaurant concept
• A warm and respectful team atmosphere
• Correct compensation according to your experience
• Delicious staff meals on service days
• Opportunities to learn, grow, and contribute creatively to an ambitious kitchen

Ready to join us?

We can’t wait to meet you! Send us your CV and tell us why you’d love to work at Epiphany’s Kitchen. Let’s create something extraordinary together.

ENGLISH VERSION FURTHER BELOW.

Ben jij een ervaren keukenmedewerker met een passie voor refijnde en gezonde gastronomie? Ben jij opzoek naar
een plek waar u creativiteit en vakmanschap vrij spel krijgt in een unieke en ambitieuze keuken? Dan is dit misschien jou kans!

Epiphany's Kitchen is een high-end, gluten- en lactose vrij restaurant in het hart van Gent. Wij zijn opzoek naar een toegewijde keukenhulp die elke woensdag donderdag vrijdag zaterdag of zondag kan werken en zelfstandig kan werken in zijn sectie van de keuken.

Wat je zal doen:

• Zelfstandig bereiden en afwerken van verfijnde gerechten.
• Actief deelnemen aan de service met focus op kwaliteit, snelheid en presentatie.
• Verantwoordelijkheid nemen van u sectie in de keuken (koude of warme kant)
• Je houd orde, properheid en hygiene van de keuken hoog in het vaandel
• Samenwerken met het keukenteam en mee actief nadenken over verbetering van de gerechten.

Wat wij aanbieden:

• Een inspirende werk omgeving in een unieke, high-end restaurant concept;
• Een warme en respectvolle team atmosfeer.
• Aantrekkelijke verloning volgens ervaring
• Heerlijke maaltijden op gewerkte dagen.
• Mogelijkheden om te leren, groeien en creatief bij te dragen aan een ambitieuze keuken.

Klinkt dit als iets voor jou?

Dan kijken wij er naar uit om u te ontmoeten! Solliciteer met je CV en vertel ons waarom je graag bij Epiphany's kitchen zou willen werken. Let's create something extraordinary together!

_____________________________________________________________________________________________________________

ENGLISH VERSION:

Are you an kitchen worker with a passion for refined, healthy, gastronomy? Are you looking for a place where you can express your creativity and craftsmanship in a unique and ambitious kitchen? Then this might be your opportunity.

Epiphany’s Kitchen is a high-end, gluten- and lactose free restaurant in the heart of ghent. We are looking for a committed sous chef who can work every wednesday thursd Friday Saturday of sunday and independently run a section of the kitchen.

What You’ll Do:

• Independently prepare and finish refined, plant-based dishes
• Participate actively during service, focusing on quality, speed, and presentation
• Take ownership of part of the kitchen (cold or hot section)
• Ensure order, cleanliness, and hygiene in the kitchen
• Collaborate with the kitchen team and provide input on dish development

What We Offer:

• An inspiring work environment in a unique, high-end restaurant concept
• A warm and respectful team atmosphere
• Correct compensation according to your experience
• Delicious staff meals on service days
• Opportunities to learn, grow, and contribute creatively to an ambitious kitchen

Ready to join us?

We can’t wait to meet you! Send us your CV and tell us why you’d love to work at Epiphany’s Kitchen. Let’s create something extraordinary together.

Ben jij op je best als netwerken moeten presteren? Vind je het leuk om aan de knoppen te zitten van complexe netwerkinfrastructuren en direct impact te hebben op de beschikbaarheid van klanten en datacenters? Dan pas je perfect binnen het NOC-team van Unica ICT Solutions. Wat ga je doen als Network Operations Engineer? Als Network Operations Engineer – Connectivity werk je vanuit het Network Operations Center (NOC). Hier komen alle signalen, meldingen en monitoring samen. Jij zorgt ervoor dat netwerken blijven draaien — en vaak merkbaar beter worden. Je monitort de beschikbaarheid en performance van netwerkinfrastructuren van klanten en Unica-datacenters Je analyseert en prioriteert meldingen en lost incidenten zelfstandig of samen met collega’s op Je werkt nauw samen met 2e en 3e lijn connectivity specialisten Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten bij connectivity-gerelateerde vragen Je denkt vooruit: je signaleert risico’s en komt met verbetervoorstellen om incidenten te voorkomen Je ondersteunt engineers op locatie op afstand en bewaakt de kwaliteit van opgeleverde verbindingen Jij staat letterlijk aan de frontlinie van ons netwerklandschap — geen dag is hetzelfde. Wat biedt Unica jou? Bij Unica investeren we actief in jouw groei, kennis en werkplezier. Goed salaris, afgestemd op jouw kennis en ervaring Winstdelingsregeling: je deelt mee in het succes van Unica Reiskostenvergoeding (€0,23 per km) of een volledig vergoed OV‑abonnement 25 vakantiedagen Uitstekende pensioenregeling via ASR Volop opleidings- en doorgroeimogelijkheden binnen een grote, stabiele organisatie Een team waarin je wordt begeleid, serieus genomen en waar kennis delen vanzelfsprekend is Wat breng jij mee? MBO 3/4 werk- en denkniveau (ICT) Een entry-level certificering (zoals CCNA, ACSA of NSE4) óf de motivatie om deze binnen 4 maanden te behalen Interesse in firewalls, switches, routers en WiFi Goede beheersing van de Nederlandse taal Je bent: een echte teamplayer analytisch, klantgericht en leergierig stressbestendig en verantwoordelijk zelfstandig, maar weet wanneer je moet schakelen Jouw team Unica ICT Solutions bestaat meer dan 25 jaar en heeft vestigingen in Deventer, Son en Lemelerveld. Met 250 collega's zijn we een snelgroeiende allround ICT-dienstverlener. Samen zorgen we er dagelijks voor dat onze klanten kunnen werken zoals ze willen, wanneer en waar ze willen. Je krijgt bij ons veel verantwoordelijkheid en de ruimte om continu het beste uit jezelf te halen. Je collega's staan altijd voor je klaar om kennis te delen of samen te sparren. We denken in slimme oplossingen, zien kansen en zijn trots op wat we mogelijk maken voor onze klanten. Wie zijn wij? Met ruim 90 jaar ervaring in de technische dienstverlening is Unica de robuuste werkgever. Vakmanschap staat bij ons centraal. We geloven in onze mensen, in onze teams en in onze klanten. We blijven doen waar we goed in zijn en denken tegelijkertijd vooruit. Zo voegen we innovatieve en duurzame oplossingen toe aan ons dienstenportfolio, zoals op het gebied van energietransitie, IoT en smart buildings. Dit doen we samen met ruim vierduizend gepassioneerde collega’s op ruim 50 vestigingen. Er is dus altijd een Unica bij jou in de buurt. Werken bij Unica betekent groeien: groeien in je vak en in je persoonlijke ontwikkeling. Daarom investeren we in opleidingen en zorgen we voor een goed salaris én een gezonde werk-privébalans. Zo zorgen we dat jij elke dag met plezier aan het werk gaat. Zien we jou binnenkort bij Unica?

About Embelco Art Shipping

Founded in 1948, Embelco Art Shipping specializes in the safe and efficient transport of fine art and valuable objects. Our services include packing, crating, storage, international transport, and on-site installation.

Embelco was taken over in 2022 by François-Xavier, Nils, and Tadeusz, three friends united by a shared passion for fine art, logistics, and operational excellence. Since then, both the team and the activity have doubled in size.

What you will be doing

As an Art Logistics & Transport Coordinator, you will coordinate international fine art transport projects from planning to execution.

This is a role for someone who enjoys making complex logistics feel seamless, even when every project is different.

You will:

• Plan transport schedules and timelines
• Coordinate subcontractors and logistics partners
• Manage multiple operations in parallel
• Anticipate and solve operational blockers
• Use Odoo daily as ERP / TMS / WMS

Why this role can be a fit for you

This role can be a strong fit if you enjoy:

• Taking ownership
• Solving operational challenges
• Keeping structure under pressure
• Working in a fast-moving environment

Within 6 months, success means managing around 50 transport projects simultaneously while keeping operations running smoothly.

Who are we looking for

• Master’s degree in Logistics, Supply Chain, Business, or similar
• 2+ years of experience in logistics, transport coordination, or supply chain
• Fluent in French and English. Dutch is a strong plus
• Strong organizational and planning skills
• Proactive mindset and attention to detail
• Comfortable managing multiple priorities simultaneously

Als Logistics Officer – Export ben je verantwoordelijk voor de volledige administratieve opvolging van exportzendingen. Je zorgt voor een correcte facturatie, nauwkeurige documentatie en een vlotte communicatie met klanten, logistieke partners en interne stakeholders. Dankzij jouw oog voor detail en gestructureerde aanpak verlopen alle exportprocessen efficiënt en foutloos, van opmaak tot archivering.

1. Exportadministratie

• Opstellen, controleren en verzenden van exportfacturen

• Opvolgen van EXA- en XA-documenten als bewijs van uitvoer buiten de EU

• Registreren en beheren van intracommunautaire documenten (entry certificates) voor o.a. Slovenië, Kroatië en Griekenland

2. Documentbeheer & communicatie

• Opstellen en beheren van exportdocumenten zoals packing lists en certificates of origin

• Onderhouden van communicatie met klanten over facturen, documenten en leveringen

• Tijdige verwerking en correcte archivering van exportdossiers

3. Aankoop- en sampleadministratie

• Administratieve verwerking van aankooporders en leveringsbevestigingen

• Coördineren en opvolgen van sample-aanvragen en verzendingen

• Ervaring in exportadministratie, logistieke administratie of orderverwerking

• Talen: ENG -> zeer goed

• Kennis van exportdocumenten (EXA, XA, COO, packing lists) is een sterke troef

• Basiskennis van btw-regelgeving rond export en intracommunautaire leveringen

• Vlot met ERP-systemen

• Sterk in Excel en administratieve opvolging

Als Logistics Officer – Export ben je verantwoordelijk voor de volledige administratieve opvolging van exportzendingen. Je zorgt voor een correcte facturatie, nauwkeurige documentatie en een vlotte communicatie met klanten, logistieke partners en interne stakeholders. Dankzij jouw oog voor detail en gestructureerde aanpak verlopen alle exportprocessen efficiënt en foutloos, van opmaak tot archivering.

1. Exportadministratie

• Opstellen, controleren en verzenden van exportfacturen

• Opvolgen van EXA- en XA-documenten als bewijs van uitvoer buiten de EU

• Registreren en beheren van intracommunautaire documenten (entry certificates) voor o.a. Slovenië, Kroatië en Griekenland

2. Documentbeheer & communicatie

• Opstellen en beheren van exportdocumenten zoals packing lists en certificates of origin

• Onderhouden van communicatie met klanten over facturen, documenten en leveringen

• Tijdige verwerking en correcte archivering van exportdossiers

3. Aankoop- en sampleadministratie

• Administratieve verwerking van aankooporders en leveringsbevestigingen

• Coördineren en opvolgen van sample-aanvragen en verzendingen

• Ervaring in exportadministratie, logistieke administratie of orderverwerking

• Talen: ENG -> zeer goed

• Kennis van exportdocumenten (EXA, XA, COO, packing lists) is een sterke troef

• Basiskennis van btw-regelgeving rond export en intracommunautaire leveringen

• Vlot met ERP-systemen

• Sterk in Excel en administratieve opvolging

Als Logistics Officer – Export ben je verantwoordelijk voor de volledige administratieve opvolging van exportzendingen. Je zorgt voor een correcte facturatie, nauwkeurige documentatie en een vlotte communicatie met klanten, logistieke partners en interne stakeholders. Dankzij jouw oog voor detail en gestructureerde aanpak verlopen alle exportprocessen efficiënt en foutloos, van opmaak tot archivering.

1. Exportadministratie

• Opstellen, controleren en verzenden van exportfacturen

• Opvolgen van EXA- en XA-documenten als bewijs van uitvoer buiten de EU

• Registreren en beheren van intracommunautaire documenten (entry certificates) voor o.a. Slovenië, Kroatië en Griekenland

2. Documentbeheer & communicatie

• Opstellen en beheren van exportdocumenten zoals packing lists en certificates of origin

• Onderhouden van communicatie met klanten over facturen, documenten en leveringen

• Tijdige verwerking en correcte archivering van exportdossiers

3. Aankoop- en sampleadministratie

• Administratieve verwerking van aankooporders en leveringsbevestigingen

• Coördineren en opvolgen van sample-aanvragen en verzendingen

• Ervaring in exportadministratie, logistieke administratie of orderverwerking

• Talen: ENG -> zeer goed

• Kennis van exportdocumenten (EXA, XA, COO, packing lists) is een sterke troef

• Basiskennis van btw-regelgeving rond export en intracommunautaire leveringen

• Vlot met ERP-systemen

• Sterk in Excel en administratieve opvolging